Choć słowo event zadomowiło się już w języku polskim i znajduje się w powszechnym użyciu, nie dla wszystkich jest jasne, co dokładnie oznacza i do czego się odnosi. Najprościej rzecz ujmując, można powiedzieć, że event to nic innego jak wydarzenie. W rzeczywistości jednak pojęcie to jest znacznie szersze – dowiedz się, co to jest event, jakie mogą być jego rodzaje i w jakim celu organizuje się eventy.

Jeśli chesz poznać więcej tajników o planowaniu, organizacji i zarządzaniu projektem eventowym sprawdź moją książkę.

Event – co to właściwie znaczy?

Jak już wiesz, pochodzące z języka angielskiego słowo event po polsku znaczy tyle co wydarzenie lub zdarzenie, ale tłumaczy się je także jako imprezę. Jaka jest natomiast jego definicja? Okazuje się, że nawet w języku angielskim próby zdefiniowania eventu trwały około… 20 lat. Z czego to wynika? Przede wszystkim z pojemności tego terminu i niejasnych granicach znaczeniowych – eventy mogą bowiem przybierać różną formę i są organizowane we wszystkich grupach społecznych.

W latach 90. XX wieku Donald Getz i J.J. Goldblatt określili event jako coś specjalnego, wyjątkowego i unikatowego, co wykracza poza codzienne doświadczenie i spełnia określone potrzeby. Idea ta została powszechnie przyjęta, choć wciąż jest rozwijana o aspekty związane z procesem zarządzania eventami, na który składają się: projektowanie, planowanie, organizacja, produkcja i ewaluacja. Obecnie podkreśla się, że bez tych elementów, wymagających pracy, logistyki i koordynacji, wykreowanie nowych przeżyć i stworzenie pola do nowych doświadczeń nie byłoby możliwe.

Podsumowując: co to jest event? Event najczęściej definiuje się jako wydarzenie, które zostało zaplanowane i zorganizowane w celu osiągnięcia konkretnego efektu oraz dla zaspokojenia określonych potrzeb, takich jak promocja, rozrywka, edukacja czy integracja danej społeczności. Dla uczestników event powinien być okazją do odczuwania rekreacyjnych, kulturalnych lub społecznych przeżyć, które wykraczają poza ich codzienne doświadczenia.

Najpopularniejsze rodzaje eventów

Jako że eventy mają bardzo szeroki zakres znaczeniowy, mogą też przybierać różnorodną postać. Eventy można podzielić, biorąc pod uwagę charakter wydarzenia: kulturalny, rozrywkowy czy sportowy. Jednak istotnym kryterium, które determinuje rodzaj eventu, jest również cel, w jakim organizowane jest wydarzenie. Do najpopularniejszych rodzajów eventów należą:

• eventy biznesowe, korporacyjne i firmowe – szkolenia, targi, spotkania, warsztaty, konferencje czy wyjazdy dla pracowników, które mają za zadanie wspierać realizację różnych celów przedsiębiorstwa;
• eventy marketingowe – najczęściej ich celem jest promocja i reklama oferowanych produktów lub usług, ale mogą służyć także ułatwianiu kontaktów i budowaniu relacji sprzedających z kupującymi;
• eventy rozrywkowe i rekreacyjne – jednorazowe lub cykliczne wydarzenia organizowane w celach rozrywkowych. Do tej grupy zaliczają się m.in. koncerty, wystawy czy ceremonie wręczania nagród;
• eventy sportowe – zawody i turnieje skoncentrowane wokół jednej lub kilku dyscyplin sportowych, polegające na czynnym uczestnictwie w konkurencjach lub obserwowaniu zmagań. Imprezy sportowe mogą odbywać się na stadionach, w zamkniętych halach widowiskowych lub na wyznaczonych trasach (maratony, wyścigi kolarskie);
• eventy obywatelskie i rządowe – organizowane w ramach partii politycznych, instytucji, wspólnot czy samorządów, np. w formie spotkań z kandydatami na stanowiska polityczne. Tego typu eventy najczęściej odbywają się w przestrzeni publicznej, dzięki czemu są dostępne dla większej grupy potencjalnych zainteresowanych;
• eventy społeczne – obejmują zarówno wydarzenia świeckie, jak i religijne, odbywające się w celu świętowania lub upamiętnienia jakiejś okazji, w których zwykle biorą udział wyłącznie zaproszeni goście;
• eventy charytatywne – najczęściej planowane przez fundacje lub organizacje charytatywne, choć niekiedy również z inicjatywy osób prywatnych lub publicznych. Ich celem jest pozyskanie środków na określony szczytny cel.

W jakim celu organizuje się eventy firmowe i czy warto to robić?

Eventy firmowe to doskonałe, choć nie zawsze w pełni wykorzystywane narzędzie, które może okazać się pomocne w osiąganiu różnych celów biznesowych przedsiębiorstwa. Eventy firmowe mogą przybierać formę imprezy promocyjnej nowego produktu lub usługi, która oprócz funkcji reklamowych może służyć też budowaniu świadomości i umacnianiu wizerunku marki czy nawiązywaniu relacji z klientami lub potencjalnymi kontrahentami.

Odrębną grupę stanowią wewnętrzne eventy firmowe organizowane w celach szkoleniowych lub integracyjnych. Przynoszą one szereg korzyści zarówno z punktu widzenia przedsiębiorstwa, jak i samych pracowników. Dzięki temu, że zazwyczaj odbywają się w odmiennych niż na co dzień okolicznościach, sprzyjają wzmocnieniu więzi w zespole, ułatwiają komunikację, poprawiają atmosferę w zespole oraz podnoszą morale, co zwiększa motywację i satysfakcję z pracy.

Event firmowy dla pracowników może być także wyrazem uznania dla ich wysiłków, dając im również możliwość odpoczynku i pewnej odskoczni od codziennych obowiązków. Taką funkcję pełnią też jubileusze firmy, które jednocześnie stanowią okazję do uczczenia rocznicy istnienia przedsiębiorstwa, podsumowania osiągniętych wyników i etapu rozwoju organizacji czy wyróżnienia członków zespołu.

Jeśli planujesz event dla swoich pracowników lub klientów, skorzystaj ze wsparcia specjalisty z zakresu organizacji imprez firmowych. W rękach profesjonalisty Twoje wydarzenie zostanie starannie zaplanowane, zorganizowane i zrealizowane w zgodzie z Twoimi celami oraz oczekiwaniami.

Wprowadzenie na rynek nowego produktu lub usługi to bez wątpienia okazja do świętowania. Jednak największe powody do celebrowania będziemy mieć dopiero wtedy, gdy rynkowy debiut – produktu, usługi czy w ogóle nowej marki – okaże się sukcesem. By zwiększyć swoje szanse na jego osiągnięcie, warto zastanowić się nad organizacją imprezy promocyjnej. Sprawdź, jak ją zaplanować!

Czym są eventy promocyjne?

Żyjemy w dobie stale rosnącej konkurencji, dlatego nie tylko nowe firmy, ale też te funkcjonujące na rynku już od jakiegoś czasu, powinny pamiętać, jaką moc może mieć skuteczna promocja. Istnieją różne sposoby na to, by wyróżnić się z tłumu, a każdy z nich może przynieść inne efekty w zależności od promowanego produktu, usługi czy grupy odbiorców.

Jedną z ciekawszych form promocji, która jednocześnie może być źródłem świetnej rozrywki, jest organizacja imprez promocyjnych. Tego typu eventy w odpowiednich rękach mogą stać się skutecznymi narzędziami marketingowymi, które pomagają generować zainteresowanie zarówno wokół samej marki, jak i oferowanych przez nią produktów czy usług.

Imprezy promocyjne mogą mieć różną formę, ale ich wspólną cechą jest promocja produktów lub usług proponowanych przez firmę. Dobrze zaplanowany i zrealizowany event promocyjny może przynieść efekt w postaci zwiększenia sprzedaży, wzrostu ruchu na stronie internetowej lub zapytań ze strony klientów bądź wzmocnienia rozpoznawalności i świadomości marki. W zależności od wybranej formy wydarzenia, impreza może być także okazją do świetnej zabawy oraz budowania relacji z konsumentami lub kontrahentami, którzy mogą poczuć większy sentyment do Twojej marki.

Jakie są rodzaje imprez promocyjnych?

Eventy polegające na promocji produktów lub usług mogą odbywać się w formule tradycyjnej (czyli bezpośredniej), online lub hybrydowo. Trudno jednoznacznie wskazać, która z nich jest najlepsza – wiele zależy od samego produktu lub usługi, specyfiki firmy oraz przyjętej strategii komunikacji. Każda z opcji ma jednak swoje zalety, a ich poznanie powinno ułatwić podjęcie właściwej decyzji:

• tradycyjne imprezy promocyjne – dają możliwość nawiązania bezpośredniego kontaktu z potencjalnymi klientami lub partnerami biznesowymi i budowania z nimi relacji. Podczas spotkania można uścisnąć im dłoń, osobiście zaprezentować produkt, wskazać jego zalety, wręczyć materiały promocyjne oraz odpowiedzieć na wszystkie pytania lub rozwiać ewentualne wątpliwości;
• eventy promocyjne online – pozwalają dotrzeć do znacznie szerszej grupy odbiorców bez względu na ich aktualną lokalizację. Wydarzenie można transmitować za pośrednictwem swoich kanałów w serwisach społecznościowych, uwzględniając elementy interaktywne, zachęcające do aktywnego uczestnictwa w evencie;
• hybrydowa promocja produktów lub usług – łączy zalety wyżej wymienionych rozwiązań, umożliwiając nawiązywanie bezpośrednich kontaktów i relacji z konsumentami, a jednocześnie docieranie do szerokiego grona klientów za pomocą kanałów online. Taka impreza promocyjna jest jednak szczególnie wymagająca pod kątem koordynacji realizowanych działań.

Choć może się wydawać, że eventy promocyjne w formie hybrydowej przynoszą najwięcej korzyści, nie jest powiedziane, że dla Twojej firmy będzie to najlepsza opcja. Kluczowe jest, by sposób promocji Twoich produktów lub usług był tożsamy z wizerunkiem firmy oraz zbieżny z wyznaczonymi celami marketingowymi. Natomiast dzięki odpowiedniemu planowaniu możesz zrobić naprawdę dobre wrażenie na grupie swoich odbiorców.

Pomysły na eventy promocyjne – jak wypromować produkt lub usługę?

W zależności od wybranej formuły imprezy promocyjnej może ona przybrać nieco inną postać. Jednym z pomysłów na promocję produktów lub usług jest wybranie określonego tematu wydarzenia, który może koncentrować się wokół konkretnego święta lub aktualnej pory roku, a następnie zbudowanie pasującej narracji. Zawsze dobrym rozwiązaniem jest organizacja warsztatów lub targów, podczas których można nie tylko zaprezentować swój produkt lub usługę, ale też dać uczestnikom możliwość ich osobistego przetestowania. Dzięki temu osoby biorące udział w evencie mogą dowiedzieć się więcej na temat tego, co masz do zaoferowania, a w razie potrzeby – zadać nurtujące ich pytania.

Takie eventy mają tę zaletę, że nie muszą przybierać formy natrętnej reklamy i natarczywego zachęcania do zakupu, przed którymi współcześni konsumenci zaciekle się bronią. Atrakcyjna formuła, ciekawa prezentacja i niezobowiązująca możliwość testowania skuteczniej przyciągają uwagę potencjalnych klientów, a mimo to wciąż są zorientowane na konkretnym celu – promocji produktu lub usługi. Uczestnicy zyskują przy tym nowe doświadczenia, które będą kojarzyć się właśnie z Twoim brandem, a zbudowana w ten sposób relacja może przynieść długoterminowe korzyści i zachęcić konsumentów do powrotu do Twojej marki w przyszłości.

Kolejnym pomysłem na imprezę promocyjną są akcje edukacyjne. Dzieląc się branżową wiedzą, kreujesz swój wizerunek eksperta w danej dziedzinie i budujesz zaufanie do oferowanych produktów lub usług. Jest to szczególnie istotne w branżach, w których podejmowane decyzje zakupowe mają wpływ na stan zdrowia czy finanse, takich jak zdrowie, uroda czy nowoczesne technologie.

Event promocyjny można zaplanować także w ramach festiwali i koncertów. Imprezy masowe dają możliwość dotarcia do bardzo szerokiego grona odbiorców, zwiększając świadomość marki i budując wśród odbiorców pozytywne skojarzenia z promowanym produktem lub usługą. Chcąc zaprezentować się tak szerokiej publiczności, sprawdź możliwości zostania sponsorem wydarzenia oraz zadbaj o odpowiednie materiały promocyjne i przykuwającą uwagę prezentację.

Jeśli po raz pierwszy organizujesz imprezę promocyjną lub wiesz, że nie masz wystarczającej ilości czasu na dopięcie eventu na ostatni guzik, zastanów się nad skorzystaniem ze wsparcia agencji eventowej lub specjalisty z zakresu organizacji imprez firmowych. W ten sposób zyskujesz pewność, że wydarzenie zostanie przygotowane na miarę Twojego produktu lub usługi, a jego przebieg powierzasz w najlepsze ręce.

Czytaj więcej na temat organizacji imprez firmowych:
Jak zorganizować jubileusz firmy? Poradnik krok po kroku
Jak zorganizować imprezę w plenerze? Praktyczne porady i inspiracje
Impreza integracyjna (firmowa) – Jak ją zorganizować i co możesz zyskać?
Jak zaplanować rok marketingowy? O narzędziach, które musisz znać!
Firmowy Shot, czyli jak i po co organizować eventy firmowe?

Brief eventowy to kluczowy dokument w organizacji imprezy, który odgrywa istotną rolę w organizacji wydarzeń, takich jak konferencje, gale czy spotkania. Jego celem jest przekazanie agencji eventowej lub wykonawcy podstawowych informacji dotyczących planowanego wydarzenia, co umożliwia skuteczne dopasowanie oferty do oczekiwań klienta.

Co to jest brief eventowy?

Brief eventowy to krótki dokument, który zawiera kluczowe założenia dotyczące organizowanego eventu. Zawiera informacje o kliencie, wybrany termin, lokalizacja, oczekiwane usługi, cele imprezy, zarysowany budżet, grupę docelową oraz ogólne wymagania. Dobrze przygotowany brief jest niezbędny do stworzenia wstępnego kosztorysu i planu działania, co z kolei pozwala uniknąć nieporozumień i błędów w trakcie organizacji.Dobrze napisany brief nie tylko oszczędza czas, ale także zapewnia, że wszystkie strony mają jasno określone cele i oczekiwania. Błędy w briefie mogą prowadzić do problemów w późniejszych etapach organizacji, co może skutkować niepowodzeniem całego wydarzenia. Z tego powodu warto poświęcić czas na jego staranne przygotowanie. Podsumowując, brief eventowy jest fundamentalnym narzędziem w procesie organizacji wydarzeń, które umożliwia skuteczną komunikację między klientem a agencją eventową, a także zapewnia, że wszystkie istotne aspekty są odpowiednio uwzględnione.

Kluczowe elementy briefu eventowego

Aby brief był skuteczny, powinien zawierać następujące elementy:

1. Opis firmy - Informacje o branży i charakterze działalności klienta pomagają agencji w dopasowaniu stylu i tematyki wydarzenia.
2. Cele wydarzenia - Określenie, co klient chce osiągnąć (np. promocja produktu, integracja zespołu) jest kluczowe dla dalszego planowania.
3. Grupa docelowa - Zrozumienie, kto będzie uczestnikiem eventu, pozwala na lepsze dostosowanie atrakcji i programu.
4. Budżet - Ustalenie ram finansowych jest ważne, aby agencja mogła zaproponować odpowiednie rozwiązania.
5. Przebieg wydarzenia - Krótki zarys tego, jak ma wyglądać event, w tym planowane atrakcje i harmonogram.

Dlaczego dobry brief eventowy jest ważny?

Warto wspomnieć, że brief eventowy jest dokumentem, który odgrywa ważną rolę na etapie przygotowania wydarzenia. Zawiera podstawowe informacje dotyczące oczekiwań klientów oraz założeń projektu. Dobrze opracowany brief pomoże agencji w dostosowaniu oferty do specyfiki wydarzenia, niezależnie od jego lokalizacji czy budżetu.W dokumencie należy zawrzeć szczegóły dotyczące usług, takich jak catering, a także informacje o artystach czy wykonawcach, którzy będą zaangażowani w imprezę. Kluczowe jest również opisanie celów promocji oraz działań, które mają na celu osiągnięcie zamierzonych rezultatów.Współpraca między agencją a klientem opiera się na zrozumieniu potrzeb i oczekiwań, dlatego warto poświęcić czas na dokładne przygotowanie briefu. Dzięki temu, każdy etap organizacji wydarzenia stanie się bardziej efektywny, a klienci będą mogli cieszyć się z udanej imprezy, która spełni ich oczekiwania.Czytaj także:

• Impreza integracyjna: Kompleksowy przewodnik po organizacji i korzyściach
• Kreatywne rozwiązania technologiczne w eventach. Dodaj magii swojemu wydarzeniu!
• 10 najczęstszych błędów podczas planowania strategii marketingowej w małej firmie
• Jak zaplanować rok marketingowy? O narzędziach, które musisz znać!
• Firmowy Shot, czyli jak i po co organizować eventy firmowe?
• Organizacja imprez firmowych

Jubileusz firmy to doskonała okazja do świętowania. Przy takiej okoliczności można nie tylko uczcić kolejny rok istnienia firmy, ale też podsumować osiągnięte wyniki, podsumować etap jej rozwoju czy wyróżnić członków zespołu, którzy osiągają najlepsze efekty w codziennej pracy. Powodów do wspólnego świętowania może być zatem naprawdę sporo, jednak aktualne wciąż pozostaje jedno pytanie: jak zorganizować jubileusz firmy i co wziąć pod uwagę podczas planowania takiej uroczystości?

Dlaczego warto zorganizować jubileusz firmy?

Rocznica firmy nie musi być po prostu kolejną imprezą w gronie współpracowników. Właściwie zaplanowane i przygotowane obchody jubileuszu firmy mogą stać się narzędziem biznesowym, które skutecznie wspiera działania handlowe, marketingowe lub wizerunkowe. W zależności od tego, w jakim gronie będziemy świętować jubileusz firmy – wyłącznie w otoczeniu pracowników firmy czy także partnerów biznesowych – organizacja takiego eventu może nieść ze sobą szereg korzyści. Bez względu na to, czy są to 5, 10, 15, 20, 30 czy 40 urodziny, jubileusz firmy może:

• wzmacniać relacje z klientami i partnerami biznesowymi,
• wspierać nawiązywanie bliższych relacji z pracownikami,
• sprzyjać integracji pracowników,
• budować przewagę konkurencyjną,
• budować odpowiedni wizerunek firmy zarówno wśród pracowników, jak i nowych potencjalnych klientów czy partnerów biznesowych.

Bankiet czy impreza w plenerze – czyli jak świętować jubileusz firmy?

Uczcić jubileusz firmy można na co najmniej kilka sposobów – a jednym z popularniejszych pomysłów jest organizacja wydarzenia w formie gali lub bankietu. W takim przypadku kluczowym aspektem będzie znalezienie odpowiedniego miejsca, w którym taki event będzie mógł się odbyć. Może to być zarówno obiekt konferencyjno-bankietowy w centrum miasta, jak i hotel na obrzeżach czy w atrakcyjnej turystycznie lokalizacji. Jak dokonać najlepszego wyboru? Istotne czynniki to przede wszystkim pojemność sali, oferta gastronomiczna czy zaplecze techniczne, ale duże znaczenie będą miały też posiadany budżet i kwestie logistyczne – np. związane z możliwością zaparkowania samochodu lub koniecznością dojazdu.Nie jest to jednak jedyna opcja. Bankiety najczęściej kojarzą się z eleganckimi przyjęciami, a nie każda firma utożsamia się właśnie z takim wizerunkiem. W takiej sytuacji można rozważyć inne dostępne warianty. Ciekawym pomysłem może być organizacja balu tematycznego z okazji jubileuszu firmy – czyli wydarzenia o podobnej formule do bankietu, ale w nieco luźniejszej, mniej oficjalnej atmosferze. Jeszcze inna, najmniej formalna propozycja, to impreza plenerowa – np. wycieczka z elementami survivalu czy gry terenowej zakończona wspólną zabawą na świeżym powietrzu.

Scenariusz jubileuszu firmowego – jak zaplanować przebieg wydarzenia?

Niezależnie od tego, na jaki wariant się zdecydujemy, udany jubileusz firmy zawsze ma określony scenariusz. Z reguły urodziny firmy dzielą się na dwie części – oficjalną i mniej formalną – a właściwie zaplanowany przebieg eventu pozwoli na optymalne rozłożenie tych elementów w czasie.Oficjalna część jubileuszu firmowego to przede wszystkim przemówienia zarządu czy kadry kierowniczej, przybliżenie historii firmy, prezentacje multimedialne oraz wręczanie nagród dla pracowników. Z tego powodu wybrane miejsce organizacji wydarzenia powinno dysponować odpowiednim zapleczem technicznym, które zapewnia możliwość podłączenia projektora multimedialnego, dobre nagłośnienie czy wsparcie wykwalifikowanej obsługi. Po zakończeniu tej części zwykle planowana jest kolacja, po której przychodzi czas na mniej formalną odsłonę eventu i wspólną zabawę – nierzadko do samego rana.

Jak zorganizować udany jubileusz firmy? Wybór menu

Organizując jubileusz firmy, trochę czasu trzeba też poświęcić na dobór menu. Jeśli to możliwe, warto skorzystać ze wsparcia i doświadczenia osoby, która jest odpowiedzialna za organizację wydarzenia po stronie hotelu czy sali bankietowej. Dodatkowo można także zrobić ankietę wśród pracowników, co pozwoli na poznanie ich preferencji smakowych. Przy ustalaniu menu należy jednak pamiętać o osobach z nietolerancjami pokarmowymi, alergiami czy stosujących różne diety – wegetariańskie, wegańskie czy lekkostrawne.Oprócz kolacji, która standardowo składa się z przystawki lub zupy, dania głównego oraz deseru, w menu warto uwzględnić również zimne przekąski typu finger food. Nie dość, że często są bardzo efektowne, to nie sprawiają problemów z jedzeniem nawet na stojąco, a urozmaicą przyjęcie i pozwolą się nieco posilić podczas drugiej części wieczoru. Jeżeli jubileusz firmowy ma potrwać do późnych godzin nocnych (a może nawet porannych), dobrym pomysłem będzie także bufet z ciepłymi daniami.

Dodatkowe atrakcje na jubileusz firmy – pomysły na dobrą zabawę

Świętowanie jubileuszu nierozerwalnie kojarzy się z muzyką – więc na urodzinach firmowych też nie powinno jej zabraknąć. Jeśli nasza impreza będzie wyraźnie dzielić się na część oficjalną i nieformalną, do każdej z nich można dobrać nieco inną oprawę muzyczną. Przy wręczaniu nagród czy podczas kolacji najlepszym wyborem będą spokojne melodie, podkreślające zarówno charakter wydarzenia, jak i podniosłość chwili. Natomiast po części formalnej śmiało można postawić na taneczne rytmy, które zachęcą gości do zabawy – warto jednak wcześniej ustalić z DJ’em listę utworów.By urozmaicić event, można też wziąć pod uwagę dodatkowe atrakcje – dużą popularnością cieszą się fotobudki, pokazy barmańskie połączone z degustacją koktajli czy występy artystyczne. Oprócz tego trzeba również pomyśleć o dekoracji sali czy upominkach dla gości – dzięki temu pracownicy firmy jeszcze długo będą wspominać minione wydarzenie. W zależności od dostępnego budżetu ciekawą opcją może być także loteria z okazji jubileuszu firmy z nagrodami gwarantowanymi dla wszystkich gości. Zwykle w takich loteriach do wygrania są bony kwotowe do popularnych sklepów lub vouchery na weekend w malowniczym miejscu.

Organizacja jubileuszu firmy – samodzielnie czy z agencją?

Dobrze zorganizowany jubileusz firmy to ogromne przedsięwzięcie, którego skala trudności często rośnie wraz z liczbą uczestników. Zaplanowanie całego wydarzenia z dbałością o detale, znalezienie odpowiedniego miejsca, rezerwacje, ustalanie menu, zapewnienie dodatkowych atrakcji – to wszystko będzie wymagało od wyznaczonego do tego zadania pracownika poświęcenia dużej ilości czasu, a przez to będzie on oderwany od swoich obowiązków.By tego uniknąć, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia agencji eventowej lub specjalisty w tej dziedzinie, dla którego organizacja imprez firmowych to codzienność. Decydując się na taką współpracę, możemy być pewni, że jubileusz firmy zostanie zaplanowany od A do Z – rozpoczynając od doradztwa w zakresie formy i przebiegu wydarzenia, doboru najlepszej lokalizacji i wysłania zaproszeń, na ustaleniu menu, dekoracji sali, zapewnieniu atrakcji oraz zabezpieczeniu infrastruktury kończąc. Powierzając organizację jubileuszu w ręce profesjonalisty, możemy być spokojni, że urodziny firmy zostaną zaplanowane w najdrobniejszym szczególe oraz w zgodzie z indywidualnymi oczekiwaniami.

Impreza integracyjna to wydarzenie organizowane przez firmy, mające na celu zacieśnienie więzi między pracownikami oraz poprawę współpracy w zespole. W tym artykule przedstawimy kompleksowy przewodnik po organizacji takich imprez oraz omówimy korzyści płynące z ich przeprowadzenia.

Impreza integracyjna (firmowa) - Jak ją zorganizować i co możesz zyskać?

Impreza integracyjna to wydarzenie organizowane przez firmy, mające na celu zacieśnienie więzi między pracownikami oraz poprawę współpracy w zespole. W tym artykule przedstawimy kompleksowy przewodnik po organizacji takich imprez oraz omówimy korzyści płynące z ich przeprowadzenia.

Jeśli chesz poznać więcej tajników o planowaniu, organizacji i zarządzaniu projektem eventowym sprawdź moją książkę

Czym jest impreza firmowa?

Imprezy firmowe dla firm to spotkania organizowane w celu zacieśnienia więzi między pracownikami, poprawy komunikacji oraz współpracy w zespole. Wspólne spędzenie czasu poza biurem pozwala na poznanie się w mniej formalnych okolicznościach, co przekłada się na lepsze relacje w pracy.

Definicja i cel imprezy integracyjnej

Impreza integracyjna dla pracowników to spotkanie pracowników firmy, które pozwala na integrację zespołu, rozwijanie umiejętności współpracy oraz budowanie zaufania między ludźmi. Wydarzenia te mają również na celu zwiększenie motywacji i zaangażowania pracowników, co przekłada się na lepsze wyniki pracy. Korzyści płynące z organizacji takich wydarzeń obejmują między innymi poprawę komunikacji, wzrost efektywności pracy oraz zwiększenie lojalności wobec firmy.

Pomysły na wyjazd integracyjny: od pikników firmowych do wyjazdów szkoleniowych

Pomysły na firmowe imprezy integracyjne mogą być różnorodne i dostosowane do potrzeb firmy oraz oczekiwań pracowników. Warto zastosować gry drużynowe oraz zabawy integracyjne, które pozwolą uczestnikom na lepsze poznanie się oraz rozwijanie umiejętności współpracy. Przykłady takich gier to:

1. Pikniki firmowe – towarzyskie spotkanie pracowników na świeżym powietrzu, często z udziałem rodzin. Pikniki firmowe pozwalają na swobodne spędzenie czasu, rozmowy oraz zabawy, co sprzyja integracji zespołu.
2. Szkoleniowe wyjazdy integracyjne – połączenie szkolenia zawodowego z elementami integracyjnymi. Uczestnicy wyjazdu mają okazję zdobyć nową wiedzę i umiejętności, a jednocześnie nawiązać bliższe relacje z kolegami z pracy.
3. Eventy tematyczne – organizowane z okazji różnych świąt, rocznic czy innych ważnych dla firmy wydarzeń. Mogą mieć formę eleganckiej kolacji, biesiady czy balu kostiumowego.
4. Gry i zabawy team building – mają na celu rozwijanie umiejętności współpracy, komunikacji oraz budowanie zaufania w zespole. Mogą to być różnego rodzaju konkurencje, quizy czy gry fabularne.
5. Quizy wiedzy o firmie – uczestnicy odpowiadają na pytania dotyczące historii, produktów czy usług firmy.
6. Gry fabularne – uczestnicy wcielają się w role postaci związanych z firmą, co pozwala na rozwijanie umiejętności komunikacji i współpracy.
7. Konkurencje sportowe – rywalizacja sportowa np. zawody biegowe, siatkówka plażowa czy gry zespołowe, które sprzyjają integracji i budowaniu relacji.
8. Warsztaty tematyczne – np. warsztaty kulinarne, warsztaty dla pasjonatów majsterkowania, artystyczne czy rzemieślnicze, które pozwalają na rozwijanie nowych umiejętności i wspólną dobrą zabawę.

Rodzaje imprez integracyjnych

W zależności od celów i oczekiwań firmy oraz zespołu, spotkania integracyjne mogą przybierać różne formy. Warto zatem poznać najpopularniejsze rodzaje imprez integracyjnych, aby wybrać najlepsze rozwiązanie dla swojego zespołu.

Spotkania integracyjne w biurze: proste i efektywne

Impreza integracyjna sprawdzone rozwiązanie to spotkania integracyjne w biurze. Organizacja imprez firmowych jest stosunkowo prosta, a koszty są niższe niż w przypadku wyjazdów czy pikników firmowych. Przykłady spotkań integracyjnych w biurze to wspólne obiady, tematyczne wieczory czy gry drużynowe. Tego rodzaju spotkania pozwalają na zacieśnienie więzi między ludźmi oraz poprawę komunikacji w zespole.

Wyjazdy integracyjne: połączenie dobrej zabawy, relaksu i pracy

Wyjazd integracyjny to doskonała forma integracji, która łączy relaks od codziennej pracy z pracą. Tego rodzaju spotkania mogą obejmować szkolenia, warsztaty (np. warsztaty kulinarne), gry drużynowe czy atrakcje turystyczne. Wyjazdy integracyjne pozwalają na poznanie się ludzi w mniej formalnych okolicznościach, co sprzyja budowaniu relacji i współpracy w zespole.

Piknik firmowy: integracja pracowników na świeżym powietrzu

Zabawy dla firm na świeżym powietrzu, takie jak pikniki firmowe, to świetna okazja do integracji w miłej atmosferze. Pikniki firmowe mogą obejmować różne rozrywki, takie jak gry drużynowe, konkurencje sportowe czy wspólne grillowanie. Tego rodzaju spotkania sprzyjają integracji, relaksowi oraz rozmowom w mniej formalnych okolicznościach.

Imprezy pracownicze: zabawa i budowanie zespołu

Zabawy pracownicze to kolejna forma integracji, która skupia się na zabawie i budowaniu zespołów pracowniczych. Przykłady takich imprez to tematyczne wieczory, konkursy talentów czy występy artystyczne. Spotkania pracownicze pozwalają na lepsze poznanie się pracowników, rozwijanie umiejętności współpracy oraz zacieśnienie więzi między członkami zespołu.Wybór odpowiedniej formy wydarzenia zależy od celów, oczekiwań oraz budżetu firmy. Warto zatem rozważyć różne opcje, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie dla swojego zespołu.

Jak zorganizować imprezę firmową dla zespołu?

Organizacja imprez integracyjnych dla pracowników może być kluczowa dla sukcesu firmy. Właściwe przygotowanie i realizacja, wpływa na zacieśnienie więzi między ludźmi, poprawę komunikacji oraz współpracy w zespole. Omówimy teraz kluczowe elementy organizacji imprez firmowych, pomysły, wybór miejsca na imprezę oraz rolę event managera.

Kluczowe elementy organizacji imprez firmowych

Organizacja takiego spotkania wymaga uwzględnienia kilku istotnych aspektów, które wpłyną na jej powodzenie. Do kluczowych elementów organizacji integracyjnych eventów należą:

• Określenie celu – czy ma ona służyć integracji zespołu, rozwijaniu umiejętności czy może celebrowaniu sukcesów firmy?
• Wybór odpowiedniej formy – od pikników firmowych, przez gry drużynowe, po eleganckie kolacje czy wyjazdy szkoleniowe.
• Ustalenie budżetu – niezbędne do określenia możliwości organizacyjnych oraz wyboru atrakcji i usług.
• Planowanie terminu – impreza powinna być zaplanowana z wyprzedzeniem, aby pracownicy różnych działów mogli się na nią odpowiednio przygotować.
• Wybór miejsca – zależny od formy eventu, liczby uczestników oraz oczekiwań firmy i pracowników.
• Zapewnienie atrakcji – odpowiednie gry drużynowe, gra terenowa, zabawy integracyjne czy wystąpienia artystyczne mogą podnieść nastrój i sprzyjać integracji.
• Komunikacja z uczestnikami – informowanie pracowników o planach, terminie oraz celu wspólnego spotkania.

Wybór miejsca na udaną imprezę integracyjną: co warto wziąć pod uwagę?

Miejsce na imprezę firmową powinno być dobrze przemyślane, aby zapewnić komfort uczestnikom oraz sprzyjać realizacji celów eventu. Warto wziąć pod uwagę takie czynniki, jak:

• Lokalizacja – dostępność komunikacyjna, odległość od miejsca pracy czy zamieszkania uczestników.
• Infrastruktura – dostępność odpowiednich pomieszczeń, sprzętu czy usług gastronomicznych.
• Atmosfera – miejsce powinno sprzyjać integracji, relaksowi oraz rozmowom w mniej formalnych okolicznościach.
• Budżet – koszt wynajmu miejsca powinien być adekwatny do przewidzianego budżetu na imprezę firmową.

Rola event managera w organizacji integracyjnych eventów

Event manager to osoba odpowiedzialna za koordynację i realizację imprez firmowych, w tym imprez integracyjnych. Jego zadania obejmują między innymi:

• Planowanie i ustalanie celów.
• Wybór formy, miejsca oraz terminu.
• Ustalenie budżetu oraz kontrolowanie wydatków.
• Zapewnienie atrakcji, usług oraz sprzętu niezbędnego do realizacji eventu.
• Komunikacja z uczestnikami oraz koordynacja zespołu organizacyjnego.
• Monitorowanie przebiegu oraz reagowanie na ewentualne problemy.

Właściwe przygotowanie i realizacja może przynieść wiele korzyści dla firmy oraz pracujących w niej ludzi. Dlatego warto zadbać o każdy aspekt jego organizacji, aby osiągnąć zamierzone cele.

Atrakcje na eventy integracyjne

Wybór odpowiednich atrakcji, jest kluczowy dla sukcesu każdego takiego wydarzenia. Właściwie dobrana rozrywka może sprawić, że impreza stanie się niezapomnianym wydarzeniem, które zacieśni więzi między pracownikami i zmotywuje ich do dalszej współpracy. W tej części artykułu przedstawimy różne atrakcje oraz omówimy, jak dobrać zabawy do profilu firmy i oczekiwań pracowników.

Najpopularniejsze pomysły na spotkania firmowe

Wśród najpopularniejszych warto wymienić:

• gry drużynowe, takie jak paintball, laser tag czy escape room,
• konkursy i quizy z nagrodami,
• warsztaty tematyczne, np. kulinarne, artystyczne czy taneczne,
• degustacje win, piw czy potraw regionalnych,
• wyjazdy na wspólne wycieczki, np. rafting, wspinaczka górska czy jazda na rowerach,
• kolejna propozycja to koncerty, występy kabaretowe czy pokazy iluzjonistów.

Wybór atrakcji zależy od wielu czynników, takich jak budżet, liczba uczestników, miejsce imprezy czy preferencje pracowników.

Jak dobrać atrakcje do profilu firmy i oczekiwań pracowników?

Organizując firmową imprezę integracyjną, warto zwrócić uwagę na kilka aspektów, które pomogą dobrać odpowiedni program:

1. Profil firmy – powinny być spójne z branżą, w której działa firma oraz jej wartościami i kulturą organizacyjną.
2. Oczekiwania pracowników – warto przeprowadzić ankietę wśród pracowników, aby dowiedzieć się, jakie zabawy i koncepcje cieszą się największym zainteresowaniem.
3. Budżet – należy uwzględnić dostępne środki finansowe, które przeznaczone są na organizację eventu.
4. Miejsce – powinno być dostosowane do warunków panujących na miejscu imprezy, np. przestrzeni, infrastruktury czy dostępności sprzętu.
5. Czas trwania – wydarzenia powinny być odpowiednio rozłożone w czasie, aby uczestnicy nie czuli się zmęczeni ani znudzeni.

Podsumowując, odpowiednio dobrane zabawy i wydarzenia, są kluczowe dla sukcesu każdej takiej imprezy. Warto zwrócić uwagę na profil firmy, oczekiwania pracowników, budżet, miejsce imprezy oraz czas trwania imprezy, aby dobrać atrakcje, które sprawią, że impreza stanie się niezapomnianym wydarzeniem.

Zalety organizowania imprez integracyjnych dla pracowników

Firmowa integracja to kluczowy element budowania silnych zespołów pracowniczych, które przyczyniają się do sukcesu firmy. Właściwie zorganizowane imprezy firmowe pozwalają na zacieśnienie więzi między pracownikami, poprawę komunikacji oraz wzrost motywacji. W niniejszym artykule omówimy, jak spotkania firmowe wpływają na budowanie zespołów, jak dobra zabawa pracowników przyczynia się do sukcesu firmy oraz jak profesjonalna organizacja imprez wpływa na wizerunek firmy.

Jak imprezy firmowe pozwalają na budowanie zespołów pracowniczych?

Spotkania firmowe pozwalają na integrację firmową zespołu, co jest kluczowe dla budowania silnych zespołów. Podczas imprez integracyjnych pracownicy mają okazję do nawiązania nowych relacji, a także pogłębienia istniejących. Wspólne działania, takie jak drużynowe gry miejskie np. czy konkurencje, uczą pracowników współpracy, komunikacji oraz wzajemnego wsparcia. Wzmacniają zintegrowanie zespołu. Dzięki temu zespoły pracownicze stają się bardziej zgrane, co przekłada się na lepsze wyniki w pracy.

Dobra zabawa pracowników to klucz do sukcesu Twojej firmy

Dobra zabawa pracowników podczas imprez integracyjnych ma ogromne znaczenie dla sukcesu firmy. Pracownicy, którzy dobrze się bawią, są bardziej zmotywowani do pracy, co przekłada się na wyższą efektywność i lepsze wyniki. Ponadto, zadowoleni pracownicy są bardziej lojalni wobec firmy, co zmniejsza rotację i pozwala na długotrwałe zatrudnienie najlepszych specjalistów. W efekcie, dobra zabawa pracowników wpływa na pozytywny wizerunek firmy oraz jej sukces na rynku.

Profesjonalna organizacja imprez: jak wpływa na wizerunek firmy?

Profesjonalna organizacja imprez to nie tylko gwarancja udanej zabawy, ale także sposób na budowanie pozytywnego wizerunku firmy. Organizujemy najlepsze eventy firmowe, które są dostosowane do potrzeb i oczekiwań pracowników oraz firmy. Kompleksowa organizacja imprez obejmuje wybór odpowiedniego miejsca, wydarzeń oraz dbałość o szczegóły, takie jak catering czy transport. Dzięki temu pracownicy czują się docenieni, a firma zyskuje renomę jako pracodawca, który dba o swoich pracowników.Podsumowując, imprezy firmowe mają ogromne znaczenie dla budowania silnych zespołów pracowniczych, motywacji oraz sukcesu firmy. Profesjonalna organizacja imprez wpływa na pozytywny wizerunek firmy, co przekłada się na jej pozycję na rynku. Dlatego warto inwestować w firmowe imprezy integracyjne, które przyczynią się do osiągnięcia długotrwałego sukcesu.

Impreza integracyjna dla pracowników - Podsumowanie

W artykule omówiliśmy zabawy integracyjne jako ważny element budowania zespołów pracowniczych oraz ich wpływ na sukces firmy. Przedstawiliśmy różne formy imprez integracyjnych, takie jak spotkania w biurze, wyjazdy integracyjne, pikniki firmowe czy imprezy pracownicze. Omówiliśmy kluczowe elementy organizacji imprez firmowych, takie jak wybór miejsca, rola event managera czy pomysły na wydarzenia i zabawy. Przedstawiliśmy również zalety organizowania imprez integracyjnych dla pracowników oraz jak dobrać pomysły na imprezę do profilu firmy i oczekiwań pracowników.Podkreśliliśmy, że koncepcje na imprezy dla firm, są kluczowe dla sukcesu. Warto zwrócić uwagę na profil firmy, oczekiwania pracowników, budżet, miejsce imprezy oraz czas trwania imprezy, aby dobrać atrakcje, które zagwarantują dobrą zabawę i sprawią, że impreza stanie się niezapomnianym wydarzeniem na długi czas.Organizacja udanej imprezy integracyjnej wymaga przemyślanej strategii, uwzględnienia potrzeb i oczekiwań pracowników oraz właściwego wyboru atrakcji. Dzięki temu, imprezy integracyjne mogą stać się doskonałym narzędziem do budowania zespołów pracowniczych, zacieśniania więzi między pracownikami oraz wzmacniania wizerunku firmy.

W dzisiejszych czasach, kiedy wydarzenia i imprezy są nieodłącznym elementem życia społecznego i biznesowego, zawód event managera zyskuje na znaczeniu. Organizacja eventów to nie tylko wyzwanie logistyczne, ale także sztuka tworzenia niezapomnianych wspomnień dla uczestników. W tym artykule dowiesz się, kim jest event manager, jakie są jego obowiązki, jak zostać event managerem oraz jakie cechy powinien posiadać idealny kandydat na to stanowisko.

Jeśli chcesz poznać więcej tajników o planowaniu, organizacji i zarządzaniu projektem eventowym sprawdź moją książkę.

Kim jest event manager i jakie są jego obowiązki?

Managera eventów, inaczej nazywany organizatorem eventów, to osoba odpowiedzialna za planowanie, koordynację i realizację różnego rodzaju wydarzeń, takich jak konferencje, festiwale, imprezy firmowe czy wesela. W tym rozdziale przyjrzymy się bliżej roli event managera oraz jego podstawowym obowiązkom.

Definicja zawodu: kim jest organizator eventów?

Organizator eventów to specjalista, który zajmuje się kompleksową realizacją wydarzeń. Jego głównym zadaniem jest stworzenie niezapomnianego doświadczenia dla uczestników, jednocześnie dbając o wszystkie aspekty logistyczne, techniczne i organizacyjne. Specyfika zawodu polega na tym, że event manager musi być elastyczny, kreatywny i potrafić radzić sobie z niespodziewanymi sytuacjami, które mogą pojawić się podczas organizacji eventu.

Zakres obowiązków event managera: co wykonuje na co dzień?

Na co dzień event manager zajmuje się szerokim zakresem obowiązków, które obejmują między innymi:

• analizę potrzeb klienta,
• tworzenie koncepcji wydarzenia,
• dobór odpowiedniej lokalizacji,
• koordynację zespołu,
• negocjacje z dostawcami usług,
• zarządzanie budżetem,
• promocję eventu,
• koordynację logistyczną,
• ocenę efektywności wydarzenia.

Zadania event managera: od planowania do koordynacji eventu

Zadaniem event managera jest przede wszystkim planowanie wydarzenia zgodnie z oczekiwaniami klienta oraz jego budżetem. W tym celu event manager musi dokładnie poznać potrzeby klienta, zrozumieć jego oczekiwania i wyznaczyć cele wydarzenia. Następnie, na podstawie zebranych informacji, tworzy koncepcję eventu, dobiera odpowiednią lokalizację, opracowuje harmonogram oraz planuje działania promocyjne.W kolejnym etapie event manager zajmuje się koordynacją eventu, czyli zarządzaniem zespołem, negocjacjami z dostawcami usług, kontrolą budżetu oraz logistyką. W trakcie trwania wydarzenia event manager dba o jego prawidłowy przebieg, rozwiązuje ewentualne problemy oraz monitoruje zadowolenie uczestników. Po zakończeniu eventu, event manager analizuje jego efektywność, zbiera opinie uczestników oraz przygotowuje raporty dla klienta.

Jak zostać event managerem: kierunek, szkolenie i praca

Aby zostać event managerem, warto zainwestować w odpowiednie szkolenie event manager oraz zdobyć doświadczenie w organizacji różnego rodzaju wydarzeń. W dalszej części artykułu omówimy, jakie kursy warto rozważyć, jakie umiejętności zdobyć oraz jakie są możliwości pracy w tej branży.

Kurs event managera: jakie umiejętności zdobywasz?

Decydując się na kurs event manager, warto zwrócić uwagę na program szkolenia oraz na to, jakie event manager umiejętności można zdobyć. Przykładowe zagadnienia, które powinny być poruszone na takim kursie, to:

• planowanie i organizacja eventów,
• zarządzanie zespołem,
• negocjacje z dostawcami usług,
• marketing i promocja wydarzeń,
• zarządzanie budżetem,
• koordynacja logistyczna,
• ocena efektywności eventów.

Warto również zwrócić uwagę na praktyczny aspekt szkolenia, który pozwoli zdobyć doświadczenie w organizacji rzeczywistych wydarzeń.

Praca event managera: jak wygląda życie na tym stanowisku?

Na stanowisku event managera można spodziewać się dynamicznego i różnorodnego życia event managera. Obowiązki związane z pracy event managera obejmują między innymi:

• spotkania z klientami,
• tworzenie koncepcji wydarzeń,
• koordynację zespołu,
• negocjacje z dostawcami usług,
• zarządzanie budżetem,
• organizację logistyki,
• promocję eventów,
• ocenę efektywności wydarzeń.

Praca event managera może być stresująca, ale jednocześnie daje dużo satysfakcji, gdyż pozwala na tworzenie niezapomnianych doświadczeń dla uczestników wydarzeń.

Zarobki event managera: czy to opłacalny zawód?

Zarobki event managera zależą od wielu czynników, takich jak doświadczenie, rodzaj organizowanych wydarzeń czy lokalizacja. W Polsce średnie zarobki event managera wynoszą około 4 000 - 6 000 zł brutto na początku kariery, a dla bardziej doświadczonych specjalistów mogą sięgać nawet 16 000 zł brutto miesięcznie. Warto zwrócić uwagę, że event manager może również pracować jako freelancer, co daje większą elastyczność w kwestii zarobków i możliwości negocjacji stawek za realizację poszczególnych projektów.

Cechy idealnego event managera: co powinien wiedzieć i umieć?

Idealny event manager to osoba, która posiada szeroką wiedzę i umiejętności niezbędne do skutecznego zarządzania wydarzeniami. W dalszej części artykułu omówimy, czego event manager musi się nauczyć oraz jakie cechy powinien posiadać, aby odnieść sukces w tej branży.

Umiejętności event managera: co musi wiedzieć?

Event manager umiejętności obejmują zarówno wiedzę teoretyczną, jak i praktyczne umiejętności związane z organizacją wydarzeń. Oto niektóre z nich:

• planowanie i organizacja eventów,
• zarządzanie zespołem,
• negocjacje z usługodawcami,
• marketing i promocja wydarzeń,
• zarządzanie budżetem,
• koordynacja logistyczna,
• ocena efektywności eventów,
• rozwiązywanie problemów i radzenie sobie ze stresem.

Event manager wiedzieć musi również o aktualnych trendach w branży eventowej oraz o narzędziach i technologiach, które mogą ułatwić organizację wydarzeń.

Cechy dobrego event managera: co zdecydowanie powinien posiadać?

Dobry event manager powinien cechować się nie tylko wiedzą i umiejętnościami, ale również pewnymi atrybutami, które ułatwią mu pracę w tej branży. Oto niektóre z nich:

• kreatywność,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• komunikatywność,
• zdolność do pracy w zespole,
• umiejętność podejmowania decyzji,
• empatia i umiejętność rozumienia potrzeb klienta,
• odpowiedzialność i zaangażowanie.

Event manager zdecydowanie powinien również być elastyczny i otwarty na zmiany, gdyż praca w tej branży często wymaga dostosowywania się do różnych sytuacji i warunków.

Jak zarządzać czasem i negocjować z usługodawcami: kluczowe umiejętności event managera

Umiejętność zarządzania czasem jest kluczowa dla event managera, gdyż pozwala na efektywne planowanie i realizację zadań związanych z organizacją wydarzeń. Oto kilka wskazówek, jak zarządzać czasem:

• ustal priorytety,
• planuj swoje działania,
• deleguj zadania,
• korzystaj z narzędzi do zarządzania czasem,
• unikaj multitaskingu,
• dbaj o równowagę między pracą a życiem prywatnym.

Drugą kluczową umiejętnością event managera są negocjacje z usługodawcami. Oto kilka porad, jak skutecznie negocjować:

• dobrze przygotuj się do negocjacji,
• zdefiniuj swoje cele i granice,
• poznaj potrzeby i oczekiwania usługodawcy,
• szukaj kompromisów,
• korzystaj z technik negocjacyjnych,
• zachowaj spokój i profesjonalizm.

Posiadanie tych umiejętności pozwoli event managerowi na skuteczne zarządzanie wydarzeniami i osiągnięcie sukcesu w tej branży.

Zarządzanie eventami: od planowania do realizacji

Zarządzanie eventami to proces, który obejmuje wszystkie etapy organizacji wydarzenia, od planowania po realizację. W tej części artykułu omówimy, jak efektywnie planować, koordynować i zarządzać eventami, aby osiągnąć sukces w tej branży.

Planowanie wydarzenia: jak zacząć?

Planowanie wydarzenia to pierwszy i kluczowy etap zarządzania eventami. Oto kilka kroków, które warto wykonać, aby zacząć planowanie eventu:

1. Określ cel i zakres wydarzenia,
2. Ustal budżet,
3. Wybierz datę i miejsce,
4. Zgromadź zespół odpowiedzialny za organizację,
5. Stwórz harmonogram zadań i odpowiedzialności,
6. Wybierz usługodawców i podwykonawców,
7. Przygotuj strategię promocji i marketingu,
8. Ustal szczegóły logistyczne i techniczne.

Planowanie eventu powinno być przemyślane i szczegółowe, aby uniknąć problemów w późniejszych etapach realizacji wydarzenia.

Koordynacja eventu: logistyka i lokalizacja wydarzeń

Koordynacja eventu to etap, na którym event manager musi zadbać o prawidłowe funkcjonowanie wszystkich elementów wydarzenia. Kluczowe aspekty koordynacji eventu to logistyka eventu oraz lokalizacja wydarzeń. Oto kilka wskazówek, jak efektywnie zarządzać tymi aspektami:

• Wybierz lokalizację dostosowaną do potrzeb i oczekiwań uczestników,
• Zadbaj o dostępność miejsc parkingowych i komunikacji miejskiej,
• Ustal harmonogram dostaw i montażu sprzętu,
• Zorganizuj catering i obsługę gastronomiczną,
• Przygotuj plan ewakuacji i zabezpieczeń,
• Ustal harmonogram pracy zespołu i podwykonawców,
• Monitoruj realizację zadań i reaguj na ewentualne problemy.

Skuteczna koordynacja eventu pozwala na sprawne przeprowadzenie wydarzenia i zadowolenie uczestników.

Technika eventowa i planowanie budżetu: jak to zrobić efektywnie?

Technika eventowa oraz planowanie budżetu to kolejne kluczowe aspekty zarządzania eventami. Oto kilka porad, jak efektywnie zarządzać tymi elementami:

• Określ potrzeby techniczne wydarzenia (sprzęt, oświetlenie, nagłośnienie),
• Wybierz sprawdzonych dostawców sprzętu i usług,
• Ustal realistyczny budżet, uwzględniając wszystkie koszty,
• Monitoruj wydatki i kontroluj koszty,
• Negocjuj warunki umów z usługodawcami,
• Zabezpiecz się na wypadek nieprzewidzianych wydatków,
• Dokonuj regularnych analiz i ocen efektywności wydatków.

Umiejętne zarządzanie techniką eventową i planowanie budżetu pozwala na zorganizowanie wydarzenia na wysokim poziomie, jednocześnie kontrolując koszty i zyski.

Specjalizacje w zawodzie event managera

W zawodzie event managera istnieje wiele specjalizacji, które pozwalają na rozwijanie kariery w różnych obszarach organizacji wydarzeń. W tej części artykułu omówimy trzy popularne specjalizacje: junior event manager, social events manager oraz organizator imprez ślubnych.

Junior event manager: jak zacząć karierę w organizacji eventów?

Junior event manager to osoba, która rozpoczyna swoją karierę event managera i zdobywa doświadczenie w organizacji różnych wydarzeń. Aby zacząć pracę jako junior event manager, warto podjąć kilka kroków:

1. Zdobądź wykształcenie lub ukończ kurs związany z organizacją eventów,
2. Poszukaj stażu lub praktyki w firmie eventowej,
3. Zgłębiaj wiedzę na temat branży eventowej, uczestnicząc w konferencjach i szkoleniach,
4. Buduj portfolio poprzez organizację mniejszych wydarzeń, np. imprez rodzinnych czy spotkań towarzyskich,
5. Nawiąż kontakty z profesjonalistami z branży eventowej.

Przez zdobywanie doświadczenia i rozwijanie umiejętności, junior event manager może awansować na wyższe stanowiska w organizacji eventów.

Social events manager: praca w branży eventowej?

Social events manager to specjalista odpowiedzialny za organizację wydarzeń towarzyskich, takich jak imprezy firmowe, urodziny, rocznice czy inne okazje specjalne. Praca eventowa w tej specjalizacji wymaga umiejętności dostosowania się do różnych potrzeb klientów oraz znajomości trendów w branży eventowej. Aby zostać social events managerem, warto:

1. Zdobądź wykształcenie lub ukończ kurs związany z organizacją eventów,
2. Pracuj jako asystent event managera, aby zdobyć doświadczenie,
3. Specjalizuj się w organizacji konkretnego rodzaju wydarzeń towarzyskich,
4. Buduj portfolio i referencje od zadowolonych klientów,
5. Uczestnicz w sieciowaniu i nawiązuj kontakty z innymi profesjonalistami z branży eventowej.

Praca jako social events manager pozwala na rozwijanie kariery w dynamicznej i kreatywnej branży eventowej.

Organizator imprez ślubnych: jak zostać specjalistą w tej dziedzinie - praca na własną rękę?

Specjalizacja jako organizator imprez ślubnych to popularny wybór wśród event managerów. Aby zostać organizatorem imprez ślubnych, warto podjąć następujące kroki:

1. Zdobądź wykształcenie lub ukończ kurs związany z organizacją eventów, najlepiej ze szczególnym uwzględnieniem imprez ślubnych,
2. Pracuj jako asystent event managera specjalizującego się w organizacji ślubów,
3. Zgłębiaj wiedzę na temat trendów ślubnych, dekoracji, kateringu i innych aspektów związanych z organizacją wesel,
4. Buduj portfolio poprzez organizację ślubów i wesel dla rodziny i znajomych,
5. Nawiąż współpracę z usługodawcami z branży ślubnej, takimi jak fotografowie, kwiaciarnie czy sale weselne.

Praca jako organizator imprez ślubnych pozwala na rozwijanie kariery w jednym z najbardziej emocjonujących i satysfakcjonujących obszarów branży eventowej.

Podsumowanie

W artykule przedstawiliśmy najważniejsze aspekty związane z zawodem event managera. Omówiliśmy, kim jest event manager, jakie są jego obowiązki oraz jak zostać event managerem. Przedstawiliśmy również cechy idealnego event managera, zarządzanie eventami od planowania do realizacji oraz specjalizacje w zawodzie event managera.Podkreśliliśmy, że aby zostać event managerem, warto zdobyć odpowiednie wykształcenie lub ukończyć kurs związany z organizacją eventów. Praca event managera wymaga umiejętności zarządzania czasem, negocjacji z usługodawcami oraz znajomości trendów w branży eventowej. W związku z tym, cechy dobrego event managera obejmują elastyczność, komunikatywność, kreatywność oraz umiejętność pracy pod presją czasu.W artykule przedstawiliśmy również trzy popularne specjalizacje w zawodzie event managera: junior event manager, social events manager oraz organizator imprez ślubnych. Każda z tych specjalizacji pozwala na rozwijanie kariery w różnych obszarach organizacji wydarzeń, dostosowanych do indywidualnych zainteresowań i umiejętności.Podsumowując, zawód event managera to dynamiczna i kreatywna ścieżka kariery, która pozwala na rozwijanie umiejętności w organizacji różnorodnych wydarzeń. Praca event managera daje możliwość współpracy z różnymi branżami, co czyni ten zawód atrakcyjnym dla osób poszukujących wyzwań i satysfakcji zawodowej.

To może Cię zainteresować:

• Trendy eventowe i marketingowe na 2023 - sprawdź co wydarzy się w tym roku!
• Dlaczego nie planować roku w styczniu - 20 narzędzi marketingowych "must know"
• Jak i po co organizować wydarzenia firmowe?

Szukasz inspiracji na niebanalną integrację firmową? Zamiast iść do eleganckiego hotelu lub popularnego klubu – zaplanuj imprezę plenerową! To doskonała okazja, by nie tylko wzmocnić relacje między członkami zespołu, ale też zmienić otoczenie i dać się poznać w innych okolicznościach niż biurowe korytarze. Dowiedz się, jak zorganizować imprezę w plenerze dla firmy!

Jak zorganizować imprezę firmową w plenerze? Sprawdź różne możliwości

Plenerowe imprezy integracyjne mogą mieć różne oblicze. Jedną z popularniejszych form są wszelkie pikniki firmowe połączone np. z ogniskiem czy grillowaniem. Takie imprezy plenerowe to świetna propozycja dla zespołów, które chcą spędzić czas na świeżym powietrzu, zjeść coś pysznego i spokojnie porozmawiać – po prostu cieszyć się swoją obecnością. Dla urozmaicenia takiej imprezy plenerowej można zorganizować gry integracyjne czy konkurs z nagrodami. Jeśli przewidujesz udział dzieci pracowników w pikniku, zadbaj także o animatora – maluchy będą fantastycznie się bawić, a rodzice będą mogli spędzić czas z koleżankami i kolegami.Jednak piknik, grillowanie czy wieczorne ognisko to tylko jeden z pomysłów na firmową imprezę plenerową. Każdy zespół jest inny, dlatego planowane atrakcje warto dostosować do jego upodobań. Dobrym rozwiązaniem może być przeprowadzenie krótkiej ankiety wśród pracowników – dzięki temu dowiesz się, jak chcieliby spędzić czas i jaka forma aktywności sprawi im prawdziwą przyjemność. Jakie opcje możesz dać do wyboru, by nieco ich zainspirować? Pomysłów na plenerowe imprezy tematyczne jest naprawdę sporo:

• gra terenowa lub miejska,
• gry z elementami survivalu,
• gry integracyjne i teambuildingowe,
• spływ kajakowy,
• park linowy,
• tor przeszkód,
• piesza wycieczka,
• spływ kajakowy,
• warsztaty artystyczne,
• rozgrywka paintballowa,
• degustacja wina lub innych trunków.

To oczywiście tylko kilka propozycji, które możesz wziąć pod uwagę – w końcu to Ty najlepiej znasz swój zespół i wiesz, jaka impreza w plenerze może im się spodobać, a co raczej nie przypadnie im do gustu. Co więcej, plenerowe imprezy firmowe dają możliwość połączenia różnych atrakcji. Przykładowo rano możecie wybrać się na spływ kajakowy, wędrówkę lub wziąć udział w grze miejskiej, a później przenieść się na piknik z muzyką na żywo.

Gdzie zorganizować imprezę plenerową dla firmy?

Miejsce organizacji imprezy plenerowej jest w istotnym stopniu determinowane przez formę, jaką finalnie ona przybierze. Jeśli macie ochotę na zespołowe aktywności na świeżym powietrzu, zorientuj się, jakie możliwości daje Wasza okolica – piesze wędrówki, wycieczki rowerowe, a może spływy kajakowe? Warianty pewnie można mnożyć. Jeżeli zdecydujecie się na piknik lub będzie on zwieńczeniem wspólnie spędzonego dnia, warto poszukać restauracji lub hotelu z ogrodem – takie miejsca są z reguły przygotowane, by realizować tego typu wydarzenia nawet dla dużych grup.Do wyboru masz jeszcze opcję wypadu za miasto – w takiej sytuacji należy jednak sprawdzić, czy wszyscy będą mieli jak dojechać, czy konieczne jest zapewnienie transportu dla uczestników spotkania. W przypadku eventów w plenerze ważne jest też, by pracownicy znali wcześniej plan dnia – dzięki temu nie będą musieli zastanawiać się, jak ubrać się na imprezę w plenerze i bez problemu dobiorą odpowiedni strój.

Imprezy plenerowe a menu – co powinno się w nim znaleźć?

Plenerowa impreza firmowa – niezależnie od tego, jaki ostatecznie będzie miała przebieg – wymaga doboru odpowiedniego menu. Przy planowaniu menu weź pod uwagę nie tylko preferencje smakowe pracowników, ale również ewentualne nietolerancje pokarmowe czy rodzaj stosowanej przez nich diety, np. wegetariańskiej czy wegańskiej.Na imprezach plenerowych świetnym rozwiązaniem są bufety z ciepłymi i zimnymi daniami oraz przekąskami. Doskonałym pomysłem są przekąski typu finger food, które zachwycają kolorami, różnorodnością smaków i kompozycją, a przy tym można je łatwo jeść na stojąco. Jednak jeśli Wasza firmowa impreza plenerowa ma potrwać dłużej, a może nawet cały dzień, wśród dostępnych opcji powinny znaleźć się też sycące dania obiadowe. W takiej sytuacji trzeba tylko zadbać o to, by goście mieli gdzie usiąść i swobodnie zjeść posiłek. Oczywiście w bufecie nie może zabraknąć także słodkości – ciast, ciasteczek czy tartaletek.

Organizacja imprezy plenerowej – samodzielnie czy z profesjonalistą?

Choć impreza plenerowa nie jest może tak wymagająca w organizacji jak jubileusz firmy, zaplanowanie wydarzenia z pewnością pochłonie trochę czasu i energii. Trzeba wybrać formę spędzania czasu, dokonać niezbędnych rezerwacji, dobrać menu czy skoordynować przybycie pracowników na imprezę – wiąże się to więc z koniecznością poświęcenia czasu przez właściciela firmy lub oddelegowanie takiego zadania do jednego z pracowników.Czy istnieje łatwiejsze rozwiązanie? Tak – organizacja imprez firmowych przez agencję eventową lub specjalistę z doświadczeniem w branży. Zlecając organizację imprezy plenerowej profesjonaliście, nie musisz o nic się martwić – wydarzenie zostanie przygotowane z dbałością o najdrobniejsze szczegóły i zgodnie z Waszymi oczekiwaniami oraz upodobaniami. Ze wsparciem specjalisty z łatwością przygotujesz również plan awaryjny na wypadek deszczu.

Dziś 21 marca – pierwszy dzień wiosny, ale i Światowy Dzień Zespołu Downa. Data ta nie jest przypadkowa – nawiązuje do trisomii 21. chromosomu. Autorzy kampanii społecznych co roku prezentują coraz to nowe pomysły, mające na celu zwiększenie świadomości na temat praw osób z zespołem Downa i włączania ich we wszelkie aspekty życia społecznego. Przeczytaj ten artykuł i poznaj pięć nieoczywistych sposobów na poruszanie tego tematu – w mediach społecznościowych, za pomocą spotów czy nawet w outdoorze!

Down Syndrome Answers, czyli dowiedz się u źródła

Gdzie szukamy pomocy i odpowiedzi, kiedy okazuje się, że nasze dziecko najprawdopodobniej nie będzie rozwijało się tak, jak jego rówieśnicy? Oczywiście – wątpliwości rozwijamy u lekarzy i specjalistów. W pierwszym odruchu wykorzystamy jednak pewnie wyszukiwarkę… „Od którego rodzica pochodzi zespół Downa?”, „Jak długo żyją osoby z zespołem Downa?”, „Czy osoby z zespołem Downa mogą mieć dzieci?” – to tylko niektóre z najczęściej zadawanych pytań przez rodziców w Google.

W 2016 roku kanadyjska agencja wykorzystała ten motyw i do udzielania odpowiedzi na nurtujące społeczeństwo pytania zaprosiła głównych bohaterów tychże wątpliwości – osoby z zespołem Downa. Jednym z celów kampanii było to, by rodzice, dowiadując się o tym, że ich nienarodzone dziecko jest dotknięte genetyczną nieprawidłowością, mieli szansę otrzymać rzetelne odpowiedzi bez ryzyka trafienia na pouczające czy straszące treści w internecie. Jedną z odpowiedzi możecie zobaczyć w filmie:

[video width="1280" height="720" mp4="https://kalewski.com/wp-content/uploads/2023/03/Can-a-person-with-Down-syndrome-ride-a-bike-1.mp4"][/video]

Zespół Up

Przenieśmy się do Kolumbii – to tam powstał pomysł na próbę zrezygnowania z piętnującego i kojarzącego się z brakami słowa „Down”. Zaprezentowany spot przekonuje pary oczekujące na poród, że dziecko z trisomią 21. chromosomu może osiągnąć sukces i w dorosłym życiu – tak jak Daniel, Tatiana, Juan José i Lisa – wykorzystywać w pełni swoje największe talenty i umiejętności.

[video width="852" height="480" mp4="https://kalewski.com/wp-content/uploads/2023/03/Untitled.mp4"][/video]

Ridiculous excuses not to be inclusive

Czy zastanawialiście się kiedyś, jakie wymówki słyszą rodzice i opiekunowie osób z zespołem Downa dotyczące tego, że ich dziecko nie może – współuczestniczyć w grupowych aktywnościach, rozwijać swoje umiejętności czy po prostu spędzać czas z rówieśnikami?„Mamy w naszej grupie już dziecko takie, jak ty”, „Zabrakło nam krzeseł”, „Zamknęliśmy dosłownie przed chwilą rejestrację”...

[video width="960" height="720" mp4="https://kalewski.com/wp-content/uploads/2023/03/RIDICULOUS-EXCUSES-NOT-TO-BE-INCLUSIVE-_-World-Down-Syndrome-Day-2023.mp4"][/video]

CoorDown, czyli organ odpowiedzialny za ochronę praw osób z zespołem Downa we Włoszech kilka dni temu wystartował z przyciągającą – dzięki muzyczno-komediowej formule – kampanią, pokazującą, że nie istnieje usprawiedliwienie dla dyskryminacji. Drobne wydarzenia i żenujące wymówki, pewnie przez większość z nas nawet nie dostrzegane, składają się na ogromne zjawisko wykluczenia osób z zespołem Downa z życia społecznego. Spot obnaża fałszywe intencje osób, które – przez swoje lenistwo albo zwyczajną niechęć – wciąż wykluczają osoby z niepełnosprawnością intelektualną.

„Nie musisz mówić do mnie z góry”

Z okazji 50. rocznicy organizacji Down Syndrome Ireland, zorganizowano kampanię skupiającą się na temacie kultury integracji. 60-metrowy mural i wizyta 11-letniego twórcy internetowego z zespołem Downa u premiera Irlandii stały się początkiem dyskusji na temat nowych, 21 pomysłów, oczekiwań i żądań organizacji DSI co do włączania osób z zespołem Downa w życie społeczne Irlandii.

Dear Future Mom

Wzruszająca włoska kampania społecznościowa prezentująca przesłanie od 15 osób z zespołem Downa do przyszłej mamy:

[video width="1280" height="720" mp4="https://kalewski.com/wp-content/uploads/2023/03/D2.mp4"][/video]

„Being different is just normal”. Jak wielkie marki zastąpiły aktorów osobami z zespołem Downa?

I na koniec – kampania z 2012 roku, także realizowana przez CoorDown. Spot opierał się na odtworzeniu popularnych reklam z udziałem osób z zespołem Downa – m.in. Toyoty czy Pampers. Zastąpienie aktorów osobami rzadko spotykanymi na ekranach telewizorów czy billboardach miało za zadanie zachęcić społeczeństwo do większej otwartości na co dzień.

[video width="640" height="360" mp4="https://kalewski.com/wp-content/uploads/2023/03/TOYOTA-per-la-Giornata-Mondiale-sulla-Sindrome-di-Down-21-Marzo-2012.mp4"][/video][video width="640" height="360" mp4="https://kalewski.com/wp-content/uploads/2023/03/PAMPERS-per-la-Giornata-Mondiale-sulla-Sindrome-di-Down-21-Marzo-2012.mp4"][/video]

Wystawa influencerów: "You-Can't-Put-Me-Down-Syndrome"

"On nie będzie pasował. Zawsze jest adopcja. Nie będzie chodzić ani mówić. To życie pełne problemów. Będzie bardzo trudne. Będzie ciężarem..."

Wystawa Parlamentu You-Can't-Put-Me-Down Syndrome szturchnęła posłów i parlamentarzystów, w czasie rzeczywistym, do poparcia zobowiązania: "Popieram żądanie zakończenia obecnej praktyki, że lekarze oferują oczekującemu rodzicowi ich opcje, w tym przerwali ciążę oparte wyłącznie na diagnozie zespołu Downa".Kampania społeczna spotkała się z ogromnie pozytywnym odzewem ze strony całej społeczności Down syndrome UK

How I Know Including People With Down Syndrome Is A Good Thing

Dziś 21 marca, więc m.in. w szkołach, instytucjach czy w mediach społecznościowych przewijać się będzie temat tolerancji i aktywizacji osób z niepełnosprawnościami. Dzięki kampaniom opisanym w tym artykule, na kwestię różnorodności i inkluzywności w naszych organizacjach spojrzeć możemy wieloaspektowo. Najważniejsze, co z nich wyciągam to jednak to, jak wiele jest jeszcze do zrobienia, by nie tylko przekonywać społeczeństwo do tego, jak wiele mogą osiągnąć osoby z zespołem Downa, ale i że definiowanie tych ludzi przez pryzmat choroby zamyka nam tak naprawdę całą dyskusję.

Na koniec – zostawiam link do wystąpienia na TedX, którego autor podsumuje to sto razy lepiej!

https://www.ted.com/talks/matthew_schwab_how_i_know_including_people_with_down_syndrome_is_a_good_thing

Plany są niczym – planowanie jest wszystkim. gen. Dwight Eisenhower

Styczeń miesiącem planowania? Choć uważam, że do nowego roku najlepiej zacząć przygotowywać się na kilka dobrych miesięcy przed jego rozpoczęciem, to wiem, jak wyglądają realia... Gdy wszyscy wracają ze świątecznych urlopów, zaczynają myśleć o celach na najbliższe dwanaście miesięcy. W moim najnowszym materiale dzielę się wskazówkami, jak szybko i sprawnie zaplanować cały rok >>> SPRAWDŹ VIDEO <<< . Jeśli jednak szukasz konkretnych narzędzi do planowania - przeczytaj ten tekst do końca i sprawdź, które z sugerowanych przeze mnie sposobów, aplikacji i stron będą dla Ciebie i Twojego zespołu najlepsze!

Zanim otworzysz kalendarz…

Możemy wyróżnić dwa modele, którymi kierujemy się podczas planowania. Albo proces ten narzucony jest przez cele biznesowe albo przez kwestie budżetowe. Oczywiście, bardziej komfortowo pracuje się bazując na podstawie przyjętej przez firmę strategii. Wówczas zaglądamy do założonych tam celów i na ich podstawie definiujemy, co chcemy osiągnąć za pomocą działań marketingowych w tym roku. Cele mogą być różne. Może zależeć nam na zwiększeniu świadomości marki, liczby klientów czy sprzedaży. Ważne, by ich określenie poprzedzić analizą działań z poprzednich miesięcy. Do oceny, w jakim punkcie dziś znajduje się firma, może posłużyć nam analiza SWOT. Wypisujemy i analizujemy:

• mocne strony przedsiębiorstwa (strenghts), czyli to, co daje nam przewagę nad konkurencją, przykładowo: doświadczony zespół, unikalna funkcjonalność i jakość oferowanych produktów, szeroka dostępność usług itp.,
• słabe strony (weaknesses), to znaczy nasze bolączki, takie jak brak skuteczności działań marketingowych czy niska reputacja,
• zewnętrzne szanse (opportunities) – okazje, które stwarza rynek, np.: moda lub rosnące zapotrzebowanie na dany produkt,
• zewnętrzne zagrożenia (threats) – to, z jakimi zewnętrznymi negatywnymi warunkami musimy się mierzyć: silna konkurencja, brak dostępności surowców itp.

Natomiast do analizy doświadczeń naszych klientów (która również jest niezbędna w ramach przygotowań do planowania pracy) możemy skorzystać z Mapy Drogi Klienta (Client Journey Map). Dzięki niej dostaniemy wiedzę, jak odbiorcy postrzegają naszą firmę i co w kontakcie z nami można poprawić. To sposób na to, by zwizualizować podróż klienta i udokumentować jego doświadczenie, dążąc jednocześnie do zrozumienia jego emocji, oczekiwań i obaw.

Planuj SMART!

Ustalając cele, pamiętajmy o zasadzie SMART – cele powinny być skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Spisując je, myśl o efektach, jakie chcesz osiągnąć i czasie, kiedy je zweryfikujesz. Możesz założyć cele krótko- i długoterminowe – na cały rok, na pierwszy miesiąc, kwartał itd. Zwróć także uwagę na ograniczenia i kryteria sukcesu. Jakie działania wymagają nakładów finansowych bądź zasobów, do których masz utrudniony dostęp? Czy coś na tym etapie możesz z tym zrobić? A może do pewnych pomysłów trzeba będzie wrócić za jakiś czas? Określ również, w jaki sposób będziesz mierzyć to, czy dany cel został osiągnięty, czy też nie. Za mierniki uznaj coś konkretnego – na przykład wzrost liczby sprzedanych produktów na stronie czy zaangażowania na Facebooku.

Jak pomóc sobie planować?

Po rzetelnie przeprowadzonej analizie nadchodzi czas, by ułożyć to wszystko w sensowny harmonogram i do celów i efektów podopisywać konkretne zadania, które będziemy w tym roku realizować. Jednym z narzędzi do zarządzania projektami są Karty Kanban, za pomocą których graficznie przedstawimy poszczególne elementy pracy. Karty Kanban są szczególnie pomocne w wizualizacji postępu pracy nad konkretnym zadaniem, dzięki czemu wspierają zespół w koordynacji pracy, a także w reagowaniu na zmiany i zależności między poszczególnymi obszarami. A jak one wyglądają? Składają się z kilku kolumn, w których możemy zamieścić różnokolorowe i różnie oznaczone karty. Każda cyfrowa karta to jedno zadanie bądź etap pracy. Możemy wskazać także etap realizacji danego zadania poprzez dodanie oznaczeń “Do zrobienia”, “W trakcie realizacji” czy “Zrobione”.

Polecam również korzystanie z popularnego wykresu Gantta, czyli graficznego przedstawienia harmonogramu projektu. Zadania umieszczamy w kolumnach, a czas przedstawiamy na poziomej osi. Dzięki temu widzimy, co planujemy na dany okres. Możemy także szybko ocenić, które zadania nadają się do realizowania w tym samym czasie.W procesie planowania nie unikniemy budżetowania wymyślonych przez nas projektów. Do tego, by pomysły Twojego zespołu były zgodne z wytycznymi płynącymi z działu finansowego, wykorzystaj szablony excelowe, które usprawnią Twoją pracę.

Jak sprawnie przeprowadzać proces kreatywny?

Zanim jednak ułożymy wszystko w całość, musimy przeprowadzić burzę mózgów. Dzielenie się pomysłami, ich wizualizacja i modyfikowanie będą z nami jeszcze przez dalsze etapy projektu. Dlatego też warto zaprzyjaźnić się z narzędziem, które pozwoli nam usystematyzować pracę kreatywną i da możliwość dzielenia się pomysłami w czasie rzeczywistym. Tu do wyboru mamy m.in.:

• Miro – platformę do współpracy wizualnej,

• Stormboard – platformę do tworzenia burz mózgów i map myśli,
• IdeaFlip – narzędzie do tworzenia tablic i map myśli za pomocą małych wirtualnych karteczek,

• MindMeister – aplikacja do mapowania myśli, pozwalająca wizualizować pomysły,
• XMind – narzędzie do tworzenia map myśli i diagramów.

Jak koordynować pracę?

Działanie w ramach zarządzanego projektu wymaga pracy zespołowej, która… też musi być zarządzana! Po pierwsze – musimy ustalić zasady wewnątrz teamu zajmującego się danym projektem. Po drugie – zrobić to samo z naszymi klientami. Do tego przydatne będą strony i aplikacje takie, jak:

• Kalendarz Google – do wyznaczania terminów spotkań, generowania przypomnień oraz określania najważniejszych deadlinów,
• Asana, czyli aplikacja do zarządzania projektami i zadaniami. Dzięki niej zaplanujemy działania i będziemy mogli je monitorować, koordynując pracę całego zespołu,
• Monday – narzędzie umożliwiające tworzenie tablic kanban i planowanie działań zespołu,
• Trello – aplikacja do zarządzania projektami i organizacji zadań, również w formie tablic kanban,
• ClickUp – aplikacja do zarządzania projektami, umożliwiająca kontrolę pracy i organizację kalendarza,

• Basecamp – narzędzie do zarządzania projektami i koordynacji pracy zespołowej, które posiada funkcje komunikacji grupowej, planowania zadań i generowania przypomnień.

Jak się komunikować?

Jeśli w ramach zaplanowanych projektów mamy zamiar pracować w zespole rozproszonym bądź po prostu nie będziemy na co dzień widywać się w biurze, to powinniśmy ustalić, jak często będą odbywały się nasze spotkania zdalne. Tutaj również możemy wybierać spośród kilku, jak nie kilkunastu narzędzi usprawniających komunikację w zespole i umożliwiających przesyłanie plików. Przykładowo możemy wykorzystać do tego:

• Skype,
• Microsoft Teams,
• Google Meet,
• Slack,
• Zoom.

Planowanie nie jest takie złe!

Jeśli do tej pory planowanie wydawało Ci się procesem żmudnym, trudnym i czasochłonnym, w tym roku spróbuj skorzystać z proponowanych w tym tekście narzędzi. Proces tworzenia wizji na ten rok może być dzięki temu nie tylko łatwiejszy, ale i bardziej atrakcyjny dla Twojego zespołu! Powodzenia!

Artykuły, które mogą Cię zainteresować:

• Firmowy Shot - czyli jak i po co organizować eventy w firmie?
• Zawód: Event Manager - praca marzeń?

Organizacja wydarzeń to nie bułka z masłem. Potrzebujesz umiejętności planowania, myślenia kreatywnego, otwartej głowy i mnóstwa planów awaryjnych. W 2023 r. można by powiedzieć, że widzieliśmy na eventach już wszystko: celebryci śpiewający na imprezach firmowych – standard, fotobudka 360 – ale to już było… A gdyby tak zanurzyć się w świat technologii i przenieść ją do świata rzeczywistego? Immersja w świat kreatywności i myślenia outside the box? Zapraszam do lektury!

Wirtualne wystawy

Wielu event managerów nie chce wracać do czasu pandemii. Nic dziwnego – wszystko się zatrzymało, a eventy z dnia na dzień zostały odwołane. W tym czasie popularność zdobyły wystawy internetowe. Przeróżne miejsca stawiały na eventy online: od konferencji, przez koncerty, po wystawy. Collegium XR ósmą edycję festiwalu „Wydział Sztuki w Mieście” prezentował za pomocą wirtualnej wystawy. Organizatorzy wykorzystali narzędzia VR i umożliwili oglądanie wystaw za pomocą avatarów eksplorujących przestrzeń. W końcu potrzeba kontaktu ze sztuką magicznie nie zniknęła wraz z zaleceniem zostania w domu przez szalejący wówczas COVID-19.

„Zostań w domu, sztuka przyjdzie do Ciebie”

Tak brzmiało hasło Pomorskiego Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku, które przygotowało bazę wielu wystaw i wydarzeń w czasie pandemii na terenie całego kraju. Co ciekawe, wiele muzeów zostawiło opcję wirtualnych spacerów po zakończeniu pandemii. Są to między innymi:

• Muzeum Narodowe w Warszawie
• Muzeum Historii Polski w Warszawie
• Muzeum Polin w Warszawie

Wirtualny spacer zanurza eventu online zanurza uczestnika w event, sprawiając, że człowiek czuje się obecny na wystawie. Dzięki stworzonej wirtualnej rzeczywistości oraz avatarom zachodzi tutaj immersja, czyli zanurzenie w świat wirtualny. Jest to prawdziwy spacer, w którym uczestnik decyduje, w którą stronę się uda, jak długo zatrzyma się przy obrazie i o czym dowie się więcej.Jakie są zalety takiego rozwiązania?

• przede wszystkim zagłębienie się w temat. Oprócz tego, że człowiek zanurza się w wirtualnej rzeczywistości, jako technologii, to także dużo bardziej angażuje się w oglądanie wystawy,
• daje to poczucie prawdziwości wydarzenia,
• dostarcza rozrywki,
• pokazuje, jak rozwinięte są możliwości techniczne.

Jakie są wady takiego rozwiązania?

• bariera technologiczna – tworzenie przestrzeni VR, czy w metaverse nie jest jeszcze dostępne na szeroką skalę, wymaga to specjalnych umiejętności projektowania 3D,
• budżet – z pewnością jest to droższe rozwiązanie niż te, które zobaczymy na przykładzie warszawskich muzeów,
• bariera wejścia – nie każdy będzie w stanie odnaleźć się w nowych technologiach.

Zupełnie inny charakter mają wystawy warszawskich muzeów o bardziej tradycyjnym formacie. Na stronie możemy wybrać interesującą nas wystawę, zobaczyć eksponaty i przeczytać o nich. Brakuje tam jednak elementu spaceru, zanurzenia. Jakie są zalety takiego rozwiązania?

• budżet – takie wystawy będą z pewnością tańsze, ponieważ nie stosują skomplikowanych technologii,
• niski próg wejścia – nie potrzeba specjalistycznego sprzętu, ani umiejętności do uczestniczenia w takiej wystawie

Jakie są wady takiego rozwiązania?

• słabe zaangażowanie – taka wystawa dostarcza ogrom wiedzy, ale mało rozrywki, może po prostu wydać się mało interesująca dla niektórych grup odbiorców.
• brak wyróżnienia – w sieci znajdziemy masę podobnych wydarzeń.

Sięgaj po tego typu rozwiązania, jeśli masz na nie pomysł. Wyróżnienie się w świecie event marketingu to podstawa! Warto pamiętać także o tym, że wydarzenia online wspierają inkluzywność: są dostępne dla każdego, nie ogranicza nas miejsce, miasto itd.

Aplikacje na eventach

Organizacja wydarzeń, takich jak konferencje, targi czy festiwale to wyzwanie nie tylko logistyczne, ale również komunikacyjne. Efektywna komunikacja z uczestnikami jest bardzo istotna podczas wydarzenia – pozwala na szybki dostęp do informacji oraz interakcję z organizatorami i innymi uczestnikami. W takich przypadkach bardzo pomocne może być użycie aplikacji mobilnej na wydarzeniu. Aplikacje eventowe to nie tylko narzędzie do szybkiej komunikacji, ale także sposób na zwiększenie zaangażowania uczestników i zapewnienie dodatkowych atrakcji.

Jak wykorzystać aplikacje na eventach?

Są co najmniej dwie drogi wykorzystania aplikacji mobilnych na wydarzeniach: komunikacja i rozrywka. Aplikacje mobilne mogą służyć do:

• oceniania eventu,
• oceniania prelegentów,
• komunikacji między uczestnikami i organizatorami,
• zamieszczenia dodatkowych informacji np. harmonogramu spotkania czy mapy,
• grywalizacji, która dostarcza dodatkową rozrywkę.

Wiele konferencji branżowych wykorzystuje aplikacje mobilne do zbierania feedbacku o swojej konferencji. Konferencja „I love marketing” za pomocą aplikacji prosi uczestników o ocenę prelegentów. Na tej podstawie wybiera topowe prezentacje, które nagradza, a najlepszych prelegentów zaprasza na kolejne spotkania. Jedną z najpopularniejszych aplikacji do grywalizacji jest Kahoot! czy korzystniejszy budżetowo Mentimeter. Wykorzystuje się go w szkole,, na wykładach akademickich, ale i na eventach. aplikacje są formą rywalizacji opartej na quizie. Jest to doskonałe nawiązanie interakcji z uczestnikami i zmierzenia ich uwagi na prezentacji. Warto zastosować quiz na szkoleniach, konferencjach branżowych do 30 osób. Należy wtedy pomyśleć o gratyfikacji, nagrodzie dla na przykład trzech pierwszych miejsc w quizie. Taką formę aktywizacji uczestników stosuje Akademia DIMAQ podczas ich Havas Espresso.

VR na eventach – czy to nadal nowa technologia?

Podczas organizacji wydarzenia ważne jest wykorzystanie najnowszych technologii, które zapewnią uczestnikom niezapomniane wrażenia. Jednym z najpopularniejszych obecnie narzędzi jest wirtualna rzeczywistość.

VR to wirtualna rzeczywistość (ang. virtual reality) – jest to obraz w trójwymiarze, wygenerowany komputerowo, pozwalający na zanurzenie się w świecie wirtualnym. Dzięki wirtualnej rzeczywistości możesz zaangażować wszystkie zmysły uczestników eventu, dostarczając im niesamowitych wrażeń.

Jakie są korzyści z wykorzystania wirtualnej rzeczywistości na Twoim wydarzeniu?

Przede wszystkim VR pozwala wzbogacić program Twojego wydarzenia o dodatkowe atrakcje. Uczestnicy mogą korzystać z interaktywnych wizualizacji, aby zapewnić sobie nowe doświadczenia. Ponadto wirtualna rzeczywistość umożliwia ciekawsze przedstawienie produktu, czasem wypróbowania go w praktyce. VR, AR czy metaverse? Czym jest VR już wiemy, ale warto rozwinąć sobie także definicje dwóch innych pojęć.

AR (ang. augmented reality), czyli rozszerzona rzeczywistość – jest to nałożenie elementów wirtualnych, w czasie rzeczywistym na obraz rzeczywisty, np. filtry na aplikacjach.

Metaverse – jest to stworzony komputerowo obszar zrzeszający ludzi w wirtualnej rzeczywistości, np. Roblox.Te trzy zjawiska zazębiają się coraz bardziej, pokazując, jak szybko rozwija się technologia. VR bardzo często jest stosowany na eventach, ponieważ jest to jedna z najlepszych rozrywek na każdym wydarzeniu. Można go łatwo adaptować do charakteru imprezy. Dużo rzadziej widzi się wykorzystanie metaverse. To musiałoby łączyć się z tym, o czym pisałem wyżej – wirtualnymi eventami. Metaverse jest zupełnie nową technologią. Daje możliwość zaproszenia ludzi na event, by byli w jednym miejscu, a tak naprawdę mogą być na całym świecie.

Eventy w metaverse

W 2023 po raz pierwszy zdecydowano się przenieść Fashion Week do metaverse. Oczywiście tradycyjne pokazy mody również się odbyły, ale nowością były te w przestrzeni wirtualnej. Była to seria 4 pokazów pod hasłem Future Heritage. Wydarzenie składało się z pokazów mody, afterparty, rozmów, zakupów. Można było tam zobaczyć tak kultowe brandy, jak Dolce&Gabbana czy Tommy Hilfiger. Istnieje mnóstwo narzędzi do wykorzystania na Twoim evencie..Od prostych aplikacji do oceny prelegentów, przez zanurzenie uczestników w świecie wirtualnym jako rozrywkę, do całkowicie futurystycznego wydarzenia w metaverse.

Artykuły które mogą Cię zainteresować:

• Event marketing w 2023 roku – 5 trendów, które musisz znać!
• 10 najczęstszych błędów podczas planowania strategii marketingowej w małej firmie

Organizując imprezy i inne wydarzenia dla bliższych i dalszych znajomych czujesz się jak ryba w wodzie? A może kochasz wielkie widowiska i marzysz o tym, by móc zarządzać nimi na backstage’u? Event management to świetny sposób na sprawdzenie swoich kompetencji organizacyjnych, tych w zakresie rozwiązywania problemów i umiejętności pracy z ludźmi. Dodatkowo, gdy praca przynosi efekty nie tylko w postaci udanej imprezy, ale także jako doskonałe narzędzie marketingowe klienta, to zarządzanie wydarzeniami niesie za sobą ogromną satysfakcję! Nie od razu jednak Rzym zbudowano! Sprawdź 10 wskazówek, które pomogą Ci rozpocząć podróż jako event manager!

1. Zawsze ustalaj mierzalne oczekiwania i realistyczne cele.

Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu, upewnij się, że rozumiesz, co trzeba zrobić i ile czasu powinno Ci to zająć. Ustal wszystkie szczegóły z klientem tak, abyś mógł skutecznie zarządzać swoim czasem i czasem osób, które będą z Tobą w ramach tego zadania współpracować. Czas jest najwyższą wartością w tej branży i lepiej już na samym początku zaprzyjaźnić się ze sposobami na to, jak nim dobrze zarządzać.

2. Zorganizuj się!

Możesz korzystać z papierowych planerów i kalendarzy albo narzędzi cyfrowych – jak wolisz! Jako event manager po prostu musisz polubić się z dobrą organizacją. Dlaczego? Śledzenie zadań, terminów i budżetów sprawia, że nic nie umyka uwadze podczas planowania. Zapoznaj się z podstawowymi narzędziami (ich listę znajdziesz tutaj: https://kalewski.com/tresci/jak-zaplanowac-rok-marketingowy-o-narzedziach-ktore-musisz-znac/) i zacznij z nich korzystać do budowania relacji z klientami i skutecznej komunikacji z zespołem.

3. Buduj relacje z dostawcami i podwykonawcami.

Dobrze wyselekcjonowani partnerzy biznesowi to połowa eventowego sukcesu. Współpraca z dostawcami jest niezbędna podczas każdego udanego wydarzenia. Sprawdź potencjalnych partnerów z wyprzedzeniem, abyś mógł negocjować ceny i zabezpieczyć umowy bez opóźnień i zamieszania. Dbaj o relacje, dotrzymuj terminów i przekazuj jasne i treściwe komunikaty. Odbieraj telefon i na bieżąco odpisuj na maile, a współpraca z Tobą będzie kojarzyła się po prostu dobrze.

4. Nie zapomnij o researchu.

Skuteczny event manager to doskonały… detektyw kryminalny! Stałe pogłębianie wiedzy daje Ci przewagę nad konkurencją i gwarancję wpasowania się w klucz klienta. Jeśli chcesz, aby Twoje oferty wygrywały, a ludzie walili na Twoje wydarzenia drzwiami i oknami, to musisz przygotowywać event pod ich oczekiwania. Wykorzystaj media społecznościowe, kampanie marketingowe i stronę klienta, aby dowiedzieć się o nim i jego odbiorcach jak najwięcej – w ten sposób zacznij projektowanie każdego wydarzenia.

5. Ustal budżet i trzymaj się go!

Jednym z najważniejszych aspektów zarządzania imprezą jest ustalenie budżetu. Określ, ile środków należy przeznaczyć na każdy element imprezy, czyli m.in. na:

• rezerwację hotelu,
• transport, transfery i parkingi
• catering,
• atrakcje, warsztaty i pokazy
• dekoracje, wystrój, scenografię, meble
• oprawę muzyczną, konferansjera i artystów,
• a może na dodatkowe gifty dla gości?

Przygotowując ofertę, miej pewność, że nie przekroczysz limitów, które założył klient. Gospodaruj budżetem mądrze, a tam, gdzie to możliwe – negocjuj cenę.

6. Zawsze zgodnie z prawem

Podczas zarządzania wydarzeniami nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem, dlatego jako event manager musisz być przygotowany na fakapy! Uważnie sprawdź umowy z klientem i wszystkimi podwykonawcami. Nie zapomnij o regulaminach dotyczących przetwarzania wizerunku i zgodach RODO. Bądź pewny, że opłaciłeś ZAIKS, wykupiłeś zgody i masz odpowiednie pozwolenia, na przykład na użycie dymu w hotelu. Gdy event już się rozpocznie, Ty masz być w pełni skupiony na tym, by nim zarządzać – pewności doda Ci znajomość zapisów w umowach i dopięcie na ostatni guzik wszelkich formalności.

7. Komunikuj się! Jasno i często.

Komunikacja to podstawa! Jest kluczowa zarówno podczas pracy z klientem, jak i z podwykonawcami. Pracuj na spójnych dokumentach i aktualnych harmonogramach. Zawsze komunikuj zbliżające się zagrożenia i poślizgi. A gdy dzieje się coś złego – nigdy nie unikaj konfrontacji! Naucz się przyjmować informację zwrotną i cały czas doskonal swoje umiejętności interpersonalne – inwestycja w nie na pewno przyniesie Ci wiele korzyści, nie tylko w eventach!

8. Praca ma nieść fun

Eventy nie bez powodu kojarzą się przede wszystkim z dobrą zabawą. Każde z nich może przynieść Ci nowe wyzwania, dzięki którym nie tylko rozwiniesz swoje kompetencje, ale i będziesz się dobrze bawić! Tuż przed startem wydarzenia, poświęć trochę czasu dla siebie. Pozwól sobie chociaż na godzinny odpoczynek i doprowadzenie siebie do idealnego stanu. Szybki prysznic, elegancki dress code – jak na kapitana imprezy przystało!

9. Dbaj o siebie!

Zarządzanie wydarzeniami bywa stresujące, więc upewnij się, że dbasz o swój work-life balance! A już podczas ostatniej części projektu, sen i wysokojakościowe jedzenie to podstawa. Zamień energetyki i kawę na izotoniki i owocowe szejki. Pozwól sobie na przerwę, by Twoja głowa mogła odpocząć. Dobra książka w walizce albo przesłuchanie podcastu to świetne sposoby na odciągnięcie myśli od zbliżającego się wydarzenia. Poza tym celebruj małe zwycięstwa! Każda udana realizacja to powód do, choćby skromnego, świętowania.

10. Pamiętaj, dlaczego to robisz.

Na koniec: w chwilach słabości przypominaj sobie, co stało za Twoim wyborem ścieżki zawodowej. Wydarzenia łączą ludzi w wyjątkowy sposób, a zarządzanie eventami i projektowanie niepowtarzalnych doświadczeń uczestników przynosi naprawdę sporo satysfakcji. To wyjątkowy zawód – nie zapominaj, dlaczego go wykonujesz! Pierwsze kroki event managera wymagają sporo samodyscypliny i przyjmowania wielu lekcji naraz. Jeśli jednak postawisz je prawidłowo, możesz zagwarantować sobie pasjonującą ścieżkę kariery, która będzie przepełniona różnorodnymi możliwościami. Pamiętaj, eventy potrzebują ludzi dobrze zorganizowanych i kreatywnych, ale i też trochę szalonych – takich, którzy nie boją się próbować nowych rzeczy. To jak, zaczynasz swoją karierę? :)

Lubisz świeże treści? Sprawdź również:

• 🎯 Trendy eventowe i marketingowe na 2023 - sprawdź co wydarzy się w tym roku!
• ⌛️ Dlaczego nie planować roku w styczniu - 20 narzędzi marketingowych "must know"
• 📣 Jak i po co organizować wydarzenia firmowe?

Ostatnie lata to dla zajmujących się event marketingiem istny rollercoaster! W końcu wywołane pandemią lockdowny i ograniczenia najbardziej dotknęły właśnie branżę eventową. Choć już w minionym roku mogliśmy zaobserwować powrót do organizowania wydarzeń stacjonarnych, to najbliższe kilkanaście miesięcy może przynieść o wiele więcej niż tylko wielkie odrodzenie się branży. Trudno jest przewidywać i gdybać, ale poniżej znajdziesz kilka słów na temat tego, co już od jakiegoś czasu przejawia się w świecie eventów. Bądź na bieżąco z nowościami – sprawdź trendy!

Spotykajmy się „na żywo”!

Teamsy, webinary i szkolenia online przejdą do historii? Na pewno nie, bo za bardzo się do nich przyzwyczailiśmy. Musimy być jednak gotowi na to, że społeczeństwo spragnione jest udziału w tak zwanych wydarzeniach osobistych. Zmęczeni spotkaniami wirtualnymi i hybrydowymi, potrzebujemy dostarczać sobie emocji i doświadczeń wywoływanych energią spotkań w świecie rzeczywistym. Ale pamiętajmy też o tym, że odbiorcy naszych realizacji oczekują niepowtarzalnych doświadczeń. Dlatego też powinno zacząć nam zależeć na tym, by eventy stawały się jak najbardziej unikatowe i personalizowane. Wydarzenia online nie zaspokajają wszystkich naszych potrzeb. Nie oznacza to oczywiście, że odejdą one w niepamięć – wręcz przeciwnie. Stawiałbym raczej na to, że organizatorzy wydarzeń zdalnych będą musieli dostosować swoją ofertę do coraz to bardziej wymagających klientów – oczekujących wysokiej jakości, szerokiego zasięgu i dostarczenia rzeczowych danych po zakończeniu eventu online.

Event = narzędzie

Mam nadzieję, że w 2023 roku już wszyscy w branży eventowej będą działać z myślą, że organizowanie dla samego organizowania jest naprawdę bez sensu! Eventy mogą i mają realizować różne cele biznesowe – więcej napisałem o nich tutaj: Czy warto organizować eventy w firmie, a jeśli tak to jak to zrobić? Zacznijmy zatem wydarzenia traktować jako narzędzia do realizowania strategii marketingowej, a także działań z zakresu Employer Branding oraz Candidate Experience! Eventy zaczynają realnie wspierać procesy rekrutacyjne – dzięki nim możemy lepiej poznać kandydatów, przygotować dostosowane do ich potrzeb kampanie rekrutacyjne i otrzymać cenny feedback po zakończeniu kampanii.

Eventy a światowe idee

Wydarzenia, takie jak pandemia koronawirusa i wybuch wojny w Ukrainie, nieco (co jest oczywiście naturalne, biorąc pod uwagę charakter tych wydarzeń) zmieniły optykę w sprawie głównych wyzwań XXI wieku. W 2023 najprawdopodobniej wrócimy z jeszcze większym zaangażowaniem do dyskusji na temat troski o środowisko. W końcu sprawy związane z klimatem nie przestały mieć znaczenia, a wręcz przeciwnie – negatywne skutki globalnego ocieplenia nasilają się coraz bardziej. A jak to wpływa na branżę eventową? Organizatorzy wydarzeń muszą być gotowi na dostosowanie swojej oferty do współczesnych, zaangażowanych (chociażby tylko emocjonalnie) w sprawy klimatyczne odbiorców. Popularne będą zatem eventy świadome ekologicznie, wydarzenia przyjazne dla środowiska, dostarczanie rozwiązań wpisujących się w realizowanie celów zrównoważonego rozwoju i działania wspierające ograniczanie ilości odpadów. Coraz więcej marek zaczyna również inwestować swoje zasoby w działania z zakresu CSR, czyli społecznej odpowiedzialności biznesu. Realne działanie dla otoczenia przedsiębiorstwa może przejawiać się również w ramach event marketingu. Dlatego też puste, bezsensowne wydarzenia, które nie zostawiają po sobie pozytywnego śladu… są już zdecydowanie passé!

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w eventach

W ostatnim czasie dużo mówi się o wykorzystaniu AI w marketingu, próbując jednocześnie przewidzieć, jak jej rozwój wpłynie na pracę grafików czy copywriterów. Sztuczna inteligencja wkracza również zdecydowanym krokiem do świata eventów. A właściwie to staje się narzędziem pracy event managerów.Eventboty, czyli chatboty ułatwiające pozyskiwanie informacji o konkretnych wydarzeniach, wykorzystanie „głębokiego uczenia się” do projektowania bardziej osobistych wrażeń odbiorców, uproszczenie sesji networkingowych (na przykład poprzez kategoryzowanie uczestników), analiza i interpretowanie danych w trakcie zdarzenia (w tym stopnia zaangażowania i satysfakcji uczestników), automatyzacja procesów podczas planowania i organizowania – to tylko kilka z już wdrażanych rozwiązań wykorzystujących AI w eventach. Jak widać, dzięki sztucznej inteligencji możemy znacznie ułatwiać pracę event managerom i wznieść organizowane wydarzenie na wyższy poziom – nie bójmy się zatem nowych technologii w 2023 roku!

VR-owe szaleństwo

A skoro o nowych technologiach już mowa, to warto wspomnieć również o prężnie rozwijającej się gałęzi VR. Team building, współdzielenie emocji z innymi, grywalizacja, synchroniczne pokazy – wszystko to możemy realizować w eventach dzięki wirtualnej rzeczywistości. Staje się ona coraz bardziej znanym i rozpoznawalnym medium. Jeśli dopasujemy jej treść do grupy docelowej i celu wydarzenia, możemy w prosty sposób (korzystając z gotowych na rynku aplikacji) zachwycić uczestników. Dziś VR oferuje już rozwiązania, które dostosujemy do niemalże każdej branży (w VR-arze można przeprowadzać operację serca, pływać z delfinami, a nawet… uczestniczyć w mszy świętej). Organizujesz integracje dla pracowników, szkolenia lub konferencje? Sprawdź, czy kolejną realizację uda Ci się wzbogacić o wejście do świata VR!Rok 2023 będzie czasem nowych rozwiązań eventowych i upowszechnienia się tych, które tworzone są za pomocą nowoczesnych technologii. Jednocześnie wzbudzi potrzebę przekładania filozofii zero-waste na wydarzenia, a na pierwszym miejscu postawi odbiorcę i jego osobiste doświadczenia. Dostosowując naszą ofertę do przewidywanych trendów pamiętajmy także o sytuacji ekonomicznej, mającej również ogromne znaczenie dla branży eventowej. Niestety, część klientów będzie szukała oszczędności właśnie w działaniach eventmarketingowych, dlatego warto przygotować dla nich, korzystne dla obu stron, propozycje.

Zobacz inne treści dotyczące event marketingu:

• Jak zaplanować rok marketingowy [TUTORIAL]
• Zawód Event Manager - praca marzeń?