Pandemia, jak nic innego nauczyła nas organizować eventy online, także te niecodzienne, jak chociażby firmową wigilię. Co wiemy dzisiaj na temat świątecznych form zdalnych? Czy ta forma może na stałe wpisać się w kalendarz wydarzeń w Twojej firmie? Przeczytaj o konkretnych pomysłach na zdalne Święta w pracy i wnioskach zbieranych przez prawie dwa lata – ta wiedza może Ci się przydać, nawet jeśli już dawno zapomniałeś o Covidzie!

Wigilia online w Twojej firmie - kiedy to rozwiązanie się sprawdza?

Niestety, obserwując sytuację w Azji nie mamy pewności, czy SARS-COV-2 nie nawiedzi kolejny raz naszego miejsca pracy. Powody sanitarne nie są jednak jedynymi powodami, dla których część pracodawców zdecyduje się w tym roku na świąteczne spotkanie w formie zdalnej. W niektórych środowiskach pracy (na przykład wśród przedstawicieli branży IT lub innych, które opierają się głównie na pracy zdalnej) wydarzenia online weszły już do organizacyjnych standardów. Zebranie w jedno miejsce pracowników z różnych miast - funkcjonujących offline i online - bywa zbyt dużym wyzwaniem logistycznym. Spotkać się online dla takich zespołów jest po prostu wygodniej i, biorąc pod uwagę postpandemiczne przyzwyczajenia, nie jest to nienaturalne. Do tego dochodzi aspekt finansowy — wigilia online to znacznie mniejsze koszty niż impreza na sali, noclegi dla przyjezdnych itd.Jeśli jesteś w tym roku odpowiedzialny za przygotowanie zdalnego świątecznego spotkania, możesz opierać się na doświadczeniach innych - w końcu to nie pierwszy grudzień, w którym będą odbywały się takie wydarzenia. Wykorzystaj sprawdzone pomysły z poprzednich lat i przygotuj wyjątkową wigilię, na którą nie trzeba będzie wychodzić z domu!

Pomysły na wirtualną Wigilię firmową

Przywykliśmy do wideokonferencji, więc zdalne połączenie się na wigilijne spotkanie nie powinno stanowić dla nikogo większego problemu. Złożenie życzeń i uroczyste podsumowanie roku może jednak nie wystarczyć, by wszyscy z zadowoleniem wyłączyli komputery i wrócili do przygotowań do świąt w domu… Co w takim razie możesz zorganizować w ramach wirtualnej wigilii firmowej?

• wspólny unboxing niespodzianek online - zadbaj o przesyłkę świątecznych upominków, która trafi wcześniej do domów pracowników. Dobrze, gdyby prezenty były w miarę możliwości spersonalizowane. Na spotkaniu możesz poprosić o otwarcie paczek i podzielenie się wrażeniami. Dobrym pomysłem jest także przygotowanie firmowego gadżetu ze świątecznym motywem, na przykład bluz lub kubków z Waszym logiem w wersji bożonarodzeniowej.
• warsztaty online uzupełniające spotkanie o niestandardową atrakcję. Dzisiaj już wiemy, że wiele aktywności jesteśmy w stanie przenieść na spotkanie zdalne. Potrzebujemy tylko pomysłu na to, czego chcemy się nauczyć (mamy szeroki wybór: - warsztatów barmańskich,- gotowanie, - hand made np: robienie świątecznych stroików, komponowanie własnych zapachów, świeczek z węzy pszczelej

i charyzmatycznego prowadzącego, który aktywizuje uczestników po drugiej stronie ekranu. Pamiętaj, że materiały do warsztatów muszą do wszystkich dotrzeć odpowiednio wcześnie!

• nagranie świątecznego teledysku, czyli integracja i pamiątka na długie lata. Do tego zadania warto przygotować się z wyprzedzeniem, by rozdzielić zadania, ustalić scenariusz i wybrać świąteczną piosenkę, która spodoba się wszystkim!
• teleturniej online i inne formy grywalizacji – teambuilding w wersji świątecznej. Rywalizacja pobudzi do większego zaangażowania podczas Wigilii. Możesz podzielić uczestników na zespoły, w których pracują na co dzień albo wręcz przeciwnie – zaproponować mieszane składy. Dzięki możliwości tworzeniu pokoi w ramach spotkań online uczestnicy mogą wykonywać przeróżne zadania w małych grupach, a następnie na forum dzielić się rezultatami
• dedykowaną grę komputerową w wersji multiplayer — obudź ducha rywalizacji drzemiącego w uczestnikach;
• gala w formie wirtualnego studia — w końcu wigilia to doskonały czas na wręczenie podziękowań i podsumowanie roku pracy firmy;
• wyzwanie sportowe — w którym to każdy uczestnik indywidualnie pracuje nad wspólnym celem, na przykład przebiegnięcia określonej liczby kilometrów
• show, standup, kabaret, koncert — każdą sztukę da się przenieść do świata online!
• akcję CSR-ową — czyli coś pozytywnego dla nas i otoczenia. Wigilię można połączyć z licytacjami online na charytatywny cel lub zbiórkami dla schronisk w miastach, w których pracują poszczególne oddziały.

Bez względu na to, czy nie możesz zorganizować wigilii stacjonarnej ze względów sanitarnych (szalejąca grypa i inne wirusy znacznie ograniczają nasze możliwości), czy jest to trudne ze względów logistycznych lub finansowych, nie rezygnuj ze świątecznej akcji dla Twojej firmy! Jeśli nie masz czasu na przygotowanie atrakcji online, ogranicz spotkanie do złożenia życzeń przez zarząd i drobnego upominku (nawet w formie vouchera dostarczonego online) – pracownicy na pewno docenią ten gest.

Popandemiczne przyzwyczajenia. Jak świętować bezpiecznie?

Decyzja o zorganizowaniu wigilii w formie stacjonarnej nie oznacza skreślenia zasad dotyczących pandemicznych obostrzeń. Nie chcemy w końcu, by wszyscy goście naszej imprezy się rozchorowali i Święta spędzili w łóżkach. Niestety – w dzisiejszych czasach zorganizowanie eventu dla wielu osób niesie za sobą takie ryzyko. Dlatego przed startem świątecznego spotkania:

• zadbaj o odpowiednią ilość płynu dezynfekującego i dostęp do dozowników,
• postaw na przekąski, które nie wymagają dotykania przez gości wspólnych sztućców, czyli tzw. fingerfoods czy małe deserki,
• możesz umożliwić pracownikom wykonanie testu na COVID-19 przed przyjazdem na spotkanie,
• nie zapomnij o odpowiedniej wentylacji i wietrzeniu pomieszczenia, w którym odbywa się impreza.

Choć pandemiczne obostrzenia bywają zmorą każdego event managera, pozwalają także wyzwolić w nas kreatywność. Być może w tym roku nie odśpiewacie wspólnie kolędy przy stole, ale za to odkryjecie nowe talenty w ramach świątecznego projektu online? Magia świąt jest przecież nieograniczona! ;)

Najlepsza praca? Wielu z nas odpowie: taka, w której dużo się dzieje! Organizacja wydarzeń to ciągłe podnoszenie kompetencji, praca w zmieniających się warunkach i nowe wyzwania na każdym kroku. Teoretycznie każdy może dziś zacząć w tym kierunku karierę – nie trzeba mieć do tego ukończonych specjalnych studiów czy kursów. Zanim jednak zdecydujesz się wkroczyć do świata eventów, sprawdź, jak wygląda taka codzienność!

Z tego artykułu dowiesz się:

• na czym polega praca w branży eventowej,
• jak zacząć organizować eventy,
• po co event managerowi analityczne myślenie i umiejętność… improwizacji!

Branża eventowa z szerokiej perspektywy

Myśląc event mamy przed oczami wielką festiwalową scenę, otwarcie igrzysk, konferencję naukową lub wyjazd firmowy na narty. To jednak tylko efekt końcowy wielo tygodniowego procesu, na który składają się różne elementy, oraz praca sztabu ludzi. Od pozyskania zlecenia (briefu), ustalanie szczegółów, harmonogramów, dobierania elementów, podwykonawców, tworzenia oferty graficznej, kosztorysów aż po procesowanie umowy i realizację a często i to nie jest końcem. Organizacją wydarzeń nie zajmują się wyłącznie agencje eventowe. Pracę jako Event Coordinator, Creative Manager, Event Planner czy Event Executive możesz zacząć w hotelu, klubie, domu kultury, organizacji turystycznej czy agencji marketingowej.W pocovidowym świecie eventy wracają do łask, ale wiele agencji właśnie przez COVID-19 zniknęło – sporo dobrych event managerów zmieniło pracę, a firmy kierunek swojej działalności. Nie ma na co czekać – odradzająca się branża cierpi na brak kreatywnych głów i rąk do pracy!

Jak być eventowym ogarniaczem i nie zwariować?

Decydując się na karierę eventowca, warto wziąć pod uwagę różnorodność projektów, które przyjdzie nam prowadzić. Często mówi się, że specjalista w tej branży musi znać się na wszystkim – i jest w tym ziarnko prawdy. Zdarza się, że jednego dnia organizujemy koncert charytatywny, a drugiego otwarcie salonu motoryzacyjnego. Aby dostosować koncepcję eventu do grupy docelowej, a podczas samej imprezy czuć się jak ryba w wodzie, dokładny research i uważne wsłuchiwanie się w potrzeby klienta trzeba postawić na pierwszym miejscu.

Dobry event manager to taki, który potrafi słuchać, sprawnie formułować myśli i skutecznie wcielać w życie wyniki pracy kreatywnej. Szczególnie podczas pierwszych tygodni pracy niezbędna jest umiejętność przyjmowania feedbacku od bardziej doświadczonych pracowników i otwartość na to, co nowe – w końcu pierwsze zadania, a potem samodzielne projekty, jak w każdej branży na początku, będą wywoływać stres bądź zwyczajne zagubienie w natłoku informacji.

Nikt nie oczekuje, że od razu zorganizujesz bal na pięćset osób – kompetencje organizacyjne przyjdą wraz ze zdobywaniem doświadczenia. Nowe informacje i nowe oczekiwania klientów nie znikną z upływem lat – każdy projekt to okazja do rozwoju swoich umiejętności. Każdy projekt to także ryzyko pomyłek, błędów i czynników, na które najzwyczajniej w świecie nie mamy wpływu. To właśnie dlatego tak cenna jest umiejętność improwizacji i szybkiego reagowania na nieprzewidziane sytuacje.Decydując się na pracę w agencji, możesz mieć do czynienia z różnymi modelami pracy. W jednej z firm będziesz mieć odpowiedzialność od A do Z, czyli od pozyskania klienta aż po realizację, w innej natomiast twoim zadaniem będzie jedynie wycinek wydarzenia, na przykład kreacja czy strategia.

Bez względu jaki model pracy przyjmuje agencja na początku będzie dużo szukania:

• lokalizacji, obiektów sal, przestrzeni konferencyjnych,
• dobieranie ekipy technicznej, wykonawców, artystów i konferansjerów,
• research atrakcji, elementów dodatkowych, pokazów, warsztatów czy wystąpień,
• zbieranie ofert, porównywanie cen i jakości, selekcjonowanie.

To szukanie przekłada się na szeroką wiedzę. Z czasem będziesz coraz mniej szukać, a coraz więcej wiedzieć, a przygotowanie sensownej oferty zajmie Ci dużo mniej czasu.

Podróżowanie, pakowanie… i tak w kółko – układanka zwana eventem

Lubisz podróżować? Świetnie! Jeśli chcesz pracować w branży eventowej, to tego ci na pewno nie zabraknie! Zaprzyjaźnij się z samochodem – przyda ci się nie tylko, by przedostać się z miasta A do miasta B, ale i przewieźć najważniejsze rzeczy na organizowaną imprezę. W końcu nie przygotujemy firmowego pikniku bez rzutnika i projektora (a, i bez dostępu do prądu też się nie uda 😉).

Wyjeżdżać będziesz również na spotkania z klientami oraz wizje lokalne (czasem na płytach lotnisk, plażach, a nawet szczerym polu). Hotele, sale konferencyjne, kina czy hale targowe – te wszystkie miejsca trzeba zobaczyć, by móc wyobrazić sobie i dobrze zaplanować event. Zatem poza miłością do podróży i kierownicy, w tej branży przydaje się także wyobraźnia przestrzenna!

Dopinanie na ostatni guzik – wisienka na torcie pracy event managera

Jeśli chcemy uniknąć przykrych niespodzianek i rozczarowanych min klientów, musimy zadbać o szczegóły. Każde wydarzenie to kilkadziesiąt (jak nie kilkaset!) rzeczy do załatwienia przed samym eventem – spięcie budżetu, zadbanie o bezpieczeństwo i ochronę, przygotowanie scenariusza imprezy i tak dalej, i tak dalej. Hotel, catering, muzyka – to puzzle, a ich złożeniem w całość zajmuje się właśnie event manager. Za każdym razem możemy jednak trafić na inne elementy układanki – wymagania klientów są bardzo różne, a jeden projekt to czasami kilka miesięcy intensywnych przygotowań. To, co charakteryzuje pracę w eventach to dynamiczne tempo, ale i ogromna różnorodność realizowanych projektów.

Eventy to praca dla ludzi spontanicznych, ale nie jest to praca na spontanie. W tej branży doskonale odnajdą się osoby kreatywne, elastyczne i dynamiczne, ale tylko wtedy, gdy będą jednocześnie dobrze zorganizowane i skrupulatne. Eventy nie wybaczają błędów. To estetyka i dbałość o szczegóły są tym, na co goście zwracają uwagę w pierwszej kolejności. Dlatego lepiej jest zainwestować więcej godzin w dobrze przygotowany plan działań niż świecić oczami i palić się ze wstydu przed klientem, bo zapomnieliśmy o jednym ważnym elemencie.

Przed wyruszeniem w drogę należy zebrać drużynę…

Zadaniowy tryb pracy to nie jedyna kwestia, o której warto pamiętać przed wyborem tego zawodu. Każdy event to projekt, który wymaga sprawnego zarządzania grupą ludzi. Event manager to dyrygent koordynujący pracą ogromnej orkiestry. W jej skład wchodzą m.in.: technicy budujący scenę, makijażystki, hostessy, dźwiękowcy, catering, barmani, fotografowie, tancerzy i specjaliści od social mediów. Nad jednym eventem mogą pracować setki osób – umiejętności liderskie i komunikacyjne to podstawa!

Jeśli masz już ekipę, zaakceptowany budżet, rozdzielone zadania i rozpisany plan nie pozostaje nic innego, jak zacząć tworzyć coś niesamowitego! W tym zawodzie wiele zależy od ciebie. Duża odpowiedzialność wiąże się jednak z dużą satysfakcją na koniec projektu. Energia, nawzajem napędzający się ludzie i poczucie sukcesu, gdy zgasną ostatnie światła – to właśnie takie rzeczy sprawiają w tym zawodzie największą frajdę!

Kariera event managera – sprawdź, czy jest dla ciebie!

W karierze event managera musisz liczyć się z pracą z wieloma ludźmi o różnych charakterach i temperamentach. Twoi pracodawcy będą wymagali od ciebie multizadaniowości i gotowości na ciągły rozwój. To praca, która przynosi ogromną satysfakcję, ale niesie za sobą także sporo wyrzeczeń (spowodowanych na przykład wieloma wyjazdami służbowymi).

Podsumowując, warto sprawdzić swoich sił w branży eventowej, jeśli jesteś osobą, która:

• kocha podróże i poznawanie nowych miejsc,
• uwielbia nawiązywać znajomości, a w komunikacji z innymi czuje się swobodnie i pewnie,
• lubi poczucie sprawczości i ceni sobie możliwość wpływu na wynik końcowy,
• nie boi się wyzwań i brania odpowiedzialności za powierzone zadania,
• jest kreatywna, elastyczna, asertywna i przede wszystkim – dobrze zorganizowana!

A jak zacząć?

Jesteś na początku kariery zawodowej i chcesz sprawdzić, czy nadajesz się do organizacji wydarzeń? Sposobów na start jest kilka:

1. aplikuj na praktyki bądź staże proponowane przez agencje eventowe i marketingowe,
2. angażuj się w wolontariaty i projekty studenckie – koordynowanie akcji poboru krwi i wsparcie organizacji Juwenaliów to nie tylko cenne wpisy do CV, ale i zdobywanie nowych umiejętności. Osoby, które chcą się przebranżowić bądź poszerzyć swoje kompetencje o organizację eventów, mogą skorzystać ze specjalistycznych szkoleń i kursów.
3. zgłoś się do agencji w sezonie czerwiec – wrzesień (to najbardziej gorący okres dla każdej agencji eventowej), wówczas każde ręce do pomocy się przydają. Jeśli okaże się, że jest w Tobie to coś, to być może manager da Ci szansę spróbować swoich sił na pokładzie zespołu! Powodzenia!

Zanim rzeczywistość zmieni się w błyszcząco-czerwono-złotą, a z głośników ze wszystkich stron zaśpiewa nam Mariah Carey, warto przemyśleć organizację tegorocznej Wigilii w Twojej firmie. To w końcu jedyna taka impreza w roku – odpowiednie przygotowanie i dostosowanie atrakcji do oczekiwań uczestników pozwoli zapamiętać ją na długo!

Krok 1. – Posłuchaj, co mówią inni!

Zanim zaczniesz załatwiać kwestie organizacyjne, zastanów się (najlepiej ze swoim zespołem!), po co tak naprawdę chcecie zorganizować świąteczne spotkanie i czego od niego oczekujecie. Warto zadać sobie pytania o cele, o to, co chcielibyśmy, by uczestnicy z tej imprezy zapamiętali i jak się na niej czuli. Od poprzedniej Wigilii firmowej minął prawie rok – przemyśl, jakie wnioski można wyciągnąć z przeszłości. W okresie Bożego Narodzenia mało osób zdecyduje się na udzielanie negatywnego feedbacku – dziś, na chłodno, możesz o tamtą imprezę szczegółowo wypytać. Wszystko po to, by wiedzieć, jakich błędów nie popełniać i co można dzisiaj zorganizować lepiej. Zapytaj swoich kolegów i koleżanki o to, czy chcą uczestniczyć w wyborze miejsca i atrakcji. A może wolą mieć niespodziankę? Najważniejsze, by podczas przygotowań do tak ważnego wydarzenia nikt nie czuł się pominięty!

Krok 2. – Forma ma znaczenie

Zebrane informacje w poprzednim kroku doskonale podpowiedzą Ci, jaką formę powinno przyjąć Twoje wydarzenie. Czy będzie to spotkanie przy tradycyjnym wigilijnym stole? Z łamaniem się opłatkiem? A może X-mas Party w klubie? A może w ogóle zrezygnować ze stacjonarnej imprezy i zorganizować kilkudniową wycieczkę z atrakcjami? Jak to mówią, sky is the limit! To, co ważne to spójność wszystkich elementów tego eventu. Możemy zdecydować się na bardzo formalny klimat i spotkanie przy barszczu z uszkami w restauracji lub spróbować czegoś w innym stylu – świątecznego karaoke czy jakiś elementów grywalizacji, a nawet konkursu na najbrzydszy świąteczny sweter na imprezie. Jeśli w firmie stawia się na sport, dobrym pomysłem będzie organizacja mikołajkowego biegu. Wigilii mogą towarzyszyć także warsztaty, które czegoś nas nauczą – na przykład kreatywnego pakowania prezentów, zdobienia bombek bądź robienia świątecznych kartek. Żadna forma pracowniczej Wigilii nie jest zła. Musi być tylko dobrana do potrzeb i oczekiwań uczestników. Rodzinne spotkanie ze Świętym Mikołajem, który przyniesie najmłodszym prezenty? Ono też jest okey!

Krok 3. – Określ miejsce i czas

Jeśli wiesz już, w jakim klimacie chcecie się bawić, to nadszedł czas na wybór miejsca Waszego spotkania. Możesz zaaranżować przestrzeń na terenie Waszego zakładu pracy, w sali konferencyjnej czy na stołówce albo zdecydować się na wynajem sali lub przestrzeni w hotelu czy restauracji. Wówczas musisz być gotowy na dopracowanie wielu elementów, ale możesz także zdać się na wsparcie specjalistów, którzy, szczególnie w okresie przedświątecznym, organizację firmowych Wigilii mają w małym palcu. Kiedy powinno organizować się takie spotkania? Ani za wcześnie – to wydarzenie akurat musi zostać zorganizowane w okolicy Bożego Narodzenia, ani za późno – weź pod uwagę, że niektórzy będą przed Świętami planowali urlop. Jeśli chcesz wynająć salę, lokalu szukaj z dużym wyprzedzeniem – w tym czasie będą mocno oblegane!

Krok 4. – Zadbaj o komunikację wydarzenia

Organizując imprezę, buduj napięcie. Spraw, by wszyscy czekali na firmową Gwiazdkę! Nastawienie pracowników jest kluczowe, dlatego informuj ich o wszelkich szczegółach odpowiednio wcześnie. Może warto, by byli oni nie tylko gośćmi na Wigilii, ale i w jakiejś części współorganizatorami tego eventu? Przecież możesz ich poprosić o przygotowanie jakiegoś elementu albo przyjście ubranym na przykład na czerwono. Kiedy czujemy się zaangażowani, bardziej nam zależy – a w przypadku takiej imprezy powinno wszystkim zależeć na dobrej atmosferze i znakomitej zabawie. To w końcu Święta – najlepszy czas w roku!Zadbaj o komunikację wizualną, utwórz wydarzenie na Facebooku, a na samym evencie zorganizuj ściankę do zdjęć ze świątecznymi gadżetami. Niech w sieci będzie głośno o Waszym spotkaniu! Przemyśl również sprawę gości specjalnych – czy chcecie bawić się tylko we własnym gronie? A może takie spotkanie jest okazją do zaproszenia kogoś z zewnątrz, na przykład wieloletnich partnerów?

Krok 5. – Włóż coś pod choinkę!

Końcówka roku sprzyja podsumowaniom. Firmową wigilię można połączyć z rozdaniem wyróżnień i nagród. W ramach rozdawania upominków – czy to pracownikom czy partnerom, warto sprawdzić panujące trendy. Kilka pomysłów na prezenty pod choinkę:

• vouchery, bony i karty prezentowe (na masaże, kolację w restauracji czy do konkretnych sklepów),
• słodycze (zwłaszcza, jeśli pracodawca przygotowuje paczki świąteczne dla dzieci pracowników),
• dobre wino,
• gadżety biznesowe – kalendarze, notatniki, eleganckie pióra,
• benefity, takie jak doładowanie karty Multisport czy obiady przedpłacone.

Święta – czas wrażliwości, czyli wigilijny CSR

W okresie świątecznym otwierają się nam serca. To czas różnych akcji charytatywnych, w które jako firma możecie się zaangażować. Zaproponuj akcję dodatkową do Waszego świątecznego spotkania – wsparcie organizacji non-profit, domu dziecka czy lokalnego schroniska dla zwierząt. Taka akcja często okaże się bardziej pożądana przez pracowników niż wydawanie pieniędzy na prezenty dla każdego z nich. Sama pracownicza Wigilia może być już zorganizowana w ramach pomagania innym. Wspólny wolontariat, gotowanie dla potrzebujących czy praca w magazynie Szlachetnej Paczki może połączyć członków Twojego zespołu lepiej niż niejedna impreza!

Świąteczny TIP na przyszłość: Słuchaj, Pytaj, Ewaluuj

Na koniec warto wspomnieć o tym, że każde wydarzenie firmowe warto ewaluować, to znaczy sprawdzać, jak się podobało i co można poprawić w przyszłości. Feedback możesz uzyskać w kreatywny sposób – ściśle powiązany z klimatem wydarzenia, jakie przyszło Ci organizować. Może to być rozmowa z pracownikami, ankieta, wykorzystanie strony internetowej zbierającej opinie, a nawet grywalizacja! Wigilia pracownicza to często jedno z ważniejszych zadań działu HR w grudniu. Jeśli do organizacji tego wydarzenia podejdziemy trochę bardziej kreatywnie, zdobędziemy feedback po zeszłorocznym spotkaniu i postawimy na dostosowanie eventu do potrzeb pracowników, może okazać się, że tym razem nie będzie to nudny obowiązek, a coś, co przyniesie “employer brandingowe” i długofalowe efekty dla całej firmy. W końcu to magiczny czas Świąt! 😉

Wyobraź sobie twój standardowy dzień w pracy. Przychodzi do ciebie przełożony i mówi: „Zorganizujmy…” (tu wstaw dowolne wydarzenie – szkolenie, jubileusz firmy lub spotkanie dla klientów). Ty już jednak wiesz, że słowo „zorganizujmy” oznacza, że to właśnie Ty wszystkim się zajmiesz!Jeśli słowo „event” wywołuje u ciebie dreszcze i masz ochotę krzyknąć: „Ale jak?!”, ten artykuł jest dla ciebie!Dowiesz się w nim:

• o strategicznym podejściu do organizowania eventów,
• jak eventy mogą stać się najskuteczniejszym narzędziem marketingowym,
• kiedy warto skorzystać ze współpracy z agencją,
• jakie cele można realizować poprzez organizację wydarzeń.

Organizacja eventu – samodzielnie czy z agencją?

Koordynacja wydarzenia to duże wyzwanie, nawet dla najbardziej doświadczonych pracowników działu HR, marketingu czy firm obsługujących klientów z zakresu public relations. Oczywiście, możemy podejść do tego zadania tak, jak do standardowego projektu – rozpisać jego cele, zadbać o budżet, przygotować harmonogram i rozdzielić zadania. Samodzielna organizacja wydarzenia daje przestrzeń do rozwoju i stanowi nowe doświadczenie zawodowe, trzeba jednak pamiętać, że może zająć bardzo dużo czasu. Research lokalizacji, firm cateringowych, porównywanie cen open barów, dobór atrakcji, zgody prawne i ubezpieczenia – załatwienie tych spraw może być czasochłonne i jeśli nie robimy tego na co dzień, to do ostatniej chwili nie mamy gwarancji na to, że nasz wybór będzie tym najlepszym. Eventy rządzą się swoimi prawami, więc jeśli nie czujemy się w tej kwestii odpowiednio doświadczeni, pomóc nam mogą specjaliści.Dobra agencja eventowa jest na wagę złota – nie tylko doradza, planuje i koordynuje twoje wydarzenie, pozostając z tobą w stałym kontakcie. Agencja ma być przede wszystkim partnerem, który ma nas chronić przed zbędnymi kosztami i informować o zagrożeniach, o których nie mieliśmy pojęcia. Przed wyborem takiego usługodawcy, warto sprawdzić jego doświadczenie. Zrealizowane przez agencję projekty nie tylko powiedzą nam więcej o tym, jaki firma ma status na rynku, ale i mogą inspirować podczas tworzenia koncepcji własnego wydarzenia. Postawienie na agencję z pewnością zaoszczędzi nam czasu na etapie organizacyjnym, jednak musimy pamiętać, że na początku będziemy musieli zainwestować go więcej. Dobrze przygotowany brief, rozmowy pogłębiające, kilka spotkań – ważne, by być pewnym, że agencja rozumie nasze cele.

Co może event?

Choć dla niektórych organizacja firmowych wydarzeń to przykry obowiązek, na każde wydarzenie możemy spojrzeć z szerszej perspektywy. Event może zdziałać wiele, ale tylko wtedy, gdy jest przemyślanym działaniem, a nie organizacją imprezy, bo „tak trzeba”, bo „zawsze tak było”, bo „trzeba się pokazać”. Pracę nad firmowym wydarzeniem warto rozpocząć od sięgnięcia po aktualną strategię bądź plan marketingowy firmy. Cele eventu powinny korespondować z celami zawartymi w tych dokumentach. Do zespołu planującego warto zaprosić przedstawicieli z działów personalnych, komunikacji wizerunku, a nawet sprzedaży. Jeśli nasza firma nie ma tak rozbudowanych struktur, planowanie powinno odbyć się w stałej współpracy z dyrektorem lub zarządem. Najczęstsze powody organizacji wydarzeń w firmie:

• jubileusz firmy,
• otwarcie nowej hali, zakładu, biura, zmiana siedziby, ważny kontrakt dla firmy,
• integracja pracowników – szczególnie w rzeczywistości pocovidowej, gdy zdarza się, że niektórzy jeszcze nigdy się nie widzieli,
• spotkanie z klientami bądź partnerami biznesowymi w nieformalnej atmosferze,
• wydarzenie rodzinne, piknik rodzinny, dzień dziecka w firmie,
• spotkania świąteczne, końcoworoczne, podsumowania,
• wyjazd dla najlepszych handlowców (na przykład jako nagroda za wyniki),
• konferencje branżowe, szkolenia firmowe, kongresy,
• wyjazd z najlepszymi klientami jako docenienie lojalności i współpracy,
• prezentacja nowej marki, brandu, modelu,
• rebranding firmy.

Najpopularniejsze cele event marketingu:

• WIZERUNKOWE, np. zwiększenie świadomości marki – tradycyjne kanały przestają wystarczać. To wydarzenia wywołują emocje, dzięki którym zwykły „odbiór” może zamienić się w przeżywanie i doświadczanie; np przez działania CSR-owe
• SPRZEDAŻOWE, np. generowanie leadów, a co za tym idzie przyciągnięcie nowych klientów i wzrost poziomu sprzedaży;
• OPERACYJNE, np. rekrutacja nowych pracowników, integracja zespołów – w końcu wizerunek dobrego pracodawcy jest dziś na wagę złota!
• EMPLOYER BRANDINGOWE, np. budowanie firmy od środka – traktowanie eventu jako narzędzia wewnętrznego employer brandingu.

Wskaźniki efektywności (KPI) zależą od obranego celu eventu. Jeśli jest to rekrutacja – sukces zmierzymy na przykład liczbą złożonych aplikacji, jeśli wzrost sprzedaży – liczbą nowych klientów. Imprezę mająca zwiększyć świadomość marki na rynku możemy podsumować na podstawie wejść na stronę internetową bądź na podstawie wzmianek w social mediach. Za to od pracowników uczestniczących w wyjeździe szkoleniowym możemy dostać już bezpośredni feedback. Wskaźniki, którymi będziemy mierzyć skuteczność wydarzenia warto określić już na samym początku – na przykład na etapie tworzenia briefu.

Event marketing – to się opłaca!

Twoja firma ma podpisać ważny kontrakt? Nic nie stoi na przeszkodzie, by to wydarzenie połączyć z konferencją prasową i zaprosić na nią lokalnych dziennikarzy. Masz za zadanie zrealizować z pracownikami charytatywne sadzenie drzew? Zaplanuj to podczas wyjazdu integracyjnego! Event marketing pozwala nam łączyć i realizować cele z wielu obszarów. Dzięki organizacji firmowych wydarzeń, możemy ze strategii marketingowej wycisnąć najwięcej esencji, a jednocześnie zaoszczędzić na budżecie. Kluczem jest przygotowanie się do tego na etapie planowania.

Gdzie szukać inspiracji na tworzenie unikatowych strategii event marketingowych?

Inspiracją do naszych działań powinno być środowisko lokalne, potrzeby przedsiębiorstwa i konsekwentne realizowanie strategii marketingowej wizji i misji naszej organizacji. Szalenie ważne jest, aby eventy nie były oderwane od naszych codziennych potrzeb i problemów, z którymi mierzy się firma. Event nie ma być sztuką dla sztuki i po prostu rozrywką. Zespół pracujący przy tworzeniu strategii marketingowych oraz przy planowaniu eventów powinien składać się z różnobarwnych postaci reprezentujących różne działy. To gwarancja na to, że nikt nie będzie rozczarowany. Dajemy tym samym dpoczucie, że nasi pracownicy mają wpływ na kierunek rozwoju naszej firmy. Workiem inspiracji oraz źródłem obecnych trendów rynkowych na pewno będzie agencja. Jeśli więc postawimy na ten wybór, ułatwi to nam proces planowania – wówczas warto rozważyć włączenie przedstawiciela agencji już na samym początku. Pozwoli nam to również dokładniej oszacować budżet poszczególnych działań.

Słowem podsumowania…

Bez względu na to, czy przyjdzie ci zorganizować event samodzielnie czy z pomocą agencji, przede wszystkim: nie panikuj! 😉 Planując wydarzenie stwórz harmonogram, listę zadań i zadbaj o podział zadań. Zanim jednak przejdziesz do organizowania wydarzenia odpowiedz sobie na 5 pytań:

• • Po co organizuję ten event?
  • Dlaczego ktoś miałby wziąć w nim udział?
  • Jaki cel (spójny ze strategią marketingową) realizuje to wydarzenie?
  • Czego oczekuję po jego zakończeniu?
  • Jak zmierzę jego wynik?

Wszystko już wiesz? To do dzieła! Powodzenia!

Pandemia, jak nic innego nauczyła nas organizować eventy online, także te niecodzienne, jak chociażby firmową Wigilię. Co wiemy dzisiaj na temat świątecznych form zdalnych? Czy warto organizować Wigilię pracowniczą, jeśli nie możemy spotkać się stacjonarnie? Przeczytaj o konkretnych pomysłach na pandemiczne Święta w pracy i wnioskach zbieranych przez prawie dwa lata – ta wiedza może Ci się jeszcze przydać!

Wigilia w Twojej firmie? Bądź gotów na organizacyjne zmiany!

Chociaż mogłoby się wydawać, że powoli zapominamy o maseczkach, dezynfekcji i codziennej liczbie zachorowań, nie mamy pewności, czy i tej zimy SARS-COV-2 nie nawiedzi kolejny raz naszego miejsca pracy. Wyobraź sobie sytuację, w której przygotowujesz firmową Wigilię – kolację w biurze z licznymi atrakcjami. Kilka dni przed wydarzeniem okazuje się, że spora część zespołów została wysłana na kwarantannę – właśnie ze względu na liczne zachorowania pracowników na COVID-19. W takim wypadku masz kilka możliwości – zaprosić na wydarzenie jedynie w pełni zdrowych pracowników (najlepiej, gdyby wykonali test przed przybyciem), odwołać całkowicie tegoroczne spotkanie, przesunąć je na inny termin lub… zorganizować tę imprezę zdalnie! Ta ostatnia opcja wiąże się z organizacyjnymi wyzwaniami, które jednak nie są nie do ogarnięcia. Twój plan B może być oparty na doświadczeniach innych. Wykorzystaj sprawdzone pomysły z poprzednich lat i przygotuj wyjątkową Wigilię, na którą nie trzeba będzie wychodzić z domu!

Pomysły na wirtualną Wigilię firmową

Przywykliśmy do wideokonferencji, więc zdalne połączenie się na wigilijne spotkanie nie powinno stanowić dla nikogo większego problemu. Złożenie życzeń i uroczyste podsumowanie roku może jednak nie wystarczyć, by wszyscy z zadowoleniem wyłączyli komputery i wrócili do przygotowań do Świąt w domu… Co w takim razie możesz zorganizować w ramach wirtualnej Wigilii firmowej?

• przesyłkę świątecznych upominków, która trafi wcześniej do domów pracowników. Dobrze, gdyby prezenty były w miarę możliwości spersonalizowane. Na spotkaniu możesz poprosić o otwarcie paczek i podzielenie się wrażeniami. Dobrym pomysłem jest także przygotowanie firmowego gadżetu ze świątecznym motywem, na przykład bluz lub kubków z Waszym logiem w wersji bożonarodzeniowej.
• warsztaty online uzupełniające spotkanie o niestandardową atrakcję. Dzisiaj już wiemy, że wiele aktywności jesteśmy w stanie przenieść na spotkanie zdalne. Potrzebujemy tylko pomysłu na to, czego chcemy się nauczyć (mamy szeroki wybór: od warsztatów barmańskich, przez gotowanie, po świąteczne stroiki czy komponowanie własnych zapachów) i charyzmatycznego prowadzącego, który zaktywizuje uczestników po drugiej stronie ekranu. Pamiętaj, że materiały do warsztatów muszą do wszystkich dotrzeć odpowiednio wcześnie!
• nagranie świątecznego teledysku, czyli integracja i pamiątka na długie lata. Do tego zadania warto przygotować się z wyprzedzeniem, by rozdzielić zadania, ustalić scenariusz i wybrać świąteczną piosenkę, która spodoba się wszystkim!
• teleturniej online i inne formy grywalizacji – teambuilding w wersji świątecznej. Rywalizacja pobudzi do większego zaangażowania podczas Wigilii. Możesz podzielić uczestników na zespoły, w których pracują na co dzień albo wręcz przeciwnie – zaproponować mieszane składy. Dzięki możliwości tworzeniu pokoi w ramach spotkań online uczestnicy mogą wykonywać przeróżne zadania w małych grupach, a następnie na forum dzielić się rezultatami.

Bez względu na to, jaka sytuacja spotka Cię jako organizatora firmowej Wigilii, nie warto całkowicie z niej rezygnować. Jeśli nie masz czasu na przygotowanie atrakcji online, ogranicz spotkanie do złożenia życzeń przez zarząd i drobnego upominku (nawet w formie vouchera dostarczonego online) – pracownicy na pewno docenią ten gest.

Wigilia w czasach ograniczeń. Jak świętować bezpiecznie?

Decyzja o zorganizowaniu Wigilii w formie stacjonarnej nie oznacza skreślenia zasad dotyczących pandemicznych obostrzeń. Nie chcemy w końcu, by wszyscy goście naszej imprezy się rozchorowali i Święta spędzili w łóżkach. Niestety – w dzisiejszych czasach zorganizowanie eventu dla wielu osób niesie za sobą takie ryzyko. Dlatego przed startem świątecznego spotkania:

• zadbaj o odpowiednią ilość płynu dezynfekującego i dostęp do dozowników,
• postaw na przekąski, które nie wymagają dotykania przez gości wspólnych sztućców, czyli tzw. fingerfoods czy małe deserki,
• możesz umożliwić pracownikom wykonanie testu na COVID-19 przed przyjazdem na spotkanie,
• nie zapomnij o odpowiedniej wentylacji i wietrzeniu pomieszczenia, w którym odbywa się impreza.

Choć pandemiczne obostrzenia bywają zmorą każdego event managera, pozwalają także wyzwolić w nas kreatywność. Być może w tym roku nie uda się odśpiewać wspólnie kolędy przy stole, ale za to odkryjecie nowe talenty w ramach świątecznego projektu online? Magia Świąt jest przecież nieograniczona! 😉

Nie czekaj na Rudolfa! Najwyższa pora zająć się przygotowaniami do Gwiazdki. A skoro Gwiazdka – to prezenty. Jeśli jesteś w tym roku odpowiedzialny za wymyślenie upominków dla pracowników Twojej firmy, czeka Cię nie lada wyzwanie! Coś niesztampowego? Zabawnego? A może z kategorii premium?

Prezenty dla Twoich pracowników - pomysły:

Mam dla Ciebie listę 50. niebanalnych pomysłów, które możesz dostosować do specyfiki swojej branży i osobowości ludzi, z którymi pracujesz na co dzień:

1. gry planszowe w stylu retro; znane z dzieciństwa gry, takie jak bierki czy młynek w stylowym, drewnianym wydaniu,
2. planer lub kalendarz na następny rok,
3. karty podarunkowe, np. do sklepu z biżuterią lub księgarni,
4. karty podarunkowe do sklepów z produktami cyfrowymi, np. dostęp do Storytel albo HBO GO,
5. pakiety SPA w formie vouchera,
6. kurs językowy, warsztaty: z ceramiki artystycznej, czekoladowe,
7. zestaw do parzenia kawy: kawiarka i paczka dobrej jakości ziaren,
8. zestaw filiżanek,
9. ręcznie robione czekolady,
10. voucher na przeżycie, np. lot balonem czy kolacja w ciemnościach,
11. bilet otwarty do teatru lub kina,
12. lekcja tańca, miesięczny bilet wstępu na ściankę wspinaczkową, park trampolin itd.,
13. masaż relaksacyjny,
14. voucher na zabawę w salonie gier VR,
15. indywidualna sesja coachingowa,
16. szkolenie dopasowane do zainteresowań pracownika, np. survivalowe, florystyczne, nauka jazdy konnej itd.,
17. rejs statkiem np. po Odrze,
18. lot w symulatorze, lot paralotnią, lekcja squasha, tenisa itd.,
19. bon na weekend dla dwojga w miejscowości wypoczynkowej,
20. kolacja degustacyjna,
21. skórzane etui na laptopa,
22. pióro w eleganckim etui,
23. kosz egzotycznych owoców,
24. zestaw zdrowych przetworów i produktów, np. konfitur, miodów,
25. gadżet sportowy, np. krokomierz,
26. kolorowe skarpetki,
27. zapachowe świece sojowe,
28. herbaty w metalowym pudełku lub ładnej puszce,
29. karnet na siłownię,
30. zestaw alkoholi,
31. bony i karty przedpłacone na posiłki i napoje, karty lunchowe,
32. personalizowane, słodkie upominki dla pracowników
33. zaproszenie na wycieczkę firmową,
34. voucher na kręgielnię,
35. sesja zdjęciowa,
36. butelka wielokrotnego użytku z filtrem na wodę, metalowa butelka,
37. lunchbox z designerskim wykończeniem, np. bambusowy,
38. kubek termiczny,
39. zestawy do gotowania – np. do grilla, fartuch kuchenny,
40. organizer na biurko, ramka cyfrowa do zdjęć,
41. deska serów i/lub wędlin (np. pakowane dla dwóch osób),
42. stylowe etui na paszport lub bilety lotnicze – dla miłośników podróży lub osób, które często bywają w zagranicznych delegacjach,
43. voucher do restauracji,
44. personalizowana mapa podróży, zdrapywalna mapa świata lub Polski,
45. aparat polaroid,
46. fotoksiążka upamiętniająca najlepsze momenty w firmie w tym roku,
47. prenumerata gazety branżowej lub związanej z zainteresowaniami pracownika,
48. bilety na mecz,
49. kosz do aktywności DIY – włóczki, druty itp.,
50. zestaw barmański lub grawerowany zestaw do wina.

Taką listę można by jeszcze długo uzupełniać… To jednak Ty znasz ludzi, dla których przygotowujesz świąteczne niespodzianki. Wybierz prezenty, które będą pasować do kultury organizacyjnej Twojej firmy i sprawią, że pracownicy poczują się w tym wyjątkowym czasie wyróżnieni.

Dlaczego oryginalne prezenty dla pracowników są tak ważne?

Prezenty świąteczne dla pracowników to dla firm ważny sposób na okazanie im uznania i docenienie ciężkiej pracy zespołu. Niezależnie od tego, czy chodzi o drobne upominki dla pracowników, czy o coś bardziej znaczącego, prezenty mogą pomóc w budowaniu morale i wspierać pozytywne relacje między pracodawcą a pracownikami. Wiemy, że znalezienie odpowiedniego prezentu nie zawsze jest łatwe. Dlatego warto poświęcić chwilę na poznanie swoich pracowników, aby znaleźć coś niebanalnego - i uniknąć żenujących pomyłek!Nie zapomnij o czynniku zabawy! Śmieszne prezenty dla pracowników zawsze się sprawdzają. Odrobina humoru lub kreatywności sprawi, że prezenty zostaną zapamiętane i docenione.W końcu Boże Narodzenie to czas świętowania, więc upewnij się, że wprowadzisz trochę radości do prezentów firmowych!

Świąteczne benefity pozapłacowe dla Twoich pracowników

Kreatywność w świątecznym obdarowywaniu nie ma granic. Świadczenia pozapłacowe to prezenty lub dodatki, które nie są częścią wynagrodzenia pracownika, takie jak elastyczne godziny pracy, praca zdalna czy dodatkowe dni urlopu ale nie tylko...Może to być wszystko, od własnoręcznie upieczonego świątecznego ciasta przez Prezesa przez dodatkowy czas wolny aż po podróże zagraniczne. Jednym ze sposobów, aby upewnić się, że te benefity zostaną dobrze przyjęte, jest powiązanie ich z istniejącą kulturą pracy.Przykłady świątecznych benefitów dla Twojego zespołu:

• praktyczne zajęcia rozwijające wiedzę, takie jak warsztaty tematyczne w porze lunchu,
• nieformalne, spontaniczne wyjście na kręgle, do pokoju zagadek czy na pubquiz
• wspólne gotowanie
• fotobudka w biurze

Kluczowym wnioskiem dla pracodawców jest znalezienie sposobu na to, aby sezon świąteczny był niezapomniany i satysfakcjonujący dla ich pracowników. Niezależnie od tego, czy chodzi o wyjścia zespołowe, czy elegancki prezent dla pracownika, każdy rodzaj wysiłku pomoże stworzyć bardziej zgraną i zmotywowaną siłę roboczą - co w ostatecznym rozrachunku zawsze się opłaca.

Zobacz także inne materiały przygotowujące do wigilii firmowej:

• Wigilia firmowa w 5 krokach [TUTORIAL]
• Wigilia w biurze - plusy i minusy
• Zdalna wigilia - czy zdalne świętowanie ma sens?

Istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że pomysł zorganizowania świątecznego eventu w siedzibie firmy nie spotka się z natychmiastowym entuzjazmem ze strony pracowników. Sprawdź, co możesz zrobić, by przygotować Wigilię w biurze, która będzie wspominana przez cały następny rok – oczywiście w samych superlatywach!

Dlaczego nie lubimy imprez w biurze?

Wigilia pracownicza ma być ważnym wydarzeniem, kojarzącym się z ciepłą atmosferą i dobrą zabawą – miłym i nieformalnym spotkaniem z ludźmi, z którymi na co dzień pracujemy. No właśnie – „na co dzień pracujemy”! Niechęć do pójścia na taką imprezę w firmie może wynikać z potrzeby zmiany otoczenia – właśnie ze względu na tę wyjątkową okazję. Surowe biuro przypomina o obowiązkach, niezamkniętych taskach i konieczności powrotu do niego rano.Jeśli dotychczas przyzwyczailiśmy naszych pracowników do wystawnych grudniowych przyjęć w restauracji bądź „Christmas Party” w klubie, pomysł na tegoroczną Wigilię w siedzibie firmy wydaje się co najmniej dziwny. Koncepcja takiego świętowania może kojarzyć się ze sporym obcięciem kosztów i zorganizowaniem tego wydarzenia o wiele skromniej, niż w poprzednich latach. Do tego dochodzi obawa, że biurze nie poczujemy swobodnie, impreza skończy się szybko, a całe spotkanie zostanie zapamiętane jako sztywne i nudne… Brzmi jak katastrofa? To będzie katastrofa! Chyba, że podejdziemy do tego tematu kreatywnie, z pomysłem i… otwartą głową!

Niezapomniana Wigilia w biurze – to się uda!

W biurze nie musi znaczyć „nudniej”, „gorzej” czy „skromniej”. To głównie od Ciebie – organizatora – zależy, jak finalnie będzie. Być może okaże się, że Wigilia w firmie będzie o wiele bardziej udana niż te poprzednie – w lokalach czy barach. W końcu na udany event wpływa o wiele więcej czynników niż samo miejsce wydarzenia. Liczy się forma spotkania, atrakcje i atmosfera. A atmosferę tworzą ludzie – i o nich i ich komfort warto zadbać na samym początku organizowania firmowej Wigilii. Przede wszystkim spraw, by ten event był dostosowany do potrzeb i oczekiwań odbiorców – pracowników. Z wyprzedzeniem poinformuj o dacie i miejscu spotkania. Pamiętaj, że w okresie przedświątecznym wiele osób decyduje się na urlop, więc, jeśli jest to możliwe, termin powinien być ustalony odpowiednio wcześnie i wspólnie. Zapytaj swoich współpracowników o to, jaki charakter powinien obrać ten event – co podobało im się najbardziej w zeszłym roku, a z czego woleliby zrezygnować. Umiejętność uważnego słuchania jest na tym etapie niezwykle przydatna!

Jak zorganizować świąteczne spotkanie w siedzibie firmy? – praktyczne wskazówki

Jeśli wiesz już kiedy organizujesz Wigilię, nadszedł czas na zajęcie się tym, nieco problematycznym czynnikiem, jakim jest miejsce. Zweryfikuj, która przestrzeń biurowa sprawdzi się w ramach tego eventu najlepiej. Czy Twoi pracownicy będą czuli się dobrze w sali konferencyjnej, która kojarzy się ze szkoleniami i spotkaniami zespołów? Co możesz zrobić, by zmienić jej formalny wygląd? Choinka? Ozdoby? A może by tak na czas Wigilii schować gdzieś wszystkie sprzęty elektroniczne i inne, kojarzące się z pracą? Sprawdź, jakie masz możliwości, by biuro na ten jeden dzień zmieniło swój charakter! Pamiętaj również, że przygotowania do Świąt możesz zacząć o wiele wcześniej. Wieniec bożonarodzeniowy na drzwiach, lampki na open spacie czy kreatywne wykorzystanie kalendarza adwentowego to małe akcenty, które budują klimat jeszcze przed samą Wigilią. Kolejny krok to ustalenie dress codu, który także zbuduje atmosferę tego spotkania. W tym temacie również mamy pewną swobodę – w końcu nie wychodzimy nigdzie na zewnątrz. Możesz na przykład zaproponować konkurs na najbrzydszy świąteczny sweter. Jeśli pracownicy zwykle ubierają się bardzo formalnie, ich kiczowate, świecące czy kolorowe przebrania zostaną na pewno na długo zapamiętane! Możesz oczywiście z dress codu zrezygnować, albo – jak niemalże wszystko – skonsultować ten pomysł z zespołem!Dalej czeka Cię zamówienie cateringu, zadbanie o odpowiednią liczbę krzeseł przy stołach i… zaplanowanie atrakcji! Spotkanie w biurze może przybrać najróżniejsze formy, do których możesz dobierać pasujące aktywności. Uroczysta kolacja z dzieleniem się opłatkiem czy event dla całych rodzin ze Świętym Mikołajem w roli wodzireja to nie wszystko, co jesteś w stanie zaproponować swojej firmie w ten wyjątkowy dzień!

Pomysły na atrakcje podczas Wigilii w biurze

Jeśli podstawowe sprawy są zapięte na ostatni guzik, warto zająć się dopieszczaniem naszego eventu i wprowadzeniem elementów, które zachwycą nawet firmowego „Grincha”. Tak naprawdę niewiele nas ogranicza, a każdy pomysł na atrakcyjną Wigilię firmową dostosowujemy do warunków biurowych. Co można zorganizować w ramach firmowych Świąt?

• Warsztaty: zdobienia bombek, robienia świątecznych kartek, girland albo… kulinarne (nie tylko z dekorowania pierników!), barmańskie czy z tworzenia własnych kompozycji zapachowych. Jeśli tylko mamy na to przestrzeń w biurze, możemy zaprosić prowadzącego – specjalistę, którego praca uzupełni nasz event o naukę czegoś nowego. Pamiętajmy – udział we wspólnych aktywnościach bardzo spaja grupę!
• Świąteczne karaoke, do którego nie potrzebujemy nic oprócz rzutnika, głośników i ekranu. Odpalamy „All I want for Christmas is you” i inne grudniowe hity w wersji do śpiewania i czekamy na pierwszych śmiałków!
• Przyznawanie nagród. Wigilię możemy połączyć z podsumowaniem roku, nawet w formie zabawnego plebiscytu. Świąteczna atmosfera sprzyja szczerym podziękowaniom za zasługi dla firmy bądź rozwój pracownika.
• Różne formy grywalizacji: test wiedzy na temat świątecznych zwyczajów, bożonarodzeniowe kalambury, szukanie ukrytych prezentów czy (dla odważnych!) escape room zaaranżowany w biurze. Takie gry sprawdzają się najlepiej, jeśli odbywają się w drużynach – nic tak nie rozgrzewa atmosfery jak zdrowa rywalizacja!
• Testowanie kulinarnych zdolności pracowników. Organizacja spotkania w biurze pozwala nam na to, by na stole pojawiły się nie tylko posiłki w ramach cateringu, ale i przysmaki czy wypieki przyniesione przez pracowników. Pozostaje jedynie czekać, aż zaczną się dyskusje, które z dwunastu wigilijnych potraw to „must have” w rodzinach pracowników i jak w końcu robi się te makiełki!
• Fotobudkę z firmowymi – świątecznymi gadżetami. Warto przy niej zamieścić zachętę, by uczestnicy spotkania dzielili się w mediach społecznościowych zdjęciami z Wigilii. W taki sposób możemy pozytywnie wpłynąć na wizerunek przedsiębiorstwa jako pracodawcy!

Warto także pamiętać o tym, że imprezę zawsze można przenieść do baru i after party spędzić już w mniej oficjalnym klimacie.

Wigilia w biurze - dlaczego warto?

Choć zorganizowanie świątecznego spotkania w siedzibie firmy wiąże się z wyzwaniami, jest szansa, że przyniesie wiele korzyści. Może dzięki temu jednemu, wspólnemu wieczorowi w biurze zbudujemy w naszym zespole relacje, które będą owocowały podczas przyszłych zadań i projektów? Skoro w biurze możemy dobrze się bawić i spędzać wartościowo czas, to może uda się tę energię i flow przenieść na spotkania biznesowe? Poza tym, Wigilia w biurze to:

• oszczędność pieniędzy na wynajmie sali, lokalu czy restauracji na wyłączność,
• brak ograniczenia czasowego (możemy zacząć i skończyć imprezę, o której chcemy),
• możliwość swobodnej aranżacji biura na potrzeby imprezy i atrakcji,
• przygotowania bez presji czasowej (np. możemy w dowolnym czasie dekorować salę czy schować prezenty do zaplanowanej gry).

After party i wskazówki na przyszły rok

Oczywiście – zorganizowanie świątecznego spotkania w biurze może nieść za sobą pewne logistyczne wyzwania. Okazuje się jednak, że nie wymaga ogromnego nakładu pracy. Jeśli w odpowiednim terminie zaplanujemy wydarzenie na podstawie potrzeb i oczekiwań gości, to sama organizacja może być dla nas czystą przyjemnością!A co po Wigilii? Zanim wszyscy odpłyną już myślami do zadań na nowy rok, warto naszą imprezę zewaluować. Zebrane opinie pozwolą na organizację lepszej imprezy w przyszłości. Czy kolejny raz w biurze? To się okaże po wrażeniach uczestników! Powodzenia!