Najlepsza praca? Wielu z nas odpowie: taka, w której dużo się dzieje! Organizacja wydarzeń to ciągłe podnoszenie kompetencji, praca w zmieniających się warunkach i nowe wyzwania na każdym kroku. Teoretycznie każdy może dziś zacząć w tym kierunku karierę – nie trzeba mieć do tego ukończonych specjalnych studiów czy kursów. Zanim jednak zdecydujesz się wkroczyć do świata eventów, sprawdź, jak wygląda taka codzienność!
Z tego artykułu dowiesz się:
- na czym polega praca w branży eventowej,
- jak zacząć organizować eventy,
- po co event managerowi analityczne myślenie i umiejętność… improwizacji!
Branża eventowa z szerokiej perspektywy
Myśląc event mamy przed oczami wielką festiwalową scenę, otwarcie igrzysk, konferencję naukową lub wyjazd firmowy na narty. To jednak tylko efekt końcowy wielo tygodniowego procesu, na który składają się różne elementy, oraz praca sztabu ludzi. Od pozyskania zlecenia (briefu), ustalanie szczegółów, harmonogramów, dobierania elementów, podwykonawców, tworzenia oferty graficznej, kosztorysów aż po procesowanie umowy i realizację a często i to nie jest końcem.
Organizacją wydarzeń nie zajmują się wyłącznie agencje eventowe. Pracę jako Event Coordinator, Creative Manager, Event Planner czy Event Executive możesz zacząć w hotelu, klubie, domu kultury, organizacji turystycznej czy agencji marketingowej.W pocovidowym świecie eventy wracają do łask, ale wiele agencji właśnie przez COVID-19 zniknęło – sporo dobrych event managerów zmieniło pracę, a firmy kierunek swojej działalności. Nie ma na co czekać – odradzająca się branża cierpi na brak kreatywnych głów i rąk do pracy!
Jak być eventowym ogarniaczem i nie zwariować?
Decydując się na karierę eventowca, warto wziąć pod uwagę różnorodność projektów, które przyjdzie nam prowadzić. Często mówi się, że specjalista w tej branży musi znać się na wszystkim – i jest w tym ziarnko prawdy. Zdarza się, że jednego dnia organizujemy koncert charytatywny, a drugiego otwarcie salonu motoryzacyjnego. Aby dostosować koncepcję eventu do grupy docelowej, a podczas samej imprezy czuć się jak ryba w wodzie, dokładny research i uważne wsłuchiwanie się w potrzeby klienta trzeba postawić na pierwszym miejscu.
Dobry event manager to taki, który potrafi słuchać, sprawnie formułować myśli i skutecznie wcielać w życie wyniki pracy kreatywnej. Szczególnie podczas pierwszych tygodni pracy niezbędna jest umiejętność przyjmowania feedbacku od bardziej doświadczonych pracowników i otwartość na to, co nowe – w końcu pierwsze zadania, a potem samodzielne projekty, jak w każdej branży na początku, będą wywoływać stres bądź zwyczajne zagubienie w natłoku informacji.
Nikt nie oczekuje, że od razu zorganizujesz bal na pięćset osób – kompetencje organizacyjne przyjdą wraz ze zdobywaniem doświadczenia. Nowe informacje i nowe oczekiwania klientów nie znikną z upływem lat – każdy projekt to okazja do rozwoju swoich umiejętności. Każdy projekt to także ryzyko pomyłek, błędów i czynników, na które najzwyczajniej w świecie nie mamy wpływu. To właśnie dlatego tak cenna jest umiejętność improwizacji i szybkiego reagowania na nieprzewidziane sytuacje.
Decydując się na pracę w agencji, możesz mieć do czynienia z różnymi modelami pracy. W jednej z firm będziesz mieć odpowiedzialność od A do Z, czyli od pozyskania klienta aż po realizację, w innej natomiast twoim zadaniem będzie jedynie wycinek wydarzenia, na przykład kreacja czy strategia.
Bez względu jaki model pracy przyjmuje agencja na początku będzie dużo szukania:
- lokalizacji, obiektów sal, przestrzeni konferencyjnych,
- dobieranie ekipy technicznej, wykonawców, artystów i konferansjerów,
- research atrakcji, elementów dodatkowych, pokazów, warsztatów czy wystąpień,
- zbieranie ofert, porównywanie cen i jakości, selekcjonowanie.
To szukanie przekłada się na szeroką wiedzę. Z czasem będziesz coraz mniej szukać, a coraz więcej wiedzieć, a przygotowanie sensownej oferty zajmie Ci dużo mniej czasu.
Podróżowanie, pakowanie… i tak w kółko – układanka zwana eventem
Lubisz podróżować? Świetnie! Jeśli chcesz pracować w branży eventowej, to tego ci na pewno nie zabraknie! Zaprzyjaźnij się z samochodem – przyda ci się nie tylko, by przedostać się z miasta A do miasta B, ale i przewieźć najważniejsze rzeczy na organizowaną imprezę. W końcu nie przygotujemy firmowego pikniku bez rzutnika i projektora (a, i bez dostępu do prądu też się nie uda 😉).
Wyjeżdżać będziesz również na spotkania z klientami oraz wizje lokalne (czasem na płytach lotnisk, plażach, a nawet szczerym polu). Hotele, sale konferencyjne, kina czy hale targowe – te wszystkie miejsca trzeba zobaczyć, by móc wyobrazić sobie i dobrze zaplanować event. Zatem poza miłością do podróży i kierownicy, w tej branży przydaje się także wyobraźnia przestrzenna!
Dopinanie na ostatni guzik – wisienka na torcie pracy event managera
Jeśli chcemy uniknąć przykrych niespodzianek i rozczarowanych min klientów, musimy zadbać o szczegóły. Każde wydarzenie to kilkadziesiąt (jak nie kilkaset!) rzeczy do załatwienia przed samym eventem – spięcie budżetu, zadbanie o bezpieczeństwo i ochronę, przygotowanie scenariusza imprezy i tak dalej, i tak dalej. Hotel, catering, muzyka – to puzzle, a ich złożeniem w całość zajmuje się właśnie event manager. Za każdym razem możemy jednak trafić na inne elementy układanki – wymagania klientów są bardzo różne, a jeden projekt to czasami kilka miesięcy intensywnych przygotowań. To, co charakteryzuje pracę w eventach to dynamiczne tempo, ale i ogromna różnorodność realizowanych projektów.
Eventy to praca dla ludzi spontanicznych, ale nie jest to praca na spontanie. W tej branży doskonale odnajdą się osoby kreatywne, elastyczne i dynamiczne, ale tylko wtedy, gdy będą jednocześnie dobrze zorganizowane i skrupulatne. Eventy nie wybaczają błędów. To estetyka i dbałość o szczegóły są tym, na co goście zwracają uwagę w pierwszej kolejności. Dlatego lepiej jest zainwestować więcej godzin w dobrze przygotowany plan działań niż świecić oczami i palić się ze wstydu przed klientem, bo zapomnieliśmy o jednym ważnym elemencie.
Przed wyruszeniem w drogę należy zebrać drużynę…
Zadaniowy tryb pracy to nie jedyna kwestia, o której warto pamiętać przed wyborem tego zawodu. Każdy event to projekt, który wymaga sprawnego zarządzania grupą ludzi. Event manager to dyrygent koordynujący pracą ogromnej orkiestry. W jej skład wchodzą m.in.: technicy budujący scenę, makijażystki, hostessy, dźwiękowcy, catering, barmani, fotografowie, tancerzy i specjaliści od social mediów. Nad jednym eventem mogą pracować setki osób – umiejętności liderskie i komunikacyjne to podstawa!
Jeśli masz już ekipę, zaakceptowany budżet, rozdzielone zadania i rozpisany plan nie pozostaje nic innego, jak zacząć tworzyć coś niesamowitego! W tym zawodzie wiele zależy od ciebie. Duża odpowiedzialność wiąże się jednak z dużą satysfakcją na koniec projektu. Energia, nawzajem napędzający się ludzie i poczucie sukcesu, gdy zgasną ostatnie światła – to właśnie takie rzeczy sprawiają w tym zawodzie największą frajdę!
Kariera event managera – sprawdź, czy jest dla ciebie!
W karierze event managera musisz liczyć się z pracą z wieloma ludźmi o różnych charakterach i temperamentach. Twoi pracodawcy będą wymagali od ciebie multizadaniowości i gotowości na ciągły rozwój. To praca, która przynosi ogromną satysfakcję, ale niesie za sobą także sporo wyrzeczeń (spowodowanych na przykład wieloma wyjazdami służbowymi).
Podsumowując, warto sprawdzić swoich sił w branży eventowej, jeśli jesteś osobą, która:
- kocha podróże i poznawanie nowych miejsc,
- uwielbia nawiązywać znajomości, a w komunikacji z innymi czuje się swobodnie i pewnie,
- lubi poczucie sprawczości i ceni sobie możliwość wpływu na wynik końcowy,
- nie boi się wyzwań i brania odpowiedzialności za powierzone zadania,
- jest kreatywna, elastyczna, asertywna i przede wszystkim – dobrze zorganizowana!
A jak zacząć?
Jesteś na początku kariery zawodowej i chcesz sprawdzić, czy nadajesz się do organizacji wydarzeń? Sposobów na start jest kilka:
- aplikuj na praktyki bądź staże proponowane przez agencje eventowe i marketingowe,
- angażuj się w wolontariaty i projekty studenckie – koordynowanie akcji poboru krwi i wsparcie organizacji Juwenaliów to nie tylko cenne wpisy do CV, ale i zdobywanie nowych umiejętności. Osoby, które chcą się przebranżowić bądź poszerzyć swoje kompetencje o organizację eventów, mogą skorzystać ze specjalistycznych szkoleń i kursów.
- zgłoś się do agencji w sezonie czerwiec – wrzesień (to najbardziej gorący okres dla każdej agencji eventowej), wówczas każde ręce do pomocy się przydają. Jeśli okaże się, że jest w Tobie to coś, to być może manager da Ci szansę spróbować swoich sił na pokładzie zespołu! Powodzenia!