logo kalewski

+48 530 335 006 / hello@kalewski.com

BLOG

Firmowy Shot, czyli jak i po co organizowa膰 eventy?

Jak i po co organizowa膰 eventy?

Wyobra藕 sobie tw贸j standardowy dzie艅 w pracy. Przychodzi do ciebie prze艂o偶ony i m贸wi: 鈥瀂organizujmy鈥︹ (tu wstaw dowolne wydarzenie 鈥 szkolenie, jubileusz firmy lub spotkanie dla klient贸w). Ty ju偶 jednak wiesz, 偶e s艂owo 鈥瀦organizujmy鈥 oznacza, 偶e to w艂a艣nie Ty wszystkim si臋 zajmiesz! B臋dziesz organizowa膰 event!

Je艣li s艂owo 鈥瀍vent鈥 wywo艂uje u ciebie dreszcze i masz ochot臋 krzykn膮膰: 鈥濧le jak?!鈥, ten artyku艂 jest dla ciebie!聽


Z tego artyku艂u dowiesz si臋:

    • organizacja eventu – jakie cele mo偶na nim realizowa膰聽
    • jak eventy mog膮 sta膰 si臋 najskuteczniejszym narz臋dziem marketingowym,
    • kiedy warto skorzysta膰 ze wsp贸艂pracy z agencj膮,

Organizacja eventu jak zacz膮膰 鈥 samodzielnie czy z agencj膮?

Koordynacja wydarzenia to du偶e wyzwanie, nawet dla najbardziej do艣wiadczonych pracownik贸w dzia艂u HR, marketingu czy firm obs艂uguj膮cych klient贸w z zakresu public relations. Oczywi艣cie, mo偶emy podej艣膰 do tego zadania tak, jak do standardowego projektu 鈥 rozpisa膰 jego cele, zadba膰 o bud偶et, przygotowa膰 harmonogram i rozdzieli膰 zadania.聽

Samodzielna organizacja wydarzenia daje przestrze艅 do rozwoju i stanowi nowe do艣wiadczenie zawodowe, trzeba jednak pami臋ta膰, 偶e mo偶e zaj膮膰 bardzo du偶o czasu. Research lokalizacji, firm cateringowych, por贸wnywanie cen open bar贸w, dob贸r atrakcji, zgody prawne i ubezpieczenia 鈥 za艂atwienie tych spraw mo偶e by膰 czasoch艂onne i je艣li nie robimy tego na co dzie艅, to do ostatniej chwili nie mamy gwarancji na to, 偶e nasz wyb贸r b臋dzie tym najlepszym. Eventy rz膮dz膮 si臋 swoimi prawami, wi臋c je艣li nie czujemy si臋 w tej kwestii odpowiednio do艣wiadczeni, pom贸c nam mog膮 specjali艣ci.

Dobra agencja eventowa jest na wag臋 z艂ota 鈥 nie tylko doradza, planuje i koordynuje twoje wydarzenie, pozostaj膮c z tob膮 w sta艂ym kontakcie. Agencja ma by膰 przede wszystkim partnerem, kt贸ry ma nas chroni膰 przed zb臋dnymi kosztami i informowa膰 o zagro偶eniach, o kt贸rych nie mieli艣my poj臋cia. Przed wyborem takiego us艂ugodawcy, warto sprawdzi膰 jego do艣wiadczenie. Zrealizowane przez agencj臋 projekty nie tylko powiedz膮 nam wi臋cej o tym, jaki firma ma status na rynku, ale i mog膮 inspirowa膰 podczas tworzenia koncepcji w艂asnego wydarzenia. Wi臋cej na ten temat przeczytasz w naszym artykule Czym sugerowa膰 si臋 przy wyborze agencji?聽

Postawienie na agencj臋 z pewno艣ci膮 zaoszcz臋dzi nam czasu na etapie organizacyjnym, jednak musimy pami臋ta膰, 偶e na pocz膮tku b臋dziemy musieli zainwestowa膰 go wi臋cej. Dobrze przygotowany brief, rozmowy pog艂臋biaj膮ce, kilka spotka艅 鈥 wa偶ne, by by膰 pewnym, 偶e agencja rozumie nasze cele.

Co mo偶e zdzia艂a膰 event?

Cho膰 dla niekt贸rych organizacja firmowych wydarze艅 to przykry obowi膮zek, na ka偶de wydarzenie mo偶emy spojrze膰 z szerszej perspektywy. Event mo偶e zdzia艂a膰 wiele, ale tylko wtedy, gdy jest przemy艣lanym dzia艂aniem, a nie organizacj膮 imprezy, bo 鈥瀟ak trzeba鈥, bo 鈥瀦awsze tak by艂o鈥, bo 鈥瀟rzeba si臋 pokaza膰鈥.聽

Prac臋 nad firmowym wydarzeniem warto rozpocz膮膰 od si臋gni臋cia po aktualn膮 strategi臋 b膮d藕 plan marketingowy firmy. Cele eventu powinny korespondowa膰 z celami zawartymi w tych dokumentach. Do zespo艂u planuj膮cego warto zaprosi膰 przedstawicieli z dzia艂贸w personalnych, komunikacji wizerunku, a nawet sprzeda偶y. Je艣li nasza firma nie ma tak rozbudowanych struktur, planowanie powinno odby膰 si臋 w sta艂ej wsp贸艂pracy z dyrektorem lub zarz膮dem.聽

Najcz臋stsze powody organizacji wydarze艅 w firmie:

Wskazywane przez firmy. Organizacja eventu projekt!

 

  • jubileusz firmy,
  • otwarcie nowej hali, zak艂adu, biura, zmiana siedziby, wa偶ny kontrakt dla firmy,
  • integracja pracownik贸w 鈥 szczeg贸lnie w rzeczywisto艣ci pocovidowej, gdy zdarza si臋, 偶e niekt贸rzy jeszcze nigdy si臋 nie widzieli,
  • spotkanie z klientami b膮d藕 partnerami biznesowymi w nieformalnej atmosferze,
  • wydarzenie rodzinne, piknik rodzinny, dzie艅 dziecka w firmie聽
  • spotkania 艣wi膮teczne, ko艅coworoczne, podsumowania,聽
  • wyjazd dla najlepszych handlowc贸w (na przyk艂ad jako nagroda za wyniki),
  • konferencje bran偶owe, szkolenia firmowe, kongresy,
  • wyjazd z najlepszymi klientami jako docenienie lojalno艣ci i wsp贸艂pracy,
  • prezentacja nowej marki, brandu, modelu,聽
  • rebranding firmy.

Najpopularniejsze cele Event Marketingu:

 

  • WIZERUNKOWE, np. zwi臋kszenie 艣wiadomo艣ci marki 鈥 tradycyjne kana艂y przestaj膮 wystarcza膰. To wydarzenia wywo艂uj膮 emocje, dzi臋ki kt贸rym聽 zwyk艂y 鈥瀘dbi贸r鈥 mo偶e zamieni膰 si臋 w prze偶ywanie i do艣wiadczanie; np przez dzia艂ania CSRowe
  • SPRZEDA呕OWE, np. generowanie lead贸w, a co za tym idzie przyci膮gni臋cie nowych klient贸w i wzrost poziomu sprzeda偶y;
  • OPERACYJNE, np. rekrutacja nowych pracownik贸w, integracja zespo艂贸w 鈥 w ko艅cu wizerunek dobrego pracodawcy jest dzi艣 na wag臋 z艂ota!
  • EMPLOYER BRANDINGOWE, np. budowanie firmy od 艣rodka 鈥 traktowanie eventu jako narz臋dzia wewn臋trznego employer brandingu.聽

Wska藕niki efektywno艣ci (KPI) zale偶膮 od obranego celu eventu. Je艣li jest to rekrutacja 鈥 sukces zmierzymy na przyk艂ad liczb膮 z艂o偶onych aplikacji, je艣li wzrost sprzeda偶y 鈥 liczb膮 nowych klient贸w. Imprez臋 maj膮ca zwi臋kszy膰 艣wiadomo艣膰 marki na rynku mo偶emy podsumowa膰 na podstawie wej艣膰 na stron臋 internetow膮 b膮d藕 na podstawie wzmianek w social mediach. Za to od pracownik贸w uczestnicz膮cych w wyje藕dzie szkoleniowym mo偶emy dosta膰 ju偶 bezpo艣redni feedback. Wska藕niki, kt贸rymi b臋dziemy mierzy膰 skuteczno艣膰 wydarzenia warto okre艣li膰 ju偶 na samym pocz膮tku 鈥 na przyk艂ad na etapie tworzenia briefu.

Event marketing 鈥 to si臋 op艂aca!

Twoja firma ma podpisa膰 wa偶ny kontrakt? Nic nie stoi na przeszkodzie, by to wydarzenie po艂膮czy膰 z konferencj膮 prasow膮 i zaprosi膰 na ni膮 lokalnych dziennikarzy. Masz za zadanie zrealizowa膰 z pracownikami charytatywne sadzenie drzew? Zaplanuj to podczas wyjazdu integracyjnego!聽

Event marketing pozwala nam 艂膮czy膰 i realizowa膰 cele z wielu obszar贸w. Dzi臋ki organizacji firmowych wydarze艅, mo偶emy ze strategii marketingowej wycisn膮膰 najwi臋cej esencji, a jednocze艣nie zaoszcz臋dzi膰 na bud偶ecie. Kluczem jest przygotowanie si臋 do tego na etapie planowania. Wi臋cej na ten temat w tek艣cie Planowanie strategi eventmarketingowych krok po kroku鈥 (cykl 4 artyku艂贸w).聽

Gdzie szuka膰 inspiracji na tworzenie unikatowych strategii eventmarketingowych?

Inspiracj膮 do naszych dzia艂a艅 powinno by膰 艣rodowisko lokalne, potrzeby przedsi臋biorstwa i konsekwentne realizowanie strategii marketingowej wizji i misji naszej organizacji. Szalenie wa偶ne jest, aby eventy nie by艂y oderwane od naszych codziennych potrzeb i problem贸w, z kt贸rymi mierzy si臋 firma. Event nie ma by膰 sztuk膮 dla sztuki i po prostu rozrywk膮.聽聽

Zesp贸艂 pracuj膮cy przy tworzeniu strategii marketingowych oraz przy planowaniu event贸w powinien sk艂ada膰 si臋 z r贸偶nobarwnych postaci reprezentuj膮cych r贸偶ne dzia艂y. To gwarancja na to, 偶e nikt nie b臋dzie rozczarowany. Dajemy tym samym dpoczucie, 偶e nasi pracownicy maj膮 wp艂yw na kierunek rozwoju naszej firmy.聽

Workiem inspiracji oraz 藕r贸d艂em obecnych trend贸w rynkowych na pewno b臋dzie agencja. Je艣li wi臋c postawimy na ten wyb贸r, u艂atwi to nam proces planowania 鈥 w贸wczas warto rozwa偶y膰 w艂膮czenie przedstawiciela agencji ju偶 na samym pocz膮tku. Pozwoli nam to r贸wnie偶 dok艂adniej oszacowa膰 bud偶et poszczeg贸lnych dzia艂a艅.聽

S艂owem podsumowania鈥 jak organizowa膰 event?

Bez wzgl臋du na to, czy przyjdzie ci聽 samodzielna organizacja eventu krok po kroku czy z pomoc膮 agencji, przede wszystkim: nie panikuj! 馃槈聽

Planuj膮c wydarzenie stw贸rz harmonogram, list臋 zada艅 i zadbaj o podzia艂 zada艅.

Zanim jednak przejdziesz do organizowania wydarzenia odpowiedz sobie na 5 pyta艅:

  • Po co organizuj臋 ten event?聽
  • Dlaczego kto艣 mia艂by wzi膮膰 w nim udzia艂?聽
  • Jaki cel (sp贸jny ze strategi膮 marketingow膮) realizuje to wydarzenie?
  • Czego oczekuj臋 po jego zako艅czeniu?
  • Jak zmierz臋 jego wynik?

Te artyku艂y r贸wnie偶 mog膮 Ci臋 zainteresowa膰 – sprawd藕 koniecznie:聽