logo kalewski

+48 530 335 006 / kalewski@gmail.com

BLOG

Firmowy Shot, czyli jak i po co organizować eventy?

Jak i po co organizować eventy?

Wyobraź sobie twój standardowy dzień w pracy. Przychodzi do ciebie przełożony i mówi: „Zorganizujmy…” (tu wstaw dowolne wydarzenie – szkolenie, jubileusz firmy lub spotkanie dla klientów). Ty już jednak wiesz, że słowo „zorganizujmy” oznacza, że to właśnie Ty wszystkim się zajmiesz! Będziesz organizować event!

Jeśli słowo „event” wywołuje u ciebie dreszcze i masz ochotę krzyknąć: „Ale jak?!”, ten artykuł jest dla ciebie! 


Z tego artykułu dowiesz się:

    • organizacja eventu – jakie cele można nim realizować 
    • jak eventy mogą stać się najskuteczniejszym narzędziem marketingowym,
    • kiedy warto skorzystać ze współpracy z agencją,

Organizacja eventu jak zacząć – samodzielnie czy z agencją?

Koordynacja wydarzenia to duże wyzwanie, nawet dla najbardziej doświadczonych pracowników działu HR, marketingu czy firm obsługujących klientów z zakresu public relations. Oczywiście, możemy podejść do tego zadania tak, jak do standardowego projektu – rozpisać jego cele, zadbać o budżet, przygotować harmonogram i rozdzielić zadania. 

Samodzielna organizacja wydarzenia daje przestrzeń do rozwoju i stanowi nowe doświadczenie zawodowe, trzeba jednak pamiętać, że może zająć bardzo dużo czasu. Research lokalizacji, firm cateringowych, porównywanie cen open barów, dobór atrakcji, zgody prawne i ubezpieczenia – załatwienie tych spraw może być czasochłonne i jeśli nie robimy tego na co dzień, to do ostatniej chwili nie mamy gwarancji na to, że nasz wybór będzie tym najlepszym. Eventy rządzą się swoimi prawami, więc jeśli nie czujemy się w tej kwestii odpowiednio doświadczeni, pomóc nam mogą specjaliści.

Dobra agencja eventowa jest na wagę złota – nie tylko doradza, planuje i koordynuje twoje wydarzenie, pozostając z tobą w stałym kontakcie. Agencja ma być przede wszystkim partnerem, który ma nas chronić przed zbędnymi kosztami i informować o zagrożeniach, o których nie mieliśmy pojęcia. Przed wyborem takiego usługodawcy, warto sprawdzić jego doświadczenie. Zrealizowane przez agencję projekty nie tylko powiedzą nam więcej o tym, jaki firma ma status na rynku, ale i mogą inspirować podczas tworzenia koncepcji własnego wydarzenia. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule Czym sugerować się przy wyborze agencji? 

Postawienie na agencję z pewnością zaoszczędzi nam czasu na etapie organizacyjnym, jednak musimy pamiętać, że na początku będziemy musieli zainwestować go więcej. Dobrze przygotowany brief, rozmowy pogłębiające, kilka spotkań – ważne, by być pewnym, że agencja rozumie nasze cele.

Co może zdziałać event?

Choć dla niektórych organizacja firmowych wydarzeń to przykry obowiązek, na każde wydarzenie możemy spojrzeć z szerszej perspektywy. Event może zdziałać wiele, ale tylko wtedy, gdy jest przemyślanym działaniem, a nie organizacją imprezy, bo „tak trzeba”, bo „zawsze tak było”, bo „trzeba się pokazać”. 

Pracę nad firmowym wydarzeniem warto rozpocząć od sięgnięcia po aktualną strategię bądź plan marketingowy firmy. Cele eventu powinny korespondować z celami zawartymi w tych dokumentach. Do zespołu planującego warto zaprosić przedstawicieli z działów personalnych, komunikacji wizerunku, a nawet sprzedaży. Jeśli nasza firma nie ma tak rozbudowanych struktur, planowanie powinno odbyć się w stałej współpracy z dyrektorem lub zarządem. 

Najczęstsze powody organizacji wydarzeń w firmie:

Wskazywane przez firmy. Organizacja eventu projekt!

 

  • jubileusz firmy,
  • otwarcie nowej hali, zakładu, biura, zmiana siedziby, ważny kontrakt dla firmy,
  • integracja pracowników – szczególnie w rzeczywistości pocovidowej, gdy zdarza się, że niektórzy jeszcze nigdy się nie widzieli,
  • spotkanie z klientami bądź partnerami biznesowymi w nieformalnej atmosferze,
  • wydarzenie rodzinne, piknik rodzinny, dzień dziecka w firmie 
  • spotkania świąteczne, końcoworoczne, podsumowania, 
  • wyjazd dla najlepszych handlowców (na przykład jako nagroda za wyniki),
  • konferencje branżowe, szkolenia firmowe, kongresy,
  • wyjazd z najlepszymi klientami jako docenienie lojalności i współpracy,
  • prezentacja nowej marki, brandu, modelu, 
  • rebranding firmy.

Najpopularniejsze cele Event Marketingu:

 

  • WIZERUNKOWE, np. zwiększenie świadomości marki – tradycyjne kanały przestają wystarczać. To wydarzenia wywołują emocje, dzięki którym  zwykły „odbiór” może zamienić się w przeżywanie i doświadczanie; np przez działania CSRowe
  • SPRZEDAŻOWE, np. generowanie leadów, a co za tym idzie przyciągnięcie nowych klientów i wzrost poziomu sprzedaży;
  • OPERACYJNE, np. rekrutacja nowych pracowników, integracja zespołów – w końcu wizerunek dobrego pracodawcy jest dziś na wagę złota!
  • EMPLOYER BRANDINGOWE, np. budowanie firmy od środka – traktowanie eventu jako narzędzia wewnętrznego employer brandingu. 

Wskaźniki efektywności (KPI) zależą od obranego celu eventu. Jeśli jest to rekrutacja – sukces zmierzymy na przykład liczbą złożonych aplikacji, jeśli wzrost sprzedaży – liczbą nowych klientów. Imprezę mająca zwiększyć świadomość marki na rynku możemy podsumować na podstawie wejść na stronę internetową bądź na podstawie wzmianek w social mediach. Za to od pracowników uczestniczących w wyjeździe szkoleniowym możemy dostać już bezpośredni feedback. Wskaźniki, którymi będziemy mierzyć skuteczność wydarzenia warto określić już na samym początku – na przykład na etapie tworzenia briefu.

Event marketing – to się opłaca!

Twoja firma ma podpisać ważny kontrakt? Nic nie stoi na przeszkodzie, by to wydarzenie połączyć z konferencją prasową i zaprosić na nią lokalnych dziennikarzy. Masz za zadanie zrealizować z pracownikami charytatywne sadzenie drzew? Zaplanuj to podczas wyjazdu integracyjnego! 

Event marketing pozwala nam łączyć i realizować cele z wielu obszarów. Dzięki organizacji firmowych wydarzeń, możemy ze strategii marketingowej wycisnąć najwięcej esencji, a jednocześnie zaoszczędzić na budżecie. Kluczem jest przygotowanie się do tego na etapie planowania. Więcej na ten temat w tekście Planowanie strategi eventmarketingowych krok po kroku” (cykl 4 artykułów). 

Gdzie szukać inspiracji na tworzenie unikatowych strategii eventmarketingowych?

Inspiracją do naszych działań powinno być środowisko lokalne, potrzeby przedsiębiorstwa i konsekwentne realizowanie strategii marketingowej wizji i misji naszej organizacji. Szalenie ważne jest, aby eventy nie były oderwane od naszych codziennych potrzeb i problemów, z którymi mierzy się firma. Event nie ma być sztuką dla sztuki i po prostu rozrywką.  

Zespół pracujący przy tworzeniu strategii marketingowych oraz przy planowaniu eventów powinien składać się z różnobarwnych postaci reprezentujących różne działy. To gwarancja na to, że nikt nie będzie rozczarowany. Dajemy tym samym dpoczucie, że nasi pracownicy mają wpływ na kierunek rozwoju naszej firmy. 

Workiem inspiracji oraz źródłem obecnych trendów rynkowych na pewno będzie agencja. Jeśli więc postawimy na ten wybór, ułatwi to nam proces planowania – wówczas warto rozważyć włączenie przedstawiciela agencji już na samym początku. Pozwoli nam to również dokładniej oszacować budżet poszczególnych działań. 

Słowem podsumowania… jak organizować event?

Bez względu na to, czy przyjdzie ci  samodzielna organizacja eventu krok po kroku czy z pomocą agencji, przede wszystkim: nie panikuj! 😉 

Planując wydarzenie stwórz harmonogram, listę zadań i zadbaj o podział zadań.

Zanim jednak przejdziesz do organizowania wydarzenia odpowiedz sobie na 5 pytań:

  • Po co organizuję ten event? 
  • Dlaczego ktoś miałby wziąć w nim udział? 
  • Jaki cel (spójny ze strategią marketingową) realizuje to wydarzenie?
  • Czego oczekuję po jego zakończeniu?
  • Jak zmierzę jego wynik?

Te artykuły również mogą Cię zainteresować – sprawdź koniecznie: