Plany są niczym – planowanie jest wszystkim.
gen. Dwight Eisenhower
Styczeń miesiącem planowania? Choć uważam, że do nowego roku najlepiej zacząć przygotowywać się na kilka dobrych miesięcy przed jego rozpoczęciem, to wiem, jak wyglądają realia… Gdy wszyscy wracają ze świątecznych urlopów, zaczynają myśleć o celach na najbliższe dwanaście miesięcy. W moim najnowszym materiale dzielę się wskazówkami, jak szybko i sprawnie zaplanować cały rok >>> SPRAWDŹ VIDEO <<< . Jeśli jednak szukasz konkretnych narzędzi do planowania – przeczytaj ten tekst do końca i sprawdź, które z sugerowanych przeze mnie sposobów, aplikacji i stron będą dla Ciebie i Twojego zespołu najlepsze!
Zanim otworzysz kalendarz…
Możemy wyróżnić dwa modele, którymi kierujemy się podczas planowania. Albo proces ten narzucony jest przez cele biznesowe albo przez kwestie budżetowe. Oczywiście, bardziej komfortowo pracuje się bazując na podstawie przyjętej przez firmę strategii. Wówczas zaglądamy do założonych tam celów i na ich podstawie definiujemy, co chcemy osiągnąć za pomocą działań marketingowych w tym roku. Cele mogą być różne. Może zależeć nam na zwiększeniu świadomości marki, liczby klientów czy sprzedaży. Ważne, by ich określenie poprzedzić analizą działań z poprzednich miesięcy.
Do oceny, w jakim punkcie dziś znajduje się firma, może posłużyć nam analiza SWOT. Wypisujemy i analizujemy:
- mocne strony przedsiębiorstwa (strenghts), czyli to, co daje nam przewagę nad konkurencją, przykładowo: doświadczony zespół, unikalna funkcjonalność i jakość oferowanych produktów, szeroka dostępność usług itp.,
- słabe strony (weaknesses), to znaczy nasze bolączki, takie jak brak skuteczności działań marketingowych czy niska reputacja,
- zewnętrzne szanse (opportunities) – okazje, które stwarza rynek, np.: moda lub rosnące zapotrzebowanie na dany produkt,
- zewnętrzne zagrożenia (threats) – to, z jakimi zewnętrznymi negatywnymi warunkami musimy się mierzyć: silna konkurencja, brak dostępności surowców itp.
Natomiast do analizy doświadczeń naszych klientów (która również jest niezbędna w ramach przygotowań do planowania pracy) możemy skorzystać z Mapy Drogi Klienta (Client Journey Map). Dzięki niej dostaniemy wiedzę, jak odbiorcy postrzegają naszą firmę i co w kontakcie z nami można poprawić. To sposób na to, by zwizualizować podróż klienta i udokumentować jego doświadczenie, dążąc jednocześnie do zrozumienia jego emocji, oczekiwań i obaw.
Planuj SMART!
Ustalając cele, pamiętajmy o zasadzie SMART – cele powinny być skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Spisując je, myśl o efektach, jakie chcesz osiągnąć i czasie, kiedy je zweryfikujesz. Możesz założyć cele krótko- i długoterminowe – na cały rok, na pierwszy miesiąc, kwartał itd.
Zwróć także uwagę na ograniczenia i kryteria sukcesu. Jakie działania wymagają nakładów finansowych bądź zasobów, do których masz utrudniony dostęp? Czy coś na tym etapie możesz z tym zrobić? A może do pewnych pomysłów trzeba będzie wrócić za jakiś czas? Określ również, w jaki sposób będziesz mierzyć to, czy dany cel został osiągnięty, czy też nie. Za mierniki uznaj coś konkretnego – na przykład wzrost liczby sprzedanych produktów na stronie czy zaangażowania na Facebooku.
Jak pomóc sobie planować?
Po rzetelnie przeprowadzonej analizie nadchodzi czas, by ułożyć to wszystko w sensowny harmonogram i do celów i efektów podopisywać konkretne zadania, które będziemy w tym roku realizować.
Jednym z narzędzi do zarządzania projektami są Karty Kanban, za pomocą których graficznie przedstawimy poszczególne elementy pracy. Karty Kanban są szczególnie pomocne w wizualizacji postępu pracy nad konkretnym zadaniem, dzięki czemu wspierają zespół w koordynacji pracy, a także w reagowaniu na zmiany i zależności między poszczególnymi obszarami. A jak one wyglądają? Składają się z kilku kolumn, w których możemy zamieścić różnokolorowe i różnie oznaczone karty. Każda cyfrowa karta to jedno zadanie bądź etap pracy. Możemy wskazać także etap realizacji danego zadania poprzez dodanie oznaczeń “Do zrobienia”, “W trakcie realizacji” czy “Zrobione”.
Polecam również korzystanie z popularnego wykresu Gantta, czyli graficznego przedstawienia harmonogramu projektu. Zadania umieszczamy w kolumnach, a czas przedstawiamy na poziomej osi. Dzięki temu widzimy, co planujemy na dany okres. Możemy także szybko ocenić, które zadania nadają się do realizowania w tym samym czasie.
W procesie planowania nie unikniemy budżetowania wymyślonych przez nas projektów. Do tego, by pomysły Twojego zespołu były zgodne z wytycznymi płynącymi z działu finansowego, wykorzystaj szablony excelowe, które usprawnią Twoją pracę.
Jak sprawnie przeprowadzać proces kreatywny?
Zanim jednak ułożymy wszystko w całość, musimy przeprowadzić burzę mózgów. Dzielenie się pomysłami, ich wizualizacja i modyfikowanie będą z nami jeszcze przez dalsze etapy projektu. Dlatego też warto zaprzyjaźnić się z narzędziem, które pozwoli nam usystematyzować pracę kreatywną i da możliwość dzielenia się pomysłami w czasie rzeczywistym. Tu do wyboru mamy m.in.:
- Miro – platformę do współpracy wizualnej,
- Stormboard – platformę do tworzenia burz mózgów i map myśli,
- IdeaFlip – narzędzie do tworzenia tablic i map myśli za pomocą małych wirtualnych karteczek,
- MindMeister – aplikacja do mapowania myśli, pozwalająca wizualizować pomysły,
- XMind – narzędzie do tworzenia map myśli i diagramów.
Jak koordynować pracę?
Działanie w ramach zarządzanego projektu wymaga pracy zespołowej, która… też musi być zarządzana! Po pierwsze – musimy ustalić zasady wewnątrz teamu zajmującego się danym projektem. Po drugie – zrobić to samo z naszymi klientami. Do tego przydatne będą strony i aplikacje takie, jak:
- Kalendarz Google – do wyznaczania terminów spotkań, generowania przypomnień oraz określania najważniejszych deadlinów,
- Asana, czyli aplikacja do zarządzania projektami i zadaniami. Dzięki niej zaplanujemy działania i będziemy mogli je monitorować, koordynując pracę całego zespołu,
- Monday – narzędzie umożliwiające tworzenie tablic kanban i planowanie działań zespołu,
- Trello – aplikacja do zarządzania projektami i organizacji zadań, również w formie tablic kanban,
- ClickUp – aplikacja do zarządzania projektami, umożliwiająca kontrolę pracy i organizację kalendarza,
- Basecamp – narzędzie do zarządzania projektami i koordynacji pracy zespołowej, które posiada funkcje komunikacji grupowej, planowania zadań i generowania przypomnień.
Jak się komunikować?
Jeśli w ramach zaplanowanych projektów mamy zamiar pracować w zespole rozproszonym bądź po prostu nie będziemy na co dzień widywać się w biurze, to powinniśmy ustalić, jak często będą odbywały się nasze spotkania zdalne. Tutaj również możemy wybierać spośród kilku, jak nie kilkunastu narzędzi usprawniających komunikację w zespole i umożliwiających przesyłanie plików. Przykładowo możemy wykorzystać do tego:
Planowanie nie jest takie złe!
Jeśli do tej pory planowanie wydawało Ci się procesem żmudnym, trudnym i czasochłonnym, w tym roku spróbuj skorzystać z proponowanych w tym tekście narzędzi. Proces tworzenia wizji na ten rok może być dzięki temu nie tylko łatwiejszy, ale i bardziej atrakcyjny dla Twojego zespołu! Powodzenia!
Artykuły, które mogą Cię zainteresować: