W dzisiejszych czasach, kiedy wydarzenia i imprezy są nieodłącznym elementem życia społecznego i biznesowego, zawód event managera zyskuje na znaczeniu. Organizacja eventów to nie tylko wyzwanie logistyczne, ale także sztuka tworzenia niezapomnianych wspomnień dla uczestników. W tym artykule dowiesz się, kim jest event manager, jakie są jego obowiązki, jak zostać event managerem oraz jakie cechy powinien posiadać idealny kandydat na to stanowisko.

Kim jest event manager i jakie są jego obowiązki?

Managera eventów, inaczej nazywany organizatorem eventów, to osoba odpowiedzialna za planowanie, koordynację i realizację różnego rodzaju wydarzeń, takich jak konferencje, festiwale, imprezy firmowe czy wesela. W tym rozdziale przyjrzymy się bliżej roli event managera oraz jego podstawowym obowiązkom.

Definicja zawodu: kim jest organizator eventów?

Organizator eventów to specjalista, który zajmuje się kompleksową realizacją wydarzeń. Jego głównym zadaniem jest stworzenie niezapomnianego doświadczenia dla uczestników, jednocześnie dbając o wszystkie aspekty logistyczne, techniczne i organizacyjne. Specyfika zawodu polega na tym, że event manager musi być elastyczny, kreatywny i potrafić radzić sobie z niespodziewanymi sytuacjami, które mogą pojawić się podczas organizacji eventu.

Zakres obowiązków event managera: co wykonuje na co dzień?

Na co dzień event manager zajmuje się szerokim zakresem obowiązków, które obejmują między innymi:

• analizę potrzeb klienta,
• tworzenie koncepcji wydarzenia,
• dobór odpowiedniej lokalizacji,
• koordynację zespołu,
• negocjacje z dostawcami usług,
• zarządzanie budżetem,
• promocję eventu,
• koordynację logistyczną,
• ocenę efektywności wydarzenia.

Zadania event managera: od planowania do koordynacji eventu

Zadaniem event managera jest przede wszystkim planowanie wydarzenia zgodnie z oczekiwaniami klienta oraz jego budżetem. W tym celu event manager musi dokładnie poznać potrzeby klienta, zrozumieć jego oczekiwania i wyznaczyć cele wydarzenia. Następnie, na podstawie zebranych informacji, tworzy koncepcję eventu, dobiera odpowiednią lokalizację, opracowuje harmonogram oraz planuje działania promocyjne.

W kolejnym etapie event manager zajmuje się koordynacją eventu, czyli zarządzaniem zespołem, negocjacjami z dostawcami usług, kontrolą budżetu oraz logistyką. W trakcie trwania wydarzenia event manager dba o jego prawidłowy przebieg, rozwiązuje ewentualne problemy oraz monitoruje zadowolenie uczestników. Po zakończeniu eventu, event manager analizuje jego efektywność, zbiera opinie uczestników oraz przygotowuje raporty dla klienta.

Jak zostać event managerem: kierunek, szkolenie i praca

Aby zostać event managerem, warto zainwestować w odpowiednie szkolenie event manager oraz zdobyć doświadczenie w organizacji różnego rodzaju wydarzeń. W dalszej części artykułu omówimy, jakie kursy warto rozważyć, jakie umiejętności zdobyć oraz jakie są możliwości pracy w tej branży.

Kurs event managera: jakie umiejętności zdobywasz?

Decydując się na kurs event manager, warto zwrócić uwagę na program szkolenia oraz na to, jakie event manager umiejętności można zdobyć. Przykładowe zagadnienia, które powinny być poruszone na takim kursie, to:

• planowanie i organizacja eventów,
• zarządzanie zespołem,
• negocjacje z dostawcami usług,
• marketing i promocja wydarzeń,
• zarządzanie budżetem,
• koordynacja logistyczna,
• ocena efektywności eventów.

Warto również zwrócić uwagę na praktyczny aspekt szkolenia, który pozwoli zdobyć doświadczenie w organizacji rzeczywistych wydarzeń.

Praca event managera: jak wygląda życie na tym stanowisku?

Na stanowisku event managera można spodziewać się dynamicznego i różnorodnego życia event managera. Obowiązki związane z pracy event managera obejmują między innymi:

• spotkania z klientami,
• tworzenie koncepcji wydarzeń,
• koordynację zespołu,
• negocjacje z dostawcami usług,
• zarządzanie budżetem,
• organizację logistyki,
• promocję eventów,
• ocenę efektywności wydarzeń.

Praca event managera może być stresująca, ale jednocześnie daje dużo satysfakcji, gdyż pozwala na tworzenie niezapomnianych doświadczeń dla uczestników wydarzeń.

Zarobki event managera: czy to opłacalny zawód?

Zarobki event managera zależą od wielu czynników, takich jak doświadczenie, rodzaj organizowanych wydarzeń czy lokalizacja. W Polsce średnie zarobki event managera wynoszą około 4 000 – 6 000 zł brutto na początku kariery, a dla bardziej doświadczonych specjalistów mogą sięgać nawet 16 000 zł brutto miesięcznie. Warto zwrócić uwagę, że event manager może również pracować jako freelancer, co daje większą elastyczność w kwestii zarobków i możliwości negocjacji stawek za realizację poszczególnych projektów.

Cechy idealnego event managera: co powinien wiedzieć i umieć?

Idealny event manager to osoba, która posiada szeroką wiedzę i umiejętności niezbędne do skutecznego zarządzania wydarzeniami. W dalszej części artykułu omówimy, czego event manager musi się nauczyć oraz jakie cechy powinien posiadać, aby odnieść sukces w tej branży.

Umiejętności event managera: co musi wiedzieć?

Event manager umiejętności obejmują zarówno wiedzę teoretyczną, jak i praktyczne umiejętności związane z organizacją wydarzeń. Oto niektóre z nich:

• planowanie i organizacja eventów,
• zarządzanie zespołem,
• negocjacje z usługodawcami,
• marketing i promocja wydarzeń,
• zarządzanie budżetem,
• koordynacja logistyczna,
• ocena efektywności eventów,
• rozwiązywanie problemów i radzenie sobie ze stresem.

Event manager wiedzieć musi również o aktualnych trendach w branży eventowej oraz o narzędziach i technologiach, które mogą ułatwić organizację wydarzeń.

Cechy dobrego event managera: co zdecydowanie powinien posiadać?

Dobry event manager powinien cechować się nie tylko wiedzą i umiejętnościami, ale również pewnymi atrybutami, które ułatwią mu pracę w tej branży. Oto niektóre z nich:

• kreatywność,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• komunikatywność,
• zdolność do pracy w zespole,
• umiejętność podejmowania decyzji,
• empatia i umiejętność rozumienia potrzeb klienta,
• odpowiedzialność i zaangażowanie.

Event manager zdecydowanie powinien również być elastyczny i otwarty na zmiany, gdyż praca w tej branży często wymaga dostosowywania się do różnych sytuacji i warunków.

Jak zarządzać czasem i negocjować z usługodawcami: kluczowe umiejętności event managera

Umiejętność zarządzania czasem jest kluczowa dla event managera, gdyż pozwala na efektywne planowanie i realizację zadań związanych z organizacją wydarzeń. Oto kilka wskazówek, jak zarządzać czasem:

• ustal priorytety,
• planuj swoje działania,
• deleguj zadania,
• korzystaj z narzędzi do zarządzania czasem,
• unikaj multitaskingu,
• dbaj o równowagę między pracą a życiem prywatnym.

Drugą kluczową umiejętnością event managera są negocjacje z usługodawcami. Oto kilka porad, jak skutecznie negocjować:

• dobrze przygotuj się do negocjacji,
• zdefiniuj swoje cele i granice,
• poznaj potrzeby i oczekiwania usługodawcy,
• szukaj kompromisów,
• korzystaj z technik negocjacyjnych,
• zachowaj spokój i profesjonalizm.

Posiadanie tych umiejętności pozwoli event managerowi na skuteczne zarządzanie wydarzeniami i osiągnięcie sukcesu w tej branży.

Zarządzanie eventami: od planowania do realizacji

Zarządzanie eventami to proces, który obejmuje wszystkie etapy organizacji wydarzenia, od planowania po realizację. W tej części artykułu omówimy, jak efektywnie planować, koordynować i zarządzać eventami, aby osiągnąć sukces w tej branży.

Planowanie wydarzenia: jak zacząć?

Planowanie wydarzenia to pierwszy i kluczowy etap zarządzania eventami. Oto kilka kroków, które warto wykonać, aby zacząć planowanie eventu:

1. Określ cel i zakres wydarzenia,
2. Ustal budżet,
3. Wybierz datę i miejsce,
4. Zgromadź zespół odpowiedzialny za organizację,
5. Stwórz harmonogram zadań i odpowiedzialności,
6. Wybierz usługodawców i podwykonawców,
7. Przygotuj strategię promocji i marketingu,
8. Ustal szczegóły logistyczne i techniczne.

Planowanie eventu powinno być przemyślane i szczegółowe, aby uniknąć problemów w późniejszych etapach realizacji wydarzenia.

Koordynacja eventu: logistyka i lokalizacja wydarzeń

Koordynacja eventu to etap, na którym event manager musi zadbać o prawidłowe funkcjonowanie wszystkich elementów wydarzenia. Kluczowe aspekty koordynacji eventu to logistyka eventu oraz lokalizacja wydarzeń. Oto kilka wskazówek, jak efektywnie zarządzać tymi aspektami:

• Wybierz lokalizację dostosowaną do potrzeb i oczekiwań uczestników,
• Zadbaj o dostępność miejsc parkingowych i komunikacji miejskiej,
• Ustal harmonogram dostaw i montażu sprzętu,
• Zorganizuj catering i obsługę gastronomiczną,
• Przygotuj plan ewakuacji i zabezpieczeń,
• Ustal harmonogram pracy zespołu i podwykonawców,
• Monitoruj realizację zadań i reaguj na ewentualne problemy.

Skuteczna koordynacja eventu pozwala na sprawne przeprowadzenie wydarzenia i zadowolenie uczestników.

Technika eventowa i planowanie budżetu: jak to zrobić efektywnie?

Technika eventowa oraz planowanie budżetu to kolejne kluczowe aspekty zarządzania eventami. Oto kilka porad, jak efektywnie zarządzać tymi elementami:

• Określ potrzeby techniczne wydarzenia (sprzęt, oświetlenie, nagłośnienie),
• Wybierz sprawdzonych dostawców sprzętu i usług,
• Ustal realistyczny budżet, uwzględniając wszystkie koszty,
• Monitoruj wydatki i kontroluj koszty,
• Negocjuj warunki umów z usługodawcami,
• Zabezpiecz się na wypadek nieprzewidzianych wydatków,
• Dokonuj regularnych analiz i ocen efektywności wydatków.

Umiejętne zarządzanie techniką eventową i planowanie budżetu pozwala na zorganizowanie wydarzenia na wysokim poziomie, jednocześnie kontrolując koszty i zyski.

Specjalizacje w zawodzie event managera

W zawodzie event managera istnieje wiele specjalizacji, które pozwalają na rozwijanie kariery w różnych obszarach organizacji wydarzeń. W tej części artykułu omówimy trzy popularne specjalizacje: junior event manager, social events manager oraz organizator imprez ślubnych.

Junior event manager: jak zacząć karierę w organizacji eventów?

Junior event manager to osoba, która rozpoczyna swoją karierę event managera i zdobywa doświadczenie w organizacji różnych wydarzeń. Aby zacząć pracę jako junior event manager, warto podjąć kilka kroków:

1. Zdobądź wykształcenie lub ukończ kurs związany z organizacją eventów,
2. Poszukaj stażu lub praktyki w firmie eventowej,
3. Zgłębiaj wiedzę na temat branży eventowej, uczestnicząc w konferencjach i szkoleniach,
4. Buduj portfolio poprzez organizację mniejszych wydarzeń, np. imprez rodzinnych czy spotkań towarzyskich,
5. Nawiąż kontakty z profesjonalistami z branży eventowej.

Przez zdobywanie doświadczenia i rozwijanie umiejętności, junior event manager może awansować na wyższe stanowiska w organizacji eventów.

Social events manager: praca w branży eventowej?

Social events manager to specjalista odpowiedzialny za organizację wydarzeń towarzyskich, takich jak imprezy firmowe, urodziny, rocznice czy inne okazje specjalne. Praca eventowa w tej specjalizacji wymaga umiejętności dostosowania się do różnych potrzeb klientów oraz znajomości trendów w branży eventowej. Aby zostać social events managerem, warto:

1. Zdobądź wykształcenie lub ukończ kurs związany z organizacją eventów,
2. Pracuj jako asystent event managera, aby zdobyć doświadczenie,
3. Specjalizuj się w organizacji konkretnego rodzaju wydarzeń towarzyskich,
4. Buduj portfolio i referencje od zadowolonych klientów,
5. Uczestnicz w sieciowaniu i nawiązuj kontakty z innymi profesjonalistami z branży eventowej.

Praca jako social events manager pozwala na rozwijanie kariery w dynamicznej i kreatywnej branży eventowej.

Organizator imprez ślubnych: jak zostać specjalistą w tej dziedzinie – praca na własną rękę?

Specjalizacja jako organizator imprez ślubnych to popularny wybór wśród event managerów. Aby zostać organizatorem imprez ślubnych, warto podjąć następujące kroki:

1. Zdobądź wykształcenie lub ukończ kurs związany z organizacją eventów, najlepiej ze szczególnym uwzględnieniem imprez ślubnych,
2. Pracuj jako asystent event managera specjalizującego się w organizacji ślubów,
3. Zgłębiaj wiedzę na temat trendów ślubnych, dekoracji, kateringu i innych aspektów związanych z organizacją wesel,
4. Buduj portfolio poprzez organizację ślubów i wesel dla rodziny i znajomych,
5. Nawiąż współpracę z usługodawcami z branży ślubnej, takimi jak fotografowie, kwiaciarnie czy sale weselne.

Praca jako organizator imprez ślubnych pozwala na rozwijanie kariery w jednym z najbardziej emocjonujących i satysfakcjonujących obszarów branży eventowej.

Podsumowanie

W artykule przedstawiliśmy najważniejsze aspekty związane z zawodem event managera. Omówiliśmy, kim jest event manager, jakie są jego obowiązki oraz jak zostać event managerem. Przedstawiliśmy również cechy idealnego event managera, zarządzanie eventami od planowania do realizacji oraz specjalizacje w zawodzie event managera.

Podkreśliliśmy, że aby zostać event managerem, warto zdobyć odpowiednie wykształcenie lub ukończyć kurs związany z organizacją eventów. Praca event managera wymaga umiejętności zarządzania czasem, negocjacji z usługodawcami oraz znajomości trendów w branży eventowej. W związku z tym, cechy dobrego event managera obejmują elastyczność, komunikatywność, kreatywność oraz umiejętność pracy pod presją czasu.

W artykule przedstawiliśmy również trzy popularne specjalizacje w zawodzie event managera: junior event manager, social events manager oraz organizator imprez ślubnych. Każda z tych specjalizacji pozwala na rozwijanie kariery w różnych obszarach organizacji wydarzeń, dostosowanych do indywidualnych zainteresowań i umiejętności.

Podsumowując, zawód event managera to dynamiczna i kreatywna ścieżka kariery, która pozwala na rozwijanie umiejętności w organizacji różnorodnych wydarzeń. Praca event managera daje możliwość współpracy z różnymi branżami, co czyni ten zawód atrakcyjnym dla osób poszukujących wyzwań i satysfakcji zawodowej.

 

To może Cię zainteresować: 

• Trendy eventowe i marketingowe na 2023 – sprawdź co wydarzy się w tym roku! 
• Dlaczego nie planować roku w styczniu – 20 narzędzi marketingowych „must know”
• Jak i po co organizować wydarzenia firmowe?