Organizując imprezy i inne wydarzenia dla bliższych i dalszych znajomych czujesz się jak ryba w wodzie? A może kochasz wielkie widowiska i marzysz o tym, by móc zarządzać nimi na backstage’u? Event management to świetny sposób na sprawdzenie swoich kompetencji organizacyjnych, tych w zakresie rozwiązywania problemów i umiejętności pracy z ludźmi. Dodatkowo, gdy praca przynosi efekty nie tylko w postaci udanej imprezy, ale także jako doskonałe narzędzie marketingowe klienta, to zarządzanie wydarzeniami niesie za sobą ogromną satysfakcję! Nie od razu jednak Rzym zbudowano! Sprawdź 10 wskazówek, które pomogą Ci rozpocząć podróż jako event manager!
1. Zawsze ustalaj mierzalne oczekiwania i realistyczne cele.
Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu, upewnij się, że rozumiesz, co trzeba zrobić i ile czasu powinno Ci to zająć. Ustal wszystkie szczegóły z klientem tak, abyś mógł skutecznie zarządzać swoim czasem i czasem osób, które będą z Tobą w ramach tego zadania współpracować. Czas jest najwyższą wartością w tej branży i lepiej już na samym początku zaprzyjaźnić się ze sposobami na to, jak nim dobrze zarządzać.
2. Zorganizuj się!
Możesz korzystać z papierowych planerów i kalendarzy albo narzędzi cyfrowych – jak wolisz! Jako event manager po prostu musisz polubić się z dobrą organizacją. Dlaczego? Śledzenie zadań, terminów i budżetów sprawia, że nic nie umyka uwadze podczas planowania. Zapoznaj się z podstawowymi narzędziami (ich listę znajdziesz tutaj: https://kalewski.com/tresci/jak-zaplanowac-rok-marketingowy-o-narzedziach-ktore-musisz-znac/) i zacznij z nich korzystać do budowania relacji z klientami i skutecznej komunikacji z zespołem.
3. Buduj relacje z dostawcami i podwykonawcami.
Dobrze wyselekcjonowani partnerzy biznesowi to połowa eventowego sukcesu. Współpraca z dostawcami jest niezbędna podczas każdego udanego wydarzenia. Sprawdź potencjalnych partnerów z wyprzedzeniem, abyś mógł negocjować ceny i zabezpieczyć umowy bez opóźnień i zamieszania. Dbaj o relacje, dotrzymuj terminów i przekazuj jasne i treściwe komunikaty. Odbieraj telefon i na bieżąco odpisuj na maile, a współpraca z Tobą będzie kojarzyła się po prostu dobrze.
4. Nie zapomnij o researchu.
Skuteczny event manager to doskonały… detektyw kryminalny! Stałe pogłębianie wiedzy daje Ci przewagę nad konkurencją i gwarancję wpasowania się w klucz klienta. Jeśli chcesz, aby Twoje oferty wygrywały, a ludzie walili na Twoje wydarzenia drzwiami i oknami, to musisz przygotowywać event pod ich oczekiwania. Wykorzystaj media społecznościowe, kampanie marketingowe i stronę klienta, aby dowiedzieć się o nim i jego odbiorcach jak najwięcej – w ten sposób zacznij projektowanie każdego wydarzenia.
5. Ustal budżet i trzymaj się go!
Jednym z najważniejszych aspektów zarządzania imprezą jest ustalenie budżetu. Określ, ile środków należy przeznaczyć na każdy element imprezy, czyli m.in. na:
- rezerwację hotelu,
- transport, transfery i parkingi
- catering,
- atrakcje, warsztaty i pokazy
- dekoracje, wystrój, scenografię, meble
- oprawę muzyczną, konferansjera i artystów,
- a może na dodatkowe gifty dla gości?
Przygotowując ofertę, miej pewność, że nie przekroczysz limitów, które założył klient. Gospodaruj budżetem mądrze, a tam, gdzie to możliwe – negocjuj cenę.
6. Zawsze zgodnie z prawem
Podczas zarządzania wydarzeniami nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem, dlatego jako event manager musisz być przygotowany na fakapy! Uważnie sprawdź umowy z klientem i wszystkimi podwykonawcami. Nie zapomnij o regulaminach dotyczących przetwarzania wizerunku i zgodach RODO. Bądź pewny, że opłaciłeś ZAIKS, wykupiłeś zgody i masz odpowiednie pozwolenia, na przykład na użycie dymu w hotelu. Gdy event już się rozpocznie, Ty masz być w pełni skupiony na tym, by nim zarządzać – pewności doda Ci znajomość zapisów w umowach i dopięcie na ostatni guzik wszelkich formalności.
7. Komunikuj się! Jasno i często.
Komunikacja to podstawa! Jest kluczowa zarówno podczas pracy z klientem, jak i z podwykonawcami. Pracuj na spójnych dokumentach i aktualnych harmonogramach. Zawsze komunikuj zbliżające się zagrożenia i poślizgi. A gdy dzieje się coś złego – nigdy nie unikaj konfrontacji! Naucz się przyjmować informację zwrotną i cały czas doskonal swoje umiejętności interpersonalne – inwestycja w nie na pewno przyniesie Ci wiele korzyści, nie tylko w eventach!
8. Praca ma nieść fun
Eventy nie bez powodu kojarzą się przede wszystkim z dobrą zabawą. Każde z nich może przynieść Ci nowe wyzwania, dzięki którym nie tylko rozwiniesz swoje kompetencje, ale i będziesz się dobrze bawić! Tuż przed startem wydarzenia, poświęć trochę czasu dla siebie. Pozwól sobie chociaż na godzinny odpoczynek i doprowadzenie siebie do idealnego stanu. Szybki prysznic, elegancki dress code – jak na kapitana imprezy przystało!
9. Dbaj o siebie!
Zarządzanie wydarzeniami bywa stresujące, więc upewnij się, że dbasz o swój work-life balance! A już podczas ostatniej części projektu, sen i wysokojakościowe jedzenie to podstawa. Zamień energetyki i kawę na izotoniki i owocowe szejki. Pozwól sobie na przerwę, by Twoja głowa mogła odpocząć. Dobra książka w walizce albo przesłuchanie podcastu to świetne sposoby na odciągnięcie myśli od zbliżającego się wydarzenia. Poza tym celebruj małe zwycięstwa! Każda udana realizacja to powód do, choćby skromnego, świętowania.
10. Pamiętaj, dlaczego to robisz.
Na koniec: w chwilach słabości przypominaj sobie, co stało za Twoim wyborem ścieżki zawodowej. Wydarzenia łączą ludzi w wyjątkowy sposób, a zarządzanie eventami i projektowanie niepowtarzalnych doświadczeń uczestników przynosi naprawdę sporo satysfakcji. To wyjątkowy zawód – nie zapominaj, dlaczego go wykonujesz!
Pierwsze kroki event managera wymagają sporo samodyscypliny i przyjmowania wielu lekcji naraz. Jeśli jednak postawisz je prawidłowo, możesz zagwarantować sobie pasjonującą ścieżkę kariery, która będzie przepełniona różnorodnymi możliwościami. Pamiętaj, eventy potrzebują ludzi dobrze zorganizowanych i kreatywnych, ale i też trochę szalonych – takich, którzy nie boją się próbować nowych rzeczy. To jak, zaczynasz swoją karierę? 🙂
Lubisz świeże treści? Sprawdź również: