logo kalewski

+48 530 335 006 / kalewski@gmail.com

BLOG

Wigilia firmowa w 5 krokach – poradnik dla organizatorów

Wigilia firmowa

Zanim rzeczywistość zmieni się w błyszcząco-czerwono-złotą, a z głośników ze wszystkich stron zaśpiewa nam Mariah Carey, warto przemyśleć organizację tegorocznej Wigilii w Twojej firmie. To w końcu jedyna taka impreza w roku – odpowiednie przygotowanie i dostosowanie atrakcji do oczekiwań uczestników pozwoli zapamiętać ją na długo!

Krok 1. – Posłuchaj, co mówią inni!

Zanim zaczniesz załatwiać kwestie organizacyjne, zastanów się (najlepiej ze swoim zespołem!), po co tak naprawdę chcecie zorganizować świąteczne spotkanie i czego od niego oczekujecie. Warto zadać sobie pytania o cele, o to, co chcielibyśmy, by uczestnicy z tej imprezy zapamiętali i jak się na niej czuli. 

Od poprzedniej Wigilii firmowej minął prawie rok – przemyśl, jakie wnioski można wyciągnąć z przeszłości. W okresie Bożego Narodzenia mało osób zdecyduje się na udzielanie negatywnego feedbacku – dziś, na chłodno, możesz o tamtą imprezę szczegółowo wypytać. Wszystko po to, by wiedzieć, jakich błędów nie popełniać i co można dzisiaj zorganizować lepiej. 

Zapytaj swoich kolegów i koleżanki o to, czy chcą uczestniczyć w wyborze miejsca i atrakcji. A może wolą mieć niespodziankę? Najważniejsze, by podczas przygotowań do tak ważnego wydarzenia nikt nie czuł się pominięty!

Krok 2. – Forma ma znaczenie

Zebrane informacje w poprzednim kroku doskonale podpowiedzą Ci, jaką formę powinno przyjąć Twoje wydarzenie. Czy będzie to spotkanie przy tradycyjnym wigilijnym stole? Z łamaniem się opłatkiem? A może X-mas Party w klubie? A może w ogóle zrezygnować ze stacjonarnej imprezy i zorganizować kilkudniową wycieczkę z atrakcjami? Jak to mówią, sky is the limit

To, co ważne to spójność wszystkich elementów tego eventu. Możemy zdecydować się na bardzo formalny klimat i spotkanie przy barszczu z uszkami w restauracji lub spróbować czegoś w innym stylu – świątecznego karaoke czy jakiś elementów grywalizacji, a nawet konkursu na najbrzydszy świąteczny sweter na imprezie. Jeśli w firmie stawia się na sport, dobrym pomysłem będzie organizacja mikołajkowego biegu. Wigilii mogą towarzyszyć także warsztaty, które czegoś nas nauczą – na przykład kreatywnego pakowania prezentów, zdobienia bombek bądź robienia świątecznych kartek. 

Żadna forma pracowniczej Wigilii nie jest zła. Musi być tylko dobrana do potrzeb i oczekiwań uczestników. Rodzinne spotkanie ze Świętym Mikołajem, który przyniesie najmłodszym prezenty? Ono też jest okey! 

Krok 3. – Określ miejsce i czas

Jeśli wiesz już, w jakim klimacie chcecie się bawić, to nadszedł czas na wybór miejsca Waszego spotkania. Możesz zaaranżować przestrzeń na terenie Waszego zakładu pracy, w sali konferencyjnej czy na stołówce albo zdecydować się na wynajem sali lub przestrzeni w hotelu czy restauracji. Wówczas musisz być gotowy na dopracowanie wielu elementów, ale możesz także zdać się na wsparcie specjalistów, którzy, szczególnie w okresie przedświątecznym, organizację firmowych Wigilii mają w małym palcu. 

Kiedy powinno organizować się takie spotkania? Ani za wcześnie – to wydarzenie akurat musi zostać zorganizowane w okolicy Bożego Narodzenia, ani za późno – weź pod uwagę, że niektórzy będą przed Świętami planowali urlop. Jeśli chcesz wynająć salę, lokalu szukaj z dużym wyprzedzeniem – w tym czasie będą mocno oblegane! 

Krok 4. – Zadbaj o komunikację wydarzenia 

Organizując imprezę, buduj napięcie. Spraw, by wszyscy czekali na firmową Gwiazdkę! Nastawienie pracowników jest kluczowe, dlatego informuj ich o wszelkich szczegółach odpowiednio wcześnie. Może warto, by byli oni nie tylko gośćmi na Wigilii, ale i w jakiejś części współorganizatorami tego eventu? Przecież możesz ich poprosić o przygotowanie jakiegoś elementu albo przyjście ubranym na przykład na czerwono. Kiedy czujemy się zaangażowani, bardziej nam zależy – a w przypadku takiej imprezy powinno wszystkim zależeć na dobrej atmosferze i znakomitej zabawie. To w końcu Święta – najlepszy czas w roku!

Zadbaj o komunikację wizualną, utwórz wydarzenie na Facebooku, a na samym evencie zorganizuj ściankę do zdjęć ze świątecznymi gadżetami. Niech w sieci będzie głośno o Waszym spotkaniu! Przemyśl również sprawę gości specjalnych – czy chcecie bawić się tylko we własnym gronie? A może takie spotkanie jest okazją do zaproszenia kogoś z zewnątrz, na przykład wieloletnich partnerów? 

Krok 5. – Włóż coś pod choinkę!

Końcówka roku sprzyja podsumowaniom. Firmową wigilię można połączyć z rozdaniem wyróżnień i nagród. W ramach rozdawania upominków – czy to pracownikom czy partnerom, warto sprawdzić panujące trendy. 

Kilka pomysłów na prezenty pod choinkę:

  • vouchery, bony i karty prezentowe (na masaże, kolację w restauracji czy do konkretnych sklepów),
  • słodycze (zwłaszcza, jeśli pracodawca przygotowuje paczki świąteczne dla dzieci pracowników),
  • dobre wino, 
  • gadżety biznesowe – kalendarze, notatniki, eleganckie pióra,
  • benefity, takie jak doładowanie karty Multisport czy obiady przedpłacone. 

Święta – czas wrażliwości, czyli wigilijny CSR

W okresie świątecznym otwierają się nam serca. To czas różnych akcji charytatywnych, w które jako firma możecie się zaangażować. Zaproponuj akcję dodatkową do Waszego świątecznego spotkania – wsparcie organizacji non-profit, domu dziecka czy lokalnego schroniska dla zwierząt. Taka akcja często okaże się bardziej pożądana przez pracowników niż wydawanie pieniędzy na prezenty dla każdego z nich. 

Sama pracownicza Wigilia może być już zorganizowana w ramach pomagania innym. Wspólny wolontariat, gotowanie dla potrzebujących czy praca w magazynie Szlachetnej Paczki może połączyć członków Twojego zespołu lepiej niż niejedna impreza! 

Świąteczny TIP na przyszłość: Słuchaj, Pytaj, Ewaluuj 

Na koniec warto wspomnieć o tym, że każde wydarzenie firmowe warto ewaluować, to znaczy sprawdzać, jak się podobało i co można poprawić w przyszłości. Feedback możesz uzyskać w kreatywny sposób – ściśle powiązany z klimatem wydarzenia, jakie przyszło Ci organizować. Może to być rozmowa z pracownikami, ankieta, wykorzystanie strony internetowej zbierającej opinie, a nawet grywalizacja! 

Wigilia pracownicza to często jedno z ważniejszych zadań działu HR w grudniu. Jeśli do organizacji tego wydarzenia podejdziemy trochę bardziej kreatywnie, zdobędziemy feedback po zeszłorocznym spotkaniu i postawimy na dostosowanie eventu do potrzeb pracowników, może okazać się, że tym razem nie będzie to nudny obowiązek, a coś, co przyniesie “employer brandingowe” i długofalowe efekty dla całej firmy. W końcu to magiczny czas Świąt! 😉