Istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że pomysł zorganizowania świątecznego eventu w siedzibie firmy nie spotka się z natychmiastowym entuzjazmem ze strony pracowników. Sprawdź, co możesz zrobić, by przygotować Wigilię w biurze, która będzie wspominana przez cały następny rok – oczywiście w samych superlatywach!

Dlaczego nie lubimy imprez w biurze?

Wigilia pracownicza ma być ważnym wydarzeniem, kojarzącym się z ciepłą atmosferą i dobrą zabawą – miłym i nieformalnym spotkaniem z ludźmi, z którymi na co dzień pracujemy. No właśnie – „na co dzień pracujemy”! Niechęć do pójścia na taką imprezę w firmie może wynikać z potrzeby zmiany otoczenia – właśnie ze względu na tę wyjątkową okazję. Surowe biuro przypomina o obowiązkach, niezamkniętych taskach i konieczności powrotu do niego rano.

Jeśli dotychczas przyzwyczailiśmy naszych pracowników do wystawnych grudniowych przyjęć w restauracji bądź „Christmas Party” w klubie, pomysł na tegoroczną Wigilię w siedzibie firmy wydaje się co najmniej dziwny. Koncepcja takiego świętowania może kojarzyć się ze sporym obcięciem kosztów i zorganizowaniem tego wydarzenia o wiele skromniej, niż w poprzednich latach. Do tego dochodzi obawa, że biurze nie poczujemy swobodnie, impreza skończy się szybko, a całe spotkanie zostanie zapamiętane jako sztywne i nudne… Brzmi jak katastrofa? To będzie katastrofa! Chyba, że podejdziemy do tego tematu kreatywnie, z pomysłem i… otwartą głową! 

Niezapomniana Wigilia w biurze – to się uda!

W biurze nie musi znaczyć „nudniej”, „gorzej” czy „skromniej”. To głównie od Ciebie – organizatora – zależy, jak finalnie będzie. Być może okaże się, że Wigilia w firmie będzie o wiele bardziej udana niż te poprzednie – w lokalach czy barach. W końcu na udany event wpływa o wiele więcej czynników niż samo miejsce wydarzenia. Liczy się forma spotkania, atrakcje i atmosfera. A atmosferę tworzą ludzie – i o nich i ich komfort warto zadbać na samym początku organizowania firmowej Wigilii. 

Przede wszystkim spraw, by ten event był dostosowany do potrzeb i oczekiwań odbiorców – pracowników. Z wyprzedzeniem poinformuj o dacie i miejscu spotkania. Pamiętaj, że w okresie przedświątecznym wiele osób decyduje się na urlop, więc, jeśli jest to możliwe, termin powinien być ustalony odpowiednio wcześnie i wspólnie. Zapytaj swoich współpracowników o to, jaki charakter powinien obrać ten event – co podobało im się najbardziej w zeszłym roku, a z czego woleliby zrezygnować. Umiejętność uważnego słuchania jest na tym etapie niezwykle przydatna!

Jak zorganizować świąteczne spotkanie w siedzibie firmy? – praktyczne wskazówki

Jeśli wiesz już kiedy organizujesz Wigilię, nadszedł czas na zajęcie się tym, nieco problematycznym czynnikiem, jakim jest miejsce. Zweryfikuj, która przestrzeń biurowa sprawdzi się w ramach tego eventu najlepiej. Czy Twoi pracownicy będą czuli się dobrze w sali konferencyjnej, która kojarzy się ze szkoleniami i spotkaniami zespołów? Co możesz zrobić, by zmienić jej formalny wygląd? Choinka? Ozdoby? A może by tak na czas Wigilii schować gdzieś wszystkie sprzęty elektroniczne i inne, kojarzące się z pracą? Sprawdź, jakie masz możliwości, by biuro na ten jeden dzień zmieniło swój charakter! Pamiętaj również, że przygotowania do Świąt możesz zacząć o wiele wcześniej. Wieniec bożonarodzeniowy na drzwiach, lampki na open spacie czy kreatywne wykorzystanie kalendarza adwentowego to małe akcenty, które budują klimat jeszcze przed samą Wigilią.

Kolejny krok to ustalenie dress codu, który także zbuduje atmosferę tego spotkania. W tym temacie również mamy pewną swobodę – w końcu nie wychodzimy nigdzie na zewnątrz. Możesz na przykład zaproponować konkurs na najbrzydszy świąteczny sweter. Jeśli pracownicy zwykle ubierają się bardzo formalnie, ich kiczowate, świecące czy kolorowe przebrania zostaną na pewno na długo zapamiętane! Możesz oczywiście z dress codu zrezygnować, albo – jak niemalże wszystko – skonsultować ten pomysł z zespołem!

Dalej czeka Cię zamówienie cateringu, zadbanie o odpowiednią liczbę krzeseł przy stołach i… zaplanowanie atrakcji! Spotkanie w biurze może przybrać najróżniejsze formy, do których możesz dobierać pasujące aktywności. Uroczysta kolacja z dzieleniem się opłatkiem czy event dla całych rodzin ze Świętym Mikołajem w roli wodzireja to nie wszystko, co jesteś w stanie zaproponować swojej firmie w ten wyjątkowy dzień!

Pomysły na atrakcje podczas Wigilii w biurze

Jeśli podstawowe sprawy są zapięte na ostatni guzik, warto zająć się dopieszczaniem naszego eventu i wprowadzeniem elementów, które zachwycą nawet firmowego „Grincha”. Tak naprawdę niewiele nas ogranicza, a każdy pomysł na atrakcyjną Wigilię firmową dostosowujemy do warunków biurowych. Co można zorganizować w ramach firmowych Świąt?

• Warsztaty: zdobienia bombek, robienia świątecznych kartek, girland albo… kulinarne (nie tylko z dekorowania pierników!), barmańskie czy z tworzenia własnych kompozycji zapachowych. Jeśli tylko mamy na to przestrzeń w biurze, możemy zaprosić prowadzącego – specjalistę, którego praca uzupełni nasz event o naukę czegoś nowego. Pamiętajmy – udział we wspólnych aktywnościach bardzo spaja grupę!
• Świąteczne karaoke, do którego nie potrzebujemy nic oprócz rzutnika, głośników i ekranu. Odpalamy „All I want for Christmas is you” i inne grudniowe hity w wersji do śpiewania i czekamy na pierwszych śmiałków!
• Przyznawanie nagród. Wigilię możemy połączyć z podsumowaniem roku, nawet w formie zabawnego plebiscytu. Świąteczna atmosfera sprzyja szczerym podziękowaniom za zasługi dla firmy bądź rozwój pracownika. 
• Różne formy grywalizacji: test wiedzy na temat świątecznych zwyczajów, bożonarodzeniowe kalambury, szukanie ukrytych prezentów czy (dla odważnych!) escape room zaaranżowany w biurze. Takie gry sprawdzają się najlepiej, jeśli odbywają się w drużynach – nic tak nie rozgrzewa atmosfery jak zdrowa rywalizacja!
• Testowanie kulinarnych zdolności pracowników. Organizacja spotkania w biurze pozwala nam na to, by na stole pojawiły się nie tylko posiłki w ramach cateringu, ale i przysmaki czy wypieki przyniesione przez pracowników. Pozostaje jedynie czekać, aż zaczną się dyskusje, które z dwunastu wigilijnych potraw to „must have” w rodzinach pracowników i jak w końcu robi się te makiełki! 
• Fotobudkę z firmowymi – świątecznymi gadżetami. Warto przy niej zamieścić zachętę, by uczestnicy spotkania dzielili się w mediach społecznościowych zdjęciami z Wigilii. W taki sposób możemy pozytywnie wpłynąć na wizerunek przedsiębiorstwa jako pracodawcy!

Warto także pamiętać o tym, że imprezę zawsze można przenieść do baru i after party spędzić już w mniej oficjalnym klimacie. 

Wigilia w biurze – dlaczego warto?

Choć zorganizowanie świątecznego spotkania w siedzibie firmy wiąże się z wyzwaniami, jest szansa, że przyniesie wiele korzyści. Może dzięki temu jednemu, wspólnemu wieczorowi w biurze zbudujemy w naszym zespole relacje, które będą owocowały podczas przyszłych zadań i projektów? Skoro w biurze możemy dobrze się bawić i spędzać wartościowo czas, to może uda się tę energię i flow przenieść na spotkania biznesowe? 

Poza tym, Wigilia w biurze to:

• oszczędność pieniędzy na wynajmie sali, lokalu czy restauracji na wyłączność,
• brak ograniczenia czasowego (możemy zacząć i skończyć imprezę, o której chcemy),
• możliwość swobodnej aranżacji biura na potrzeby imprezy i atrakcji,
• przygotowania bez presji czasowej (np. możemy w dowolnym czasie dekorować salę czy schować prezenty do zaplanowanej gry).

After party i wskazówki na przyszły rok

Oczywiście – zorganizowanie świątecznego spotkania w biurze może nieść za sobą pewne logistyczne wyzwania. Okazuje się jednak, że nie wymaga ogromnego nakładu pracy. Jeśli w odpowiednim terminie zaplanujemy wydarzenie na podstawie potrzeb i oczekiwań gości, to sama organizacja może być dla nas czystą przyjemnością!

A co po Wigilii? Zanim wszyscy odpłyną już myślami do zadań na nowy rok, warto naszą imprezę zewaluować. Zebrane opinie pozwolą na organizację lepszej imprezy w przyszłości. Czy kolejny raz w biurze? To się okaże po wrażeniach uczestników!

Powodzenia!